Проблема коммуникации, целенаправленного обмена данными и получения достоверной информации об актуальном положении вещей при управлении проектом является центральной – равно как и аспект оказания влияния на события к определенному времени.
Акт коммуникации имеет непреложные особенности, влияющие на надежность дынных и производимой ими информации. Путем коммуникации и передачи данных происходит влияние на участников проекта и вместе с тем на результат его воплощения. Применение ряда описанных математикой явлений упрощает и иллюстрирует эти особенности.
Работа опубликована впервые 13 октября 2023 года в Лейпциге в форме видео-семинара и сохранения материалов работы среди документации.
Содержание:
I. Акт коммуникации
II. Работа с данными и утверждениями
III. Роли и цепи влияния
IV. Родео заинтересованных лиц
V. Список литературы
I. Акт коммуникации и его особенности
Коммуникация является формой донесения сведений с трибуны или кафедры. Образно акт коммуникации удобно представить выступлением докладчика перед слушателями, в котором он старается своё мнение сделать частью воззрений этих слушателей.
Если докладчик есть отправитель сообщения, которое содержит полную информацию (=1), то слушатели, то есть получатели её, при первом сообщении им этой информации воспринимают её на 1/6 при следующих условиях:
a. единственное сообщение, которое
b. передается на одном со слушателями языке или диалекте этого языка, где
c. слушатели обладают уровнем образования докладчика, и
d. сообщение передается в темпе примерно 90-100 слов в минуту,
e. подходящим в момент передачи сообщения тоном,
f. с приемлемой громкостью и
g. нужными паузами.
Если слушатель только один, и он передаёт полученное им сообщение другому, а тот следующему, то после четвёртой такой передачи при соблюдении условий от (a.) до (g.) от сообщения почти ничего не остаётся:
Наглядно уровень понимания сообщения в цепи возможно представить как «диспоненту»:
Разговор к теме:
— Ты слушал Моцарта?
— Да, мне один знакомый напел!
В магазине грампластинок:
— Вы уверены, что это запись великого Карузо?
— Да, конечно!
— Но он не пел по-немецки..
— Значит, это перевод!
В дополнение приведём более полный список «рекомендаций к успеху в деле» передачи сообщения от докладчика к слушателю.
a. Предоставьте предварительную информацию и выберите участников.
b. Четко опишите цели донесения сообщения в начале доклада.
c. Обратите внимание на краткость, структуру и ясность сообщения.
d. Учитывайте эмоциональное состояние сторон и интенсивность сообщения.
e. Учитывайте культурные сходства, различия и особенности.
f. Сопроводите сообщение лаконичными и описательными средствами.
g. Подкрепите сообщение тщательно подобранным контекстом.
h. Старайтесь добиться активного слушания получателей сообщения.
i. Старайтесь получить подтверждение понятого, но без нажима.
j. Исключите информационную перегрузку, известные и возможные конфликты.
k. Предотвратите возможную конкуренцию в акте коммуникации.
l. Не используйте манипулятивные приемы и слова-паразиты.
m. Помните, что умение грамотно и ёмко говорить и верно подбирать слова превыше умения быстро ответить и найтись.
Для тех, кто желает сохранить все 100% своего сообщения:
a. Ничего не сообщать (отсутствие коммуникации).
b. Сообщение повторять 6n раз в соответствующем n-звене цепи.
c. Повторить сообщение каждой роли в проекте минимум 6 раз.
Понимая сообщение на 1/6, каждая роль в проекте на 5/6 дополняет это понимание своими знаниями и интересами.
Примерно, так:
«Странно, но мне запомнилось это иначе, а именно так, как подсказывает мне моё мировоззрение, и где я выгляжу в лучшем свете.»
Методы повышения уровня понимания сообщения
Неформальная, расслабленная и канализирующая ситуация:
Уровень понимания 17-34%.
Ситуация телесного раздражающего, но не отвлекающего контакта:
Уровень понимания около 75%.
Ситуация наглядности и наличия схематичного описания:
Уровень понимания около 90%.
II. Работа с данными и утверждениями
Когда мы работаем с данными, которые служат нам для описания ситуаций или наступления событий, из которых мы складываем то, что называем информацией, мы можем для наглядности применить формулу Шеннона-Уивера, которая из утверждений, определяющих ситуации, может иллюстрировать ситуацию определенности для событий.
H = ㄧ [p1 log p1 + p2 log p2 + p3 log p3 + … ] => H = ㄧ ∑ pi log pi
Ситуация определённости может для кого-то оказаться полной информацией, а для кого-то предпосылкой к ней. Формула Шеннона-Уивера использует логарифмическое исчисление, где основание логарифма должно совпадать с количеством определяющих утверждений.
Например, для двух определяющих утверждений:
Утверждения р2-р5 – «белый шум» или рамочная ситуация. Сумма вероятностей утверждений должна быть равна 1. Для «белого шума» или рамочных ситуаций вероятность принимаем равной 1.
Здесь утверждение р1 делается, видимо, тем, кто имеет больший вес среди присутствующих, или хотел бы его иметь. Утверждение р2 слабо само по себе. Далее – весомость утверждения определяется субъективно.
