Хранение личных карточек уволенных работников является обязанностью работодателя. Выбрасывать карточку после увольнения работника нельзя. Документы нужно в установленном законом порядке оформить и хранить в архиве организации или государственном архиве.
Срок хранения личных карточек уволенных работников
Личные карточки, работу с которыми закончили до 01.01.2003 года необходимо хранить 75 лет. Личные карточки, работу с которыми закончили после 01.01.2003 года нужно хранить 50 лет после увольнения работника. Срок хранения отсчитывается не с даты увольнения работника, а с 1 января следующего года.
Как хранить личные карточки уволенных сотрудников
Личные карточки уволенных необходимо сдавать в архив в составе дела. Дела отбираются путём их полистного просмотра и подлежат полному оформлению. Карточки Т-2 уволенных хранятся отдельно от карточек тех, кто ещё состоит в штате. Чтобы сдать личные карточки уволенных работников в архив, можно объединить их в одно дело. Если ведутся личные дела, то можно включить личные карточки в их состав. Чтобы передать дела в архив, они должны быть оформлены. Оформление бумажного дела включает в себя:
- подшивку или переплет документов дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя (форма в приложении № 4 к Правилам № 77);
- составление внутренней описи документов (форма в приложении № 5 к Правилам № 77);
- оформление обложки (форма в приложении № 6 к Правилам № 77).
Есть правила нумерации листов в делах, которые передаются в архив. Нумеровать листы личных карточек уволенных сотрудников нужно арабскими цифрами. Проставлять номера простым карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской. Ставить номер надо в правом верхнем углу каждого листа документа. Каждую личную карточку уволенного сотрудника не нужно сшивать для архива. Сшивается дело, в составе которого есть карточки Т-2 нужно так, чтобы информацию в документе можно было прочитать. Каждое бумажное дело должно содержать не более 250 листов при толщине корешка до 4 см. Документы подшиваются в твердую обложку на четыре прокола (п. 51 Правил № 77).
Где должны храниться личные карточки уволенных работников
Работодатель сам решает, где будут храниться личные карточки уволенных. Карточки по описи можно передать в архив организации для которого выделяется отдельное помещение без доступа посторонних при этом шкаф в отделе кадров или бухгалтерии не подойдёт.
Можно передать функцию хранения своего архива другой коммерческой организации, для которой данная деятельность уставная. Работодатель также может передавать свои документы, в том числе личные карточки уволенных работников, на постоянное хранение в госархив.
Если работодатель решит создать архив у себя, то необходимо утвердить локальный нормативный акт - Положение об архиве. В нём указывается порядок передачи документов в архив, сроки хранения и правила уничтожения кадровых бумаг. Отдельный раздел о том, как хранить личные карточки уволенных сотрудников, не нужен. Нужно включить наименование документа в раздел с порядком хранения кадровых документов по уволенным работникам — правила хранения трудового договора и личной карточки уволенного работника не отличаются.
Опись личных карточек Т-2 уволенных работников
Каждое дело необходимо передавать в архив по описи. Рекомендуемые образцы описей есть в приложениях к Правилам № 77. Личные карточки Т-2 обычно распечатывают. Для хранения таких документов понадобится образец из приложения № 7 к Правилам № 77. Если работодатель решил вести электронные карточки Т-2, для описи архивного хранения документов такого формата подойдет образец из приложения № 8 к Правилам № 77.
Источник: п. 1 ст. 17 Федерального Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 444 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ, п. 27 Правил утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, п. 2 ст. 13 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, абз. 3 п. 2 Правил № 77, п. 4 ст. 18 Закона № 125-ФЗ, п. 2, 5 Правил № 77