Представь себе: свершилось чудо, и ты наконец-то основал, давно желаемое тобой, ООО "Колокольчик". Набрал себе персонал, тут тебе и помощник директора, и поливальщик цветов на ресепшене, и даже какой-никакой сборщик заказов на складе. Ну просто рай, а не конторка.
Но в один прекрасный момент ты приходишь в офис и наблюдаешь такую картину: помощник директора орет благим матом на поливальщика цветов за то, что тот не полил цветы к приходу нашего многоуважаемого и горячо обожаемого директора... В ответ на это поливальщик медленно сползает по стене спиной, и из его скукоженого рта на белом, как мел, лице вырываются обрывки слов: "Дак как же... Дак я же просил купить новую лейку... Дак старая сломалась... Не в ладошках же нос...". Ты понимаешь, что если не вмешаться сию секунду - прольется чья-то кровь. Возможно из носа, от перенапряжения... Ты берешь за волосы этих двоих и тащишь к себе в кабинет, с огромными окнами в пол, выходящими на гаражи.
"Кабан Витальевич, я не виновата, это все он. Он мне не напомнил вчера, чтобы я купила лейку и принесла на работу" - громко верещит твой помощник.
"А почему я должен напоминать тебе делать твою работу" - возражает поливальщик, - "Ведь я же уже оповестил тебя о проблеме, значит все, что от меня зависело - сделал".
"Вполне разумно." - проносится у тебя в голове. "Ведь парень действительно сделал то, что от него зависело".
И вот в этот самый момент обычно происходит следующее: ты ругаешь обоих, одного за то что не сделал, второго за то, что не проконтролировал, и выгоняешь из кабинета, захлопнув дверь. И происходит это ровно потому, что ты не знаешь, что делать в такой ситуации. Кто из них прав, почему именно так произошло, кто ответственный, и что делать с засохшими цветами.
А теперь давай разберем по порядку.
1. Если за конкретной задачей не закреплен ответственный - задача не будет исполнена.
Это значит, что каждый сотрудник организации должен понимать - если к нему прилетела какая-то задача по его функционалу (это мы разберем дальше) - она должна быть выполнена в срок, назначенный постановщиком задачи. Соответственно, поливальщик цветов Аристарх, поставивший задачу Леночке-помощнику обозначает срок исполнения задачи: "Завтра к 8:00 у меня должна быть новая лейка". И Леночка эту задачу принимает к исполнению: "Хорошо, Аристарх Ибрагимович, завтра к 8:00 я вам лейку добуду любой ценой".
2. Если задача нигде не зафиксирована, а озвучена в воздух - задача не будет исполнена.
Это касается всех без исключения задач, которые возникают в процессе трудовой деятельности, будь это разовое поручение или изо дня в день повторяющаяся задача. Нет никакой разницы, что сотрудник в течении 5 лет каждый день делал эту задачу безукоризненно. Просто мог банально о ней забыть, выполняя более важное поручение "вышестоящего руководства". И предъявить ему что-то по поводу твоей задачи будет уже сложно. Фиксировать можно где угодно, любой таск-трекер подойдет. Даже в пресловутой "эксельке" можно собрать любую табличку, лишь бы она содержала в себе данные по задаче, такие как крайний срок (обязательно дату и время проверки результата), описание самой задачи, как именно нужно ее выполнить, ФИО ответственного и ФИО постановщика. Это будет уже прогрессом.
3. Если в задаче не был указан конкретный результат, который будет приниматься - задача может быть исполнена не так, как ты запланировал.
На нашем примере: в задаче от поливальщика может быть написано: "Купите лейку завтра к 8:00". И Леночка ее купила. Только доставка этой лейки будет через неделю, потому что Леночка решила, что негоже в ООО "Колокольчике" поливать цветы из обычной садовой лейки, нам нужна дизайнерская, инкрустированная, обязательно в цветах фирмы. И генеральный ей такую согласовал. А оплаченный счет присутствует, по документам мы ее уже купили. Только результат выполнения задачи не соответствует ожиданиям Аристарха Ибрагимовича. Из этого вытекает следующая особенность: задача всегда должна быть поставлена с конкретным результатом, который нужен постановщику. Например: "Завтра, 30 февраля 2025 г., к 8:00 мне необходимо получить на руки обычную садовую лейку объемом 5 литров с насадкой для дождевания". Соответственно, Леночка уже не сможет заказать лейку с доставкой, потому что завтра утром она уже должна будет ее выдать поливальщику. И варианты решения задачи уже сильно сужаются. А ведь этого мы и добиваемся - сделать максимально понятный запрос, чтобы получить максимально точный ожидаемый результат.
4. Любые задачи, какие бы они странные не были, всегда кому-то должны предназначаться.
Для этого в компаниях есть люди с разным функционалом. И если у Леночки в функционале прописано, что она ответственная за обеспечение материалами и оборудованием сотрудников административно-хозяйственной части, в том числе поливальщиков цветов, то она и отвечает за исполнение подобного рода задач. Когда известен функционал каждого сотрудника и доступен для чтения любому в компании, всем становится понятно, кому и что адресовать. Представь, если бы поливальщик поставил такую задачу не Леночке, а генеральному. Кто был бы виноват в неисполнении задачи? Если функционалы есть и они доступны - виноват постановщик, ибо куда и кому ты такие задачи ставишь? А вот если функционалов нет - то извини, товарищ директор, ты самый главный тут, ты и разбирайся, кому перепоручить, а мне нужна лейка...
Тем самым, приходим к выводу: в любой организации, любые взаимоотношения между сотрудниками строятся по какой-то неведомой витиеватой схеме, по которой должно быть понятно: кто, как, от кого, и какие задачи получает. И тут мы уже переходим к завораживающему и ужасающему понятию - процессное управление...
