С 1 сентября 2024 года вступают в силу новые правила использования сертификатов электронной подписи для юридических лиц. До этого момента действовали сертификаты, выданные организациям коммерческими аккредитованными удостоверяющими центрами, содержащие информацию о юридическом лице и сотруднике, действующем по доверенности. С 1 сентября 2024 года такие сертификаты будут аннулированы.
Это изменение связано с повышением безопасности электронного документооборота и усилением контроля за деятельностью юридических лиц в онлайн-пространстве. Новые правила направлены на:
- Повышение ответственности за электронные операции: Переход на сертификаты физических лиц с машиночитаемой доверенностью (МЧД) позволит более четко идентифицировать подписанта документа и минимизировать риски подделки.
- Унификация процедуры подписи: Использование единого формата МЧД создает стандартизированную процедуру оформления электронных документов, что упрощает взаимодействие между участниками документооборота.
- Усиление контроля над полномочиями сотрудников: Доверенность, прикрепленная к сертификату, позволяет проверить актуальность полномочий сотрудников и исключить возможность несанкционированного доступа к документам.
В связи с этим, руководители и бухгалтеры должны срочно пересмотреть свои схемы электронного документооборота и подготовиться к изменениям.
Как проверить актуальность сертификатов сотрудников в 1С?
1С предлагает удобный инструмент – отчет «Сертификаты электронной подписи» – который поможет вам оценить актуальность сертификатов ваших сотрудников и принять решение о дальнейших действиях.
Данный отчет доступен в следующих версиях программ 1С:
- «1С:Бухгалтерия 8» – начиная с релиза 3.0.156.
- «1С:Управление нашей фирмой 8» и «1С:Розница 8» – начиная с релиза 3.0.8.109.
- «1С:ERP Управление предприятием» – начиная с релизов 2.5.18.47 и 2.5.17.106.
В отчете представлены следующие данные:
- Список действующих сертификатов всех сотрудников.
- Информация о типе сертификата: сертификат юридического лица или сертификат физического лица.
- Срок действия сертификата.
- Данные о выдавшем сертификат удостоверяющем центре.
С помощью этого отчета вы можете:
- Определить, какие сертификаты сотрудников будут действительны после 1 сентября 2024 года.
- Оценить необходимость перехода на сертификаты физических лиц.
- Спланировать процесс получения новых сертификатов физических лиц с МЧД.
- Определить, кто из сотрудников будет подписывать документы с 1 сентября 2024 года.
Какие варианты подписи документов доступны с 1 сентября 2024 года?
1.Сертификат руководителя: Руководитель предприятия может подписывать документы своим сертификатом.
2.Сертификат физического лица с МЧД: Сотрудники могут подписывать документы своим сертификатом физического лица, который должен быть дополнен машинночитаемой доверенностью (МЧД). МЧД может быть подписана сертификатом руководителя или другим уполномоченным лицом.
Как получить МЧД?
МЧД формируется в электронном виде и должна соответствовать единому формату. Вы можете получить ее у аккредитованного удостоверяющего центра или в вашей программе 1С.
Важно!
Сотрудники, имеющие сертификаты, выданные до 1 сентября 2024 года, должны будут перейти на сертификаты физических лиц.
Руководитель должен быть ознакомлен с новшествами и принимать решение о том, кто будет подписывать документы после 1 сентября 2024 года.
Все документы должны быть подписаны доверенностью, либо подписаны сертификатом руководителя.
Необходимо заблаговременно подготовить все документы и собрать необходимые сертификаты, чтобы избежать проблем с электронным документооборотом после вступления в силу новых правил.
Дополнительная информация
На официальном сайте ФНС России вы найдете более подробную информацию о новых правилах подписи документов.
Вы можете обратиться к специалистам компании 1С за консультацией по вопросам перехода на новые правила.
Подготовьтесь к переходу на новые правила подписи документов уже сегодня. Это позволит вам избежать задержек в работе и обеспечит бесперебойный электронный документооборот в будущем.