Event-агентство — это компания, которая организует мероприятия различного масштаба и формата. От частных (дни рождения), до сложных презентаций и деловых встреч. Обычно Event-агентство берет на себя заботы по подготовке и проведению мероприятия, от разработки концепции до реализации всех деталей. Но на что же важно обратить внимание?
Какие услуги предоставляет event-агентство?
- разработку концепции мероприятия;
- подбор площадки;
- организацию логистики;
- подбор и координацию подрядчиков;
- разработку и реализацию развлекательной программы;
- оформление пространства;
- техническое обеспечение мероприятия;
- фото- и видеосъёмку;
- подготовку отчётных материалов.
Сотрудничество с event-агентством может быть выгодным по нескольким причинам:
- Экономия времени. Организация мероприятия требует значительных временных затрат. Например, в среднем у подготовленной команды уходит 10 дней на организацию корпоратива. Если не знать всех тонкостей, новички могут потратить в два раза больше. А это уже 120 часов рабочего времени всех сотрудников вместе. Event-агентство может взять на себя все организационные вопросы, освободив время руководства и сотрудников для других задач, которые более важны для работы компании.
- Ответственность. Event-агентство несёт ответственность за организацию мероприятия. В случае возникновения проблем агентство будет решать их самостоятельно. Обычно все условия прописываются в договоре. Задавая каверзные вопросы менеджеру, удостоверьтесь что все прописано на бумаге, а не просто на словах.
Помните, что вы можете заказать не только подготовку целого мероприятия, но и отдельные услуги. Например, если вам нужен только ведущий.
Почему сотрудничество с event-агентством выгодно для HR?
- Создание корпоративной культуры. Мероприятия, организованные event-агентством, способствуют созданию корпоративной культуры и укреплению командного духа.
- Мотивация сотрудников. Регулярные мероприятия и активности позволяют сотрудникам отдохнуть и получить положительные эмоции, что привязывает их к коллективу и снижает текучку кадров.
- Развитие навыков. Мероприятия могут быть использованы для развития навыков сотрудников. Они могут включать в себя тренинги, мастер-классы и другие активности.
Event-агентство может помочь HR создать мероприятие, которое будет соответствовать целям и задачам компании. Например, наше агентство Комета event не просто делает праздники, но и прописывает план на год, в котором заранее можно отметить ключевые даты и добавить промежуточные ивенты, под стратегии развития культуры внутри коллектива. Такой подход показывает большую эффективность, по сравнению с хаотичными идеями, где нужно все подготовить за пару дней. Хотя, мы и берем организацию минимум за три дня до праздника.
Event-агентство может адаптировать услуги под потребности клиента. Предложить различные варианты сотрудничества, в зависимости от бюджета, сроков и других факторов. Если ресурсы ограничены, лучше сразу это оговорить, а не ждать максимальную смету.
При выборе event-агентства заказчику следует обратить внимание на несколько моментов:
- Опыт и портфолио агентства. Важно изучить примеры работ агентства, чтобы понять, насколько успешно они справляются с организацией мероприятий подобного рода.
- Отзывы клиентов. Отзывы предыдущих заказчиков могут дать представление о качестве предоставляемых услуг. Лучше искать развернутые отзывы, не в духе «Спасибо. Все понравилось». Однако, найти действительно полезный отзыв будет не легко.
- Коммуникация и гибкость. Агентство должно быть готово к диалогу и способно адаптироваться к изменяющимся условиям и требованиям заказчика. Обычно это видно уже на этапе общения с менеджером. Если вам оперативно отвечают, предлагают альтернативные варианты и активно втянуты в беседу это хороший знак.
- Стоимость услуг. Необходимо сравнить цены разных агентств. Вы можете отправлять уже подготовленную смету в другие агентства, чтобы выбрать оптимальный вариант. Но не гонитесь за самой низкой стоимостью.
- Безопасность и ответственность. Важно убедиться, что агентство несёт ответственность за свою работу и обеспечивает безопасность участников мероприятия. Задайте вопрос, о том, на сколько быстро будут подготовлены отчетные документы, после праздника. Это отличный способ проверки.
- Техническая оснащённость. Агентство должно иметь необходимые ресурсы и оборудование для реализации задуманного мероприятия. Лучше, если техника будет своя, без надежды на подрядчиков.
- Сроки выполнения работ. Необходимо уточнить, сколько времени потребуется агентству для подготовки и проведения мероприятия. И какие последствия возможны в случае просрочки. Лучше, если на каждом этапе с вами будут держать связь.
- Возможность внесения изменений. Важно узнать, возможно ли внести изменения в план мероприятия после его утверждения. И за сколько времени до праздника это возможно.
- Последующее обслуживание. Некоторые агентства предлагают услуги по постпродажному обслуживанию, такие как анализ мероприятия и предоставление отчётов. Это тоже будет в плюс.