Сейчас поговорим о структуре и логике планерок. Не важно, в какой сфере вы работаете и на какой ступени управления находитесь. Если вы управленец, вы должны уметь их проводить, а еще важнее, если вы присутствуете на них как участник, вам надо понимать, что вы унесете с нее для своих коллег.
Мы не будем сейчас разговаривать про каждодневные летучки или совещания, возможно, в рамках вашей компании они проходят каждое утро. Для меня планерка — важный инструмент, где обозначаются цели и задачи, контролируется их процесс выполнения, выравнивается понятийный аппарат между компанией и сотрудниками. Мы про полноценную планерку, где каждому выделяется 20–25 минут времени и вам тоже, все зависит, с каким количеством человек проводите. Речь больше не про планерки, где линейный персонал, это отдельная история. Больше для руководителей отделов и выше по ступени. Рекомендованная частота проведения — раз в неделю, не чаще. Неделя — полноценный измеримый промежуток времени, за время которой можно уже сделать полноценный анализ проведенной работы. Для себя принял решение, если проводить каждый день, то наполненность планерки становится пресной, далее она воспринимается для галочки, а не как то место, где они поделятся своими умными мыслями и смогут с нее унести знания.
Всё, что написано в этой статье, построено не на зарубежных стандартах и инструкциях. Я пришел к выводу, что мы работаем с разносторонними людьми, с разным уровнем восприятия информации, часто приходится вносить корректировки в виду индивидуальности присутствующих. Я согласен, что для планерок должны быть временные рамки, в реалиях не всегда так выходит. С одним и тем же количеством людей у меня выходило от 1,5 до 3 часов. Дальше в статье я парирую возражение для тех, кто скажет: «Долго и неправильно». Прочитайте до конца, поймете, о чем я.
1. Подготовка.
В случае когда вы ведете, вы должны иметь перед ней сценарий. Не важно, за какой период проводятся планерки, вам обязательно нужно проводить подготовку, не надейтесь на свой опыт и импровизацию. Импровизация будет и так, когда будут задаваться дополнительные вопросы и рассказанные вами кейсы. Ваши коллеги, обязательно со временем будут понимать, что к вам можно идти без подготовки с мыслями "будь что будет, выкрутимся". Вместо понятной всем планерки, вы получите шоу "импровизация"
- При подготовке подведите итоги с прошлой планерки. Часто мы как раз задаем незапланированные вопросы, получаем разные ответы. Давайте на банальном вопросе «Как будешь исправлять ситуацию, что в твоем подразделении есть сотрудник, который плохо отрабатывает возражения?», получив ответ, сделайте пометку о заданном вопросе, чтобы спросить на следующей планерке с сотрудника о его успехах в решении. За счет этого сотрудник будет понимать, что дать ответ, который вы хотите услышать, не прокатит, за ним надо будет держать свое слово. Все будут подходить к вашим вопросам с умом, вы, в свою очередь, будете понимать, как на самом деле думают ваши сотрудники.
- Все задачи, поставленные в прошлом периоде, должны быть 100% спрошены на планерке. Если задача не истекла по срокам, спросите промежуточные результаты, скорректируйте, если этого требует ситуация. Если спроса нет, то и надеяться на их 100% выполнение не стоит. Не все сотрудники могут быть исполнительны без контроля, все мы люди, и такие сотрудники возможно сильны в другом, тут все зависит от ситуаций. Вы гарант структуры. Если сотрудник озвучивает причины не выполнения задачи уже во время планерки, не спускайте это на тормозах. Все сложности с которыми столкнулся сотрудник, он должен был вам озвучить в моменте, а не по факту, когда задача уже должны быть выполнена. Озвучьте это всем, в дальнейшем вы не будите слушать отмазки.
- Записывайте в процессе работы идеи и мысли для будущей планерки. Часто бывает, что вам нужно донести важную мысль, тут как раз может подплыть незаметно рыбка «Дори». Перед планеркой сможете отсеять важное, перенести на актуальное время, самое главное, это будет всегда под рукой.
- Не стоит проводить планерки, когда вы заболели и плохо себя чувствуете, это может разрушить всю структуру, которую вы построите. Лучше перенести. Планерка — это инструмент управления, если он сломан или неисправен, то и результат ее проведения будет «косой».
- Сотрудники должны за день получить список вопросов по пунктам, по которым они будут отчитываться, у всех будет время спокойно подготовиться. Очевидно, что в них будут анонсированы постоянные вопросы, связанные с цифрами и KPI, или связанные с вашей сферой. Один вопрос всегда должен быть новый, заставляйте их думать перед планеркой, вовлекайте в конструктивный диалог. Предпоследний пункт «Вопросы», в рамках своего отчета они должны подготовить свои вопросы к своему руководителю. Важно, именно в рамках своего отчета, а не в конце всей планерки. В конце, управленец должен выдавать уже свой посыл, многочисленные вопросы будут рассеивать и размывать внимание всех участников от ваших важных слов.
- Последний пункт на планерке "выводы". Вывел его в отдельный абзац. Самый важный и постоянный, я без него не провожу планерки. Все сотрудники должны анализировать свою работу в промежутке между планерками. Вывод не должен быть очевидным типа "надо лучше работать над возражениями","у нас все хорошо, продаем дальше","главное настрой на работу, продажи поправим" и т.д. Выводы должны быть наполнены мозговой деятельностью, из которых понятно, что сотрудник точно проанализировал свою работу, озвучил ошибки и принял их. Возможно вывод будет сделаны на основе прочитанной им статьи по управлению персоналом и он интерпретировал уже на свою работу, поделился ей. Вы в свою очередь, видите на сколько правильно думает ваш сотрудник. Озвучив вывод, сотрудник следует той парадигме, которую заложил в выводы.
Итог: заведите себе отдельный блокнот для планерок.