Стратегический показатель успешности бизнеса — это его способность к масштабированию. А одно из необходимых условий для роста компании — это создание корпоративного портала. Виртуальное пространство, о котором пойдет речь, соединяет отдельных специалистов между собой и объединяет их в рабочие команды. Основная задача состоит в том, чтобы обеспечить сотрудникам технические условия для взаимодействия на всех уровнях, а также хранить информацию, управлять рабочим временем, развивать корпоративную культуру и решать прочие задачи. Как запустить «цифровой офис» с нуля? Вот пошаговая инструкция.
Определимся с задачами и функциями корпоративного портала
Под разработкой интернет-портала подразумевают создание закрытой сети, состоящей из файловых хранилищ, чатов, инструментов планирования и контроля выполнения задач каждым из сотрудников компании, т.е. онлайн-площадки, адаптированный под нужды конкретной организации.
Держите в уме: ключевой показатель эффективности корпоративного портала для сотрудников — успешное выполнение задач персоналом путём взаимодействия внутри созданной системы. Если обмен файлами осуществляется через корпоративный портал, для рабочего общения используются сторонние мессенджеры, для таск-менеджмента отдельные программы трекинга времени — интранет-система фрагментарна. Это создает риски для безопасности данных, а также существенно замедляет процессы развития внутри компании.
Почему стоит создать корпоративный портал?
- Для безопасности интеллектуальной собственности. Онлайн-офис может иметь многоступенчатую защиту от вторжения, а вероятность внешнего вмешательства нивелируется обязательными настройками аутентификации для сотрудников и постоянным шифрованием информации.
- Для эффективного менеджерского контроля. Гибкое планирование задач по схеме, удобной для всей команды и отдельных ее подразделений со специфическими процессами, — одно из преимуществ внутрикорпоративного портала.
- Для ускорения рабочих процессов. Достаточно раз построить полноценную интранет-сеть, чтобы закрыть все текущие и будущие потребности сотрудников во внутреннем взаимодействии через элементы закрытого рабочего пространства.
- Для формирования и поддержки корпоративной культуры. Планировать мероприятия, свободно хранить и распространять фото и видеоматериалы, поздравлять сотрудников с праздниками и вести беседы на закрытые темы — можно предусмотреть эти и другие функции.
Цена создания интернет-портала полностью оправдана гибкостью системы. Если в процессе пользования окажется, что такой-то модуль нужно добавить или модифицировать, это можно сделать. Но в любом случае нужно четко понимать, ради чего затевается цифровизация.
Выбираем подрядчика и пишем ТЗ
Составьте список компаний, которые предлагают услуги по разработке, внедрению и обслуживанию корпоративных порталов. Откровенно поговорите с претендентами на выполнение заказа: озвучьте запрос, расскажите о запущенных бизнес-процессах и своих ожиданиях от запуска интранета. Когда получите коммерческие предложения, выберите наиболее подходящее и переходите к составлению технического задания.
Чтобы получить эффективное ТЗ, нужно учесть:
- цель проекта — чёткое описание задач, целевой аудитории (сотрудники, менеджмент, клиенты, партнеры и т.д. — для каждого свой уровень доступа и принцип авторизации), ожидаемые результаты и показатели эффективности.
- функциональные требования — на стоимость разработки портала может повлиять количество его функций и возможностей (документы, календарь, задачи, новости, внутренние блоги, форумы и т.д.), интеграция с существующими системами (CRM, ERP и другими);
- технические требования — значение имеют платформа и технологии, хостинг, возможность масштабирования системы, безопасность данных и методы обеспечения защиты (аутентификация, шифрование и т.д.);
- дизайн и пользовательский интерфейс — речь не только о внешнем виде страниц портала, но и возможности адаптации для различных типов устройств (десктопы, планшеты, смартфоны).
Большое значение имеет и поддержка корпоративного портала после его запуска, а также план обновлений. Обязательно согласуйте ожидаемые сроки завершения проекта, а также бюджет на разработку, тестирование и внедрение.
Чтобы составить хорошее ТЗ, понадобится внимательно проанализировать все аспекты, взять интервью у всех потенциальных пользователей системы. Чем более детализированной будет задача, тем выше вероятность успешной реализации проекта без дополнительных задержек и недоразумений.
Наполнение и запуск корпоративного портала
Чтобы система работала без сбоев, нужно заранее подготовить контент: справочники, документы, инструкции, гайды для самостоятельного изучения — т.е. содержание всех модулей. На завершающем этапе сотрудников нужно оповестить о внедрении корпоративного портала Битрикс24 и провести обучение.
Это многоступенчатый процесс, требующий привлечения разных специалистов. В течение тестового периода собирайте обратную связь — на её основе можно будет внести необходимые коррективы.
Успешная реализация проекта позволит наконец забыть, что переписку нужно вести в электронной почте, документы хранить в папке в формате .doc, отчеты составлять в Excel, а обсуждать проекты в кабинете для совещаний или где-то в чате. На смену полному хаосу из документов, переписок и бесед придёт корпоративный портал, который поможет компании навести порядок не только в данных, но и между отделами.