Складская логистика является важной частью всей цепочки поставок, и от ее эффективности напрямую зависит успешность функционирования бизнеса.
Основой для слаженной работы склада служит правильно организованный документооборот.
Оформление и ведение необходимых документов на складах строго регламентируется законодательством и внутренними стандартами предприятий.
Зачем нужен документооборот на складе
Документация позволяет вести точный учет поступающих, хранящихся и отгружаемых товаров, что важно для контроля запасов и предотвращения потерь.
Ежедневный и ежемесячный учет складских операций важен для формирования отчетности и проведения аналитики, что, в свою очередь, помогает оптимизировать складские процессы и повышать их эффективность.
В случае возникновения конфликтных ситуаций или споров с поставщиками и клиентами правильно оформленные документы служат доказательством выполнения обязательств и соответствия товаров заявленным характеристикам.
Подпишитесь на наш канал в Телеграм!
Типы документов
Документация на складе классифицируется по различным этапам складских операций.
Необходимые документы при приемке товара:
- Товарно-транспортная накладная – основной документ, подтверждающий факт перевозки и передачи груза от поставщика к получателю. ТТН содержит информацию о количестве, наименовании товара, условиях и дате доставки.
- Акт приемки – оформляется при приемке товара для фиксации данных о количестве и качестве продукции.
- Счет-фактура – фискальный документ, подтверждающий стоимость полученного товара, необходимый для бухгалтерского учета и налогообложения.
- Сертификаты качества и соответствия подтверждают соответствие товара установленным государственным или международным стандартам качества.
Документы при хранении товара:
- Карты складского учета, содержащие данные о местоположении, количестве и состоянии товара на складе.
- Инвентаризационные описи, оформляемые при проведении инвентаризации запасов на складе. Описи помогают сверить фактическое наличие товаров с данными учетной системы.
- Акты порчи или уценки товаров составляются в случае обнаружения повреждений или потери качества товара и служат основанием для списания или уценки продукции.
- Журнал учета температурного режима ведется для фиксации параметров окружающей среды.
Документы при перемещении товаров на складе:
- Накладная на перемещение оформляется при перемещении товаров между различными зонами или участками склада, а также при передаче товара из одного склада в другой.
- Требование на перемещение – документ, инициирующий процесс перемещения товара внутри склада. Содержит информацию о товаре, его количестве и новой локации.
- Акт передачи товаров подтверждает факт передачи товаров между различными сотрудниками или складскими зонами, служит для предотвращения потерь.
Документы при выбытии товаров:
- Товарная накладная – основной документ при отгрузке, подтверждающий факт передачи товара получателю.
- Транспортная накладная оформляется при отправке товара транспортной компанией и является основным документом для перевозчика, подтверждающим количество и качество груза.
- Акт отгрузки составляется на основе ТН и транспортной накладной, подтверждает отгрузку и передачу товара клиенту или транспортной компании.
- Заявка на отгрузку – документ, оформляемый для инициирования процесса подготовки товара к отгрузке, включает информацию о заказе, клиенте и условиях доставки.
- Акт списания оформляется при выбытии товара из-за его уценки, порчи или истечения срока годности и служит установлением оснований для исключения товара из складского учёта.
Формирование и ведение документов на каждом этапе позволяют не только поддерживать порядок на складе, но и обеспечивать соблюдение законодательных требований, предотвращать потери и оптимизировать управленческую деятельность.
Компания РЛК оказывает услуги ответственного хранения, предоставляет склады в аренду, занимается грузоперевозками и другими логистическими услугами. Подробнее получить информацию или оставить заявку вы можете на сайте.
Другие публикации:
Как правильно упаковывать грузы: советы по упаковке для разных типов товаров
