Наверное, в каждом домохозяйстве найдется шкафчик или полочка, условно называемые «под документы». Сначала там хранят всё наиболее востребованное и важное: паспорта, свидетельства о рождении и заключении брака, СНИЛС, медицинские полисы и т.д. Затем перечень сохраняемых бумаг месяц от месяца, год от года распухает.
Причина проста: туда на автомате складывают то, что считают мало-мальски важным. Если покопаться, в ворохе хранящихся в доме бумаг можно найти всё – от почетных грамот, заводских инструкций по эксплуатации бытовой техники до старых договоров и квитанций. Итог: когда реально потребуется тот или иной документ, приходится вываливать всё содержимое наружу, тратить время на разборку. Да еще и сработает закон подлости: нужная бумажка «случайно» прикрепится к какой-нибудь грамоте. Или строго по пословице: можно смотреть в книгу и видеть, простите, фигу. И всё по причине скученности и захламленности.
Подготовьте рабочее место. Первый логический шаг ясен – на всю работу придется убить как минимум полдня. Быстрее не получится: мало того, что придется извлечь всё содержимое шкафа, так еще и проверить каждую бумагу, каждый документ на предмет наличия «случайно прикрепившихся». Освободите пространство возле полки или шкафа, чтобы раскладывать бумаги и одновременно начать их сортировать по группам. Одновременно приготовьте большую коробку для мусора – его, уверяем, появится немало. Также вам понадобятся папки, а также тоненькие файлы. Приготовьте листочки бумаги и фломастер (маркер). Как только сортировка будет окончена, подпишите, документы какого рода хранятся в той или иной папке.
Начните сортировку. Совет: начните с самых объемных, «толстых» бумаг и вещей. Как правило, это праздничные адреса, почетные грамоты, невесть как затесавшиеся в документы справочники, глянцевые журналы и т.д. В отдельную стопку складывайте документы первоочередной важности. Принцип сортировки будет ясен почти сразу после начала работы: документы, договоры, мануалы, старые квитанции, копии, просто мусор и т.п. На втором этапе советуем еще раз перетряхнуть образовавшиеся стопки. Во-первых, вы еще раз проконтролируете сами себя. Во-вторых, относительно свежие бумаги кладите вниз, наиболее старые – вверх, чтобы сразу решить их дальнейшую судьбу.
Сортировка. Не забывайте, что мы сейчас живем в высокотехнологичный век. Вот мануал на ваш телевизор. Толстый, объемный. Плюс гарантия производителя, которая уже истекла. Есть ли смысл всё это хранить? Как часто вы обращаетесь к этому мануалу? Ответ очевиден: гарантийные обязательства производителя завершились, технику вы освоили. Вердикт: мануал определяется в коробку для мусора. Точно по такой же логике поступайте с каждой бумагой, с каждой «книженцией». Не храните бумаги по принципу «пусть будет» - это прямой путь к захламлению. Только практическая целесообразность, и ничего более. Даже если вы чего-то упустите в том же мануале – есть интернет. Всё давным-давно оцифровано и выложено в открытый доступ.
Рабочие бумаги и документы. Сюда относим то, что совершенно необходимо в вашей жизнедеятельности. То, что совершенно точно будет востребовано в обозримой перспективе. Доставайте заранее приготовленные папки и файлы. Разложите схожие документы по группам. Подпишите каждый файл или папку, чтобы в час «икс» не тратить время. В отдельную большую папку или коробку сложите документы первостепенной важности. В идеале самые важные документы и семейные реликвии (например, госнаграды) следует хранить в несгораемом шкафу или сейфе. Такие сейфы имеются в продаже. Подумайте, если ли практическая необходимость в покупке сейфа.
Сентиментальные бумаги. Отнесем к ним диплом о высшем образовании вашей любимой покойной бабушки. Или праздничный адрес, подготовленный коллегами к юбилею вашего заслуженного дедушки. А также иные документы, имеющие отношение к вашим родственникам, ушедшим в лучший из миров. С точки зрения востребованности смысла хранить всё вышеназванное нет. С точки зрения истории семьи, сыновнего долга – можно (и иногда нужно) задуматься. Опять же с каких-то документов можно снять фотокопии на память, а сами документы отпустить. Что-то наиболее дорогое и важное (в каждой семье свои традиции и принципы) надо сохранить в подлиннике. Что-то, как вариант, передать в музеи. Обязательно соберите семейный совет, не принимайте решений единолично. Семь раз отмерьте, и только один раз отрежьте.
Система хранения документов и бумаг. Теперь, когда вы всё перебрали, рассортировали и разложили, подумайте, как ваши документы будут храниться далее. В принципе можно успокоиться, просто аккуратно положив рядом коробку с самыми важными документами и папки с второстепенными. Но, возможно, вам потребуется специальный органайзер. Или какие-то иные усовершенствования. Поломайте голову, как сделать лучше. Идеальный выход – когда ничего не нужно искать долго. Открыл дверцу, взял в руки нужную папку и нашел документ. И не забыл убрать обратно по миновании надобности.
Советы на будущее. Разбор бумажного беспорядка – занятие ответственное и хлопотное. Пусть оно и не требует больших физических затрат, но вам пришлось перечитать каждую бумажку, повертеть ее, перепроверить. Сейчас вы оставили всё самое востребованное и нужное. Главное теперь – не допустить повторного захламления. Логика уже понятна: храните «в документах» только документы. Купите новую крупную вещь – конечно, придется сохранить гарантийный талон. Приобщайте к документам только что заключенные договоры, иные обязательства. Не наваливайте в кучу, а снова положите в папку или файл.
Подписывайтесь на наш канал, чтобы регулярно узнавать еще больше интересной и полезной информации!
