Стандарт USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) - что это, и как он может повысить эффективность отельного бизнеса.

Введение

Стандарт USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) – это набор правил и инструкций, разработанный для сегмента гостиничной индустрии, который позволяет стандартизировать бухгалтерскую отчетность и финансовые показатели отелей. Одиннадцатая редакция стандарта USALI была актуальной до недавнего времени, но теперь вышла двенадцатая версия, которая включает в себя ряд изменений и дополнений, связанных с изменениями в отрасли и требованиями рынка.

История создания и версии USALI

USALI была впервые представлена в 1926 году Американской ассоциацией гостиниц и мотелей (AH&LA) в сотрудничестве с Институтом гостиничного учета. С тех пор система претерпела множество изменений и обновлений, чтобы соответствовать современным требованиям гостиничного бизнеса.

• Первая версия (1926):
• Основная цель — стандартизация учета в гостиничной индустрии.
• Вторая версия (1961):
• Включены новые разделы и обновлены существующие.
• Третья версия (1977):
• Введены новые категории доходов и расходов.
• Четвертая версия (1986):
• Обновлены стандарты учета для международных гостиниц.
• Пятая версия (1996):
• Включены новые методы анализа финансовых данных.
• Шестая версия (2006):
• Введены современные инструменты для управления доходами.
• Седьмая версия (2014):
• Обновлены стандарты учета для цифровой эпохи.
• Восьмая версия (2018):
• Включены новые разделы по устойчивому развитию и управлению рисками.
• Девятая версия (2020):
• Включены обновления для учета новых бизнес-моделей и технологий.
• Десятая версия (2022):
• Введены новые стандарты для учета в условиях пандемии и постпандемийного периода.
• Одиннадцатая версия (2015):
• Включены важные изменения для улучшения сравнительного анализа и введены новые финансовые показатели и операционные метрики.
• Двенадцатая версия (2024):
• Вышла 8 июля 2024 года, с датой вступления в силу 1 января 2026 года. Включает последние изменения и обновления для соответствия современным требованиям гостиничного бизнеса.

Основные принципы USALI

Одной из ключевых целей стандарта USALI является повышение прозрачности и сопоставимости финансовой информации отелей. Это достигается путем установления единого формата отчетности и методологии, которая позволяет сравнивать финансовые показатели разных отелей и анализировать их эффективность.

• Стандартизация:
• USALI предлагает единый формат для ведения учета, что упрощает сравнение финансовых показателей между различными гостиницами.
• Прозрачность:
• Система позволяет более точно отслеживать доходы и расходы, что способствует повышению прозрачности финансовой отчетности.
• Аналитика:
• USALI предоставляет инструменты для детального анализа финансовых данных, что помогает принимать обоснованные управленческие решения.
• Гибкость:
• Несмотря на стандартизацию, система позволяет адаптировать учет под специфические нужды конкретной гостиницы.

Разделы USALI

1. Доходы:

• Проживание
• Питание и напитки
• Конференции и мероприятия
• Дополнительные услуги (спа, фитнес, парковка и т.д.)

2. Расходы:

• Зарплаты и социальные выплаты
• Коммунальные услуги
• Маркетинг и реклама
• Ремонт и обслуживание
• Административные расходы

3. Капитальные затраты:

• Инвестиции в недвижимость
• Обновление оборудования
• Развитие инфраструктуры

Принципы формирования отчетности

• Единый формат:
• Все отчеты должны быть подготовлены в соответствии с единым форматом, установленным USALI.
• Регулярность:
• Отчеты должны готовиться регулярно (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) для отслеживания динамики финансовых показателей.
• Детализация:
• Отчеты должны содержать детализированную информацию о доходах и расходах, что позволяет проводить глубокий анализ.
• Сравнительный анализ:
• Отчеты должны включать данные для сравнения с предыдущими периодами и с аналогичными гостиницами.

Ключевые изменения в 12-й версии USALI

1. Классификация доходов от проживания:

• В 12-м издании выручка от номеров отражается за вычетом комиссионных.
• Детально описаны принципы учета бронирований через Интернет агентства (OTA).
• Включены инструкции по учету стоимости программы лояльности гостей и управления каналами бронирования.

2. Доход от продуктов питания и напитков:

• Введены новые категории доходов от продуктов питания и напитков, включая банкеты, питание, обслуживание номеров, мини-бары и торговлю.

3. Расходы на персонал и FTE:

• Переработан сводный отчет о расчетах с персоналом, что позволяет более эффективно управлять количеством персонала, графиком работы и бюджетами на заработную плату.

4. Представительский лаунж в отеле:

• Введен выделенный отчет для анализа доходов и затрат представительских лаунжей, что позволяет более точно разделять доходы и затраты между подразделениями.

5. Программа лояльности гостей:

• Включены выделенные счета учета затрат на систему лояльности и анализа эффективности различных программ.

6. Затраты бренда и оператора:

• Добавлен выделенный отчет, который содержит набор услуг, классификацию затрат и принципы распределения общих затрат бренда и оператора.

7. Вода, энергия и отходы:

• Включен переработанный отчет о затратах на энергию и новые показатели для отслеживания эффективности инициатив в области устойчивого развития.

8. Все включено (All Inclusive):

• Введен новый набор отчетов для эффективного управления отелями, работающими по системе "Все включено".

Преимущества использования формата USALI

• Единообразие учета и отчетности.
• Упрощение сравнения с отраслью для получения ценных бизнес-инсайтов.
• Повышенная ответственность отдельных отделов.
• Детализированные данные о производительности.
• Высокая степень гибкости и простоты использования.

