Как быть хозяином, а не заложником своего времени? Что такое тайм-менеджмент и как ему научиться? Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.
Здесь я рассказал как рассчитать и спланировать ресурсы на примере компании состоящей из одного человека. Поэтому мы плавно подошли к вопросу личного тайм-менеджмента: как рассчитать свои ресурсы, правильно спланировать время и не быть в постоянном состоянии цейтнот?
Итак, при составлении плана необходимо учитывать, что в году 365 дней (раз в 4 года их 366, есть целый "лишний" день), а в сутках 24 часа. Пока все просто, не так ли? Значит идем дальше.
Создание календаря
Я пришел к этому достаточно недавно, около 4 лет назад, когда начал работать как самозанятый и времени катастрофически не хватало. Постоянный цейтнот, отсутствие личного времени, сон по 3-4 часа в сутки и работа по выходным. Постоянное "подтягивание хвостов", как следствие выгорание заставили меня задуматься и прийти к решению данной проблемы. Да, я и до этого использовал функцию календаря в телефоне или в Оutlookе для планирования встреч и так далее. Но! Я не расписывал свой день полностью. Сейчас у меня три календаря в моем телефоне: Личное, Встречи, Планирование и отдельно настроен график сна (да это важно!). Функция "поделиться" позволяет дать доступ к событиям другим людям, что минимизирует коммуникацию с коллегами, да и с семьей, по планированию. Ассистент знает мои свободные слоты и может поставить встречу с клиентом не предупреждая меня и не согласовывая со мной, он уже знает когда мне удобно. И Да! Моя супруга, если хочет сделать мне сюрприз или просто провести время вместе занимает свободный слот в календаре. Звучит странно? Жена "записывается на прием"... Нет! Это уважение к личному и рабочему времени.
Я использую встроенный календарь в мой Айфон, вы же можете использовать любой удобный для Вас сервис - их достаточно много.
Планирование
Итак, переходим непосредственно к планированию. Как это сделать правильно, не выгореть и не "зашиться" при этом использовать грамотно и эффективно такой ценный ресурс как время? Распишу по пунктам как это делаю я.
Рабочие задачи
Планирование рабочих задач - это наша продуктивность. Обязательно нужно ставить планы на неделю, месяц, год и декомпозировать их по часам на каждый день. Например, есть необходимость создать презентацию компании, дедлайн через неделю. Вы знаете, что на эту задачу у Вас обычно уходит 8 часов. 2 часа на создание, 4 часа на наполнение и еще 2 часа на правки. Делать "одним днем" данную задачу не хочется, поэтому вы вносите в свой график работу над данной задачей по 2 часа в день, например, или в понедельник делаете основу, по часу в день делаете наполнение, а правки оставляете на вечер крайнего перед дедлайном дня.
Важно учитывать собственные предпочтения и биоритмы. Понаблюдайте за собой, в какое время Вам приятнее выполнять те или иные задачи. Я люблю утром выполнять активные задачи: встречи, планерки и так далее. После обеда я обычно работаю с таблицами, документами, аналитикой. Вечер - либо личное время, либо творчество. Это не значит, что я не могу с утра поехать позавтракать в любимом заведении или погулять с супругой по парку, главное - внести правки в календарь.
Логистика
Многие, как показывают мои личные наблюдения, не учитывают, к сожалению, время в пути. Да, на сегодняшний день, в век технологий намного проще назначить встречу он-лайн и не выходить из дома, однако бывает необходимость личных встреч. Важно, заблаговременно рассчитать время в дороге с учетом пробок туда и обратно. Даже поездка/поход в магазин - это время. Да, возможно, оно кажется не значительным: 5, 10, 15 минут, но когда Вы посчитаете и суммируете это время - поймете почему я уделил этому особое внимание. Возможно, Вам кажется что я пишу слишком банальные вещи, но это действительно важно!
Личное время
Очень часто, в погоне за карьерой и сверхприбылью мы забываем о своих близких, а главное о себе самом! Вносите в свой календарь события для проведения времени со своими близкими и с собой наедине. Это могут быть как целые выходные или будни, так и пара часов на прочтение интересной книги или просмотра фильма, главное - не забывайте о своем ресурсе и о том, что отдых от рабочих задач иногда намного важнее дедлайна. На моей практике часто встречались люди которые не придавали значения смене обстановки - итог всегда один, выгорание и колоссальное снижение продуктивности в работе. Зачем вносить такие события в календарь? Банально для того, чтобы пролистать его на неделю назад и понять, что пора бы отдохнуть.
Сон
Да! Именно сон! В среднем взрослому человеку требуется от 7 до 9 часов сна в сутки. Именно путешествие в царство грез позволяет нашему мозгу отдохнуть и подготовиться к продуктивной работе. Существует множество методик "как спать меньше" на них мы не будем сейчас останавливаться. Главное - это помнить про сон и настроить свой график таким образом, чтобы Вы успевали отдохнуть.
Итог
В Вашем календаре не должно быть пустых слотов, так проще провести аналитику и понять, какую задачу можно перенести, заменить или просто отменить. Появляется возможность контролировать не только рабочие задачи, но и бытовые, личные, семейные. Такой подход, позволит Вам не искать 25й час в сутках, а методично и размерено закрывать все необходимые потребности. Начинать такой образ жизни всегда сложно, особенно первые 2-3 недели, однако через некоторое время - вырабатывается привычка и Вы уже не можете представить себе жизнь без планирования.
Необходимо всегда помнить, что время - это наш самый ценный и ограниченный ресурс.
Для того, что бы узнать больше - следите за новыми статьями на канале.
Желаю Вам и Вашему бизнесу процветания и стабильного роста!