Для случая, когда утверждения служат основанием для множества следующих шагов, всё выглядит ещё более зыбко:
Другая рамочная ситуация (р5):
Если утверждений от 3 до 10, то основание логарифма равно 10. Вот пример рассуждений о справедливости описания соотношения сторон прямоугольного треугольника, где весомость утверждений равна:
Или пример об утверждениях, не всегда могущих быть проверенными практически:
Важно при работе с вероятностными утверждениями и их весомостью, описаниями ситуаций, определённостью и определяемой ею информацией следующее: стараться исключать эмоциональную нагрузку, мнения о мнениях и, вместе с этим, толкования и субъективные предположения. Если постараться, то будет возможно получить что-то среднее между правдоподобностью данных и моделью дискретного устройства, что бывает важно для подготовки разумных решений.
III. Роли и цепи влияния
Всё вышесказанное мы может вполне применить в деле управления проектами. Чтобы проект не рассыпался до его успешного завершения, им нужно управлять, то есть управлять данными и утверждениями, коммуникациями и воздействиями, что иллюстрирует приведённая ниже схема:
В ней мы исходим их того, что целью нашей является формирование нужной нам достоверной и подтверждённой информации от заказчика для органа принятия стратегических решений внутри нашей компании при условии, что метод оперативного управления (влияния) каждого проектного менеджера на процессы в проекте является устоявшимся.
При этом такое влияния ПМ согласует как со старшими товарищами, так и с текущей обстановкой -- по интенсивности, регулярности и риторической завершённости (вспомним: «Запоминается последняя фраза.» или «Карфаген должен быть разрушен!»), что и называется модерацией.
IV. Родео заинтересованных лиц
Понятие «stakeholder» в русском языке часто передаётся словом «акционер», что не описывает всей полноты значений. К тому же, акционера начинают путать с держателем акций или пайщиком, что совсем затмевает начальный смысл. На деле же речь о тех, что оказывает влияние на результаты в проекте, может его оказать, или думает, что оказывает или может. Также к делу относятся все те, кто зависит от изменений, которые несёт с собой проект.
Влияние такое варьируется от полной поддержки до полного саботажа. Выражение «так или иначе» передаёт, возможно, всю разновидность заинтересованных лиц. Хорошо, когда все эти лица нам известны, разделены на классы по их признакам, и мы знаем, чего от них ждать и как с ними быть. Ведь кто-то спасает мир, кто-то хочет покоя, а кто-то желает пристроить родственника на склад продовольствия. Тому есть много живых примеров.
Интересы же этих лиц сталкиваются и пересекаются, сходятся и расходятся, конфликтуют или резонируют. Они могут образовывать прочие интересы или даже анклавы интересов, что ведёт к тому, что первоначальные задачи и идеи проекта забываются или подменяются, чему так же довольно примеров из истории и повседневной жизни.
Словом, они как бы оживают, и бельгийский математик Ферхюльст при помощи своего логистического уравнения об оптимальном развитии популяций приготовил нам основу для определения максимального числа интересов в проекте:
Диаграмма приведена для иллюстрации тенденций, а не для точного определения значение по ней.
Шкалу x можно рассмотреть на предмет наличия, реализуемости и развития совместных интересов или их противостояния.
Шкала rподводит нас к тому, что количество заинтересованных лиц или групп интересов, которое нас может заинтересовать для этого случая, начинается с двух и более. Понятно, что когда у нас полтора интереса, то как-нибудь мы с этим справимся и без диаграмм.
Вводным для этой диаграммы является то, что при значениях r от 0 до 1 популяция не развивается, что есть совместных интересов нет.
При значениях от 1 до 2 имеет место их слабое развитие.
При значениях r между 2 и 3 значения x блуждают между 0,4 и 0,8, что ведет нас к мысли о возможности реализации задуманного в общих интересах сторон.
При r около 3,45 общие интересы расходятся, и могут образоваться два «враждебных лагеря» или анклава противоборствующих интересов. Вспомним историю.
При r более 3,54 начинают образовываться дальнейшие узлы и анклавы интересов.
При r более 4 наступает хаос.
На уместность использования этой диаграммы для нашего случая указывает множество выдержек из методической и специальной литературы о социальной динамике. Однако достаточно вспомнить всего лишь некоторые намёки, например, «Где бы ни нашлись двое или трое ради имени Моего, там я в среде их.» Вспомним также так называемый «любовный треугольник», в котором многое начинает рушиться, как только число интересов входит в диапазон 3,45-3,54. Вспомним также определение понятия «несколько», имеющего место во многих и многих языках: это, как правило, число более одного и менее четырёх.
V. Список литературы
Роман „Сиддхартха“ автора Hermann Hesse
Книга „Syntactic Structures“ автора Noam Chomsky
Работа „The mathematical theory of communication“ авторов
C. E. Shannon and W. Weaver
Роман „Der Mossad“ автора Viktor Ostrovsky
Повесть „Der Harlekin“ автора Morris L. West
Работа „Suite logistique“ автора Pierre François Verhulst
Рассказы „Jeeves and Wooster“ автора P. G. Wodehouse
Kontakt: https://t.me/evteleg
#управлениепроектами #коммуникация #группыинтересов