USALI облегчает сравнение производительности, будь то с более широкой отраслью или, для сетевых гостиниц, сравнение результатов для каждого объекта. Это позволяет точно определить, где вы преуспеваете, а где отстаете.

Ключевые показатели и их формулы

Ниже приведены наиболее значимые показатели и формулы расчета, которые включены в USALI:

1. Total Revenue (Общая выручка):

Total Revenue = Rooms Revenue + Food and Beverage Revenue + Other Revenue

2. Rooms Revenue (Выручка от номеров):

Rooms Revenue = Number of Rooms Sold * Average Room Rate

3. Food and Beverage Revenue (Выручка от питания и напитков):

Food and Beverage Revenue = Number of Meals Sold * Average Meal Price

4. Other Revenue (Прочая выручка):

Other Revenue = Revenue from services provided by the hotel, such as spa, parking, or phone usage

5. Occupancy Percentage (Процент занятости номеров):

Occupancy Percentage = (Number of Rooms Sold / Number of Available Rooms) * 100

6. Average Daily Rate (Средняя суточная стоимость номера):

Average Daily Rate = Rooms Revenue / Number of Rooms Sold

7. Revenue per Available Room (Выручка на одну доступную комнату):

Revenue per Available Room = Rooms Revenue / Number of Available Rooms

8. Food and Beverage Cost Percentage (Процент затрат на питание и напитки):

Food and Beverage Cost Percentage = (Cost of Food and Beverage Sold / Food and Beverage Revenue) * 100

9. Gross Operating Profit (Валовая операционная прибыль):

Gross Operating Profit = Total Revenue - Total Expenses

10. Net Operating Income (Чистая операционная прибыль):

Net Operating Income = Gross Operating Profit - Non-Operating Items

11. Return on Investment (ROI) (Рентабельность инвестиций):

ROI = Net Operating Income / Total Investment * 100

Ключевые отчеты и структура по стандарту USALI

Ключевые отчеты, которые должны быть подготовлены в рамках USALI, включают:

1. Income Statement (Отчет о прибылях и убытках): Этот отчет предоставляет информацию о доходах и расходах отеля за определенный период времени. Включает в себя данные о выручке от проживания, продаже блюд и напитков, а также других услуг.

2. Balance Sheet (Балансовый отчет): Этот отчет отображает финансовое положение отеля на определенную дату. На балансовом отчете показываются активы (например, недвижимость, оборудование, долги и запасы) и обязательства (кредиты, задолженности и капитал).

3. Cash Flow Statement (Отчет о движении денежных средств): Этот отчет показывает изменения в денежных средствах отеля за определенный период времени. Включает в себя данные о поступлениях и расходах денежных средств от различных операций, таких как продажа номеров, оплата поставщиков и т.д.

4. Departmental Income Statement (Отчет о прибылях и убытках по отделам): Этот отчет позволяет анализировать финансовые результаты каждого отдельного отдела в отеле, таких как рестораны, бары, бассейны и др. Это помогает определить, какие отделы приносят высокую прибыль, а какие требуют дополнительных улучшений.

Как правильно организовать трансляцию бухгалтерского и операционного учета в отчетность по стандарту USALI

Организация трансляции бухгалтерского и операционного учета в отчетность по стандарту USALI включает несколько важных шагов. Вот некоторые рекомендации по правильной организации этого процесса и то, на что необходимо обратить внимание:

1. Изучение стандарта USALI: Ознакомьтесь с основными положениями, правилами и требованиями стандарта USALI, чтобы понять, как должна быть организована отчетность и какие данные следует включать.

2. Подготовка учетных систем: Убедитесь, что ваши бухгалтерская и операционная учетные системы соответствуют требованиям USALI и позволяют генерировать необходимую отчетность.

3. Организация записей и документации: Систематизируйте и организуйте все необходимые записи и документацию, чтобы обеспечить точность и своевременность формирования отчетности по USALI.

4. Обучение сотрудников: Убедитесь, что ваши сотрудники, ответственные за бухгалтерский и операционный учет, хорошо знакомы с требованиями USALI и имеют необходимые навыки для правильного формирования отчетности.

5. Мониторинг и контроль: Установите системы мониторинга и контроля для проверки точности и соответствия отчетности USALI. Это может включать проведение регулярных аудитов, сравнение данных с фактическими операциями и регулярное обновление процедур учета.

Важно обратить внимание на следующее:

• Вся отчетность должна быть подготовлена в соответствии с требованиями USALI, включая правильное классифицирование доходов и расходов, использование соответствующих счетов и подразделений учета.
• Необходимо своевременное и точное формирование отчетности, чтобы информация была актуальна для принятия управленческих решений.
• Регулярное обновление и совершенствование системы отчетности, чтобы отслеживать изменения в требованиях USALI и принимать их во внимание при формировании отчетности.

Заключение

Стандарт USALI является важным инструментом для отелей, который позволяет упростить и унифицировать бухгалтерскую отчетность и анализировать финансовые показатели эффективности отелей. Его использование позволяет повысить прозрачность и эффективность учета, а также принимать обоснованные управленческие решения. Внедрение USALI может потребовать определенных усилий, но результаты, которые вы получите, стоят того. Система помогает запускать ваш отель к улучшенному и продолжительному успеху, и наши консультанты по гостиничному бизнесу настоятельно рекомендуют ее.