Для того, чтобы разобраться в этом вопросе, нам необходимо понять следующее:
Автоматизация - способ реализации процесса посредством определенных инструментов, упрощающих или ускоряющих выполняемую работу.
Процесс - определенная последовательность мелких операций, преобразующих входные параметры в ожидаемый результат.
Таким образом мы приходим к выводу, что автоматизировать несуществующий процесс - невозможно. А создавать процесс без автоматизации - нелогично.
Простой пример. Существует проект по посадке картошки. В рамках этого проекта нам необходимо осуществить процесс / процедуру подготовки почвы, подготовки сырья для посадки и непосредственно самой посадки сырья в почву. Возьмем процесс подготовки почвы к посадке. Если мы берем малый квадрат земли, к примеру садить будем на участке 2х2 метра, то можно процесс подготовки почвы замкнуть на себе и вскопать участок "под лопатку". Это будет не слишком трудозатратно, при наличии физической подготовки и хорошего инструмента - довольно быстро справимся. Но когда ситуация поворачивается так, что нам необходимо подготовить почву на 15 гектарах - лопаткой тут не обойдешься.
И так во всем. Чисто гипотетически, любую работу, которую выполняют в мире, можно сделать с помощью человеческого труда. Но иногда это становится нецелесообразно, по причине дороговизны, большого количества затраченного времени и нервов. Хотя даже время и нервы стоят денег, поэтому оставим только дороговизну.
Вывод напрашивается сам собой: нужно для начала определить, что будет выгоднее: нанять много людей для выполнения работы или делегировать эту работу более квалифицированному человеку с набором инструментов. И от этого отталкиваться при выборе стратегии.
Для того, чтобы вспахать поле под картошку, проще заплатить трактористу, имеющему трактор, чем нанять тысячу сотрудников с лопатами, за которыми еще нужно будет следить.
Соответственно, сначала мы определяем варианты решения проблемы, затем обсчитываем эти варианты и после выбора очевидно более выгодного варианта идем реализовывать.
Что касается самого процесса, то он должен быть первоначально описан в текущем состоянии, т.е. как мы делаем сейчас. И уже находя на пути этого процесса очевидные блоки, которые мы можем быстро автоматизировать - приступать к выполнению этой оптимизации.
Поэтому, вопрос о том, что же все таки первично - не стоит. Сначала мы должны понять, как мы это делаем, затем понять, что можно улучшить и только потом улучшать. Никак не наоборот. Иначе получится ситуация, когда мы на грядку 2х2 метра будем пытаться загнать трактор, который даже плуг опустить не сможет, чтобы грядку вспахать. И помидоры, растущие рядом, раздавит...
Описать процесс можно абсолютно любым способом. Если умеете во всякие BPMN, EPC и иже с ними - пожалуйста. Если не умеете, хотя бы нарисуйте обычные квадратики на ватмане и стрелками покажите последовательность. Главное - структурировать в своей голове порядок и время выполнение каждой операции. Где они должны идти параллельно, где последовательно, а где - вообще не нужны и повторяются.
После описания станет ясно, кто лишний в этом процессе, а у кого ответственность распределена неправильно. Кто должен включаться в работу раньше, а кому лучше бы не мешать другим. И одно только описание способно дать видение того, где вы косячите, как организация.
В заключение...
Не бойтесь выглядеть глупым, плохо рисующим квадратики или несмыслящим в красивых схемах. Просто попробуйте нарисовать то, что уже есть в компании. Этого будет уже достаточно, чтобы двинуться дальше.