Как избежать проблем и повысить эффективность
Инвентаризация — это не просто пересчёт товара на складе. Это инструмент, который при грамотном использовании поможет вам избавиться от излишков и недостач, искоренить пересортицу, оптимизировать закупки и в конечном итоге сэкономить деньги. А ещё порадовать клиентов постоянством и отсутствием стоп-листов. В статье разбираем ключевые ошибки, которые не дают вам использовать возможности инвентаризации на полную.
1. Отсутствие регулярности
Начнём с базы. Многие проводят инвентаризацию, просто когда есть время, или вообще её игнорируют. В итоге точных данных о состоянии запасов нет, а значит, товарооборот просто неконтролируемый.
Установите фиксированный график инвентаризации (еженедельно, ежемесячно) и строго его придерживайтесь. Внесите это в инструкции для сотрудников и следите за регулярностью.
2. Неподготовленный персонал
Часто ошибки происходят, если сотрудники не очень хорошо разбираются в учётной системе или просто проводят инвентаризацию невнимательно, потому что это, если честно, не очень интересно. Поэтому на этапе найма и в ходе регулярных обучений нужно показывать команде, что и как делать.
Можете мягко обращать внимание сотрудников на ошибки, чтобы они запоминали правильные и неправильные действия. Проводите регулярные тренинги и проверки знаний, чтобы качество учёта всегда было высоким.
3. Неправильное хранение продуктов
Если продукты хранить неправильно, они портятся быстрее. Это увеличивает убытки и создаёт проблемы при инвентаризации: придётся разбираться в куче испорченных продуктов и правильно их списывать.
Убедитесь, что холодильники и склады соответствуют требованиям санитарных норм и храните все продукты по правилам. Также расположите продукты по системе, удобной вам и сотрудникам, подпишите полки и холодильники, чтобы инвентаризация проходила быстрее.
4. Износ оборудования
Если, например, весы неисправны или не подходят для взвешивания того или иного товара, это приведёт к ошибкам. Информация о запасах будет неверной, а при регулярных инвентаризациях с таким оборудованием расхождения в учётной системе будут всё больше и больше.
Регулярно проверяйте и калибруйте оборудование, используемое для инвентаризации. Вовремя заменяйте неисправные устройства, не бойтесь вкладываться в это, чтобы потом не пришлось вкладываться в работу с издержками.
5. Отсутствие стандартизированных процессов
Если каждый сотрудник будет подходить к учёту товаров по-своему, уже через месяц на складе и в учётной системе будет полный хаос. Поэтому все процедуры инвентаризации должны быть чётко прописаны и донесены до каждого сотрудника. Желательно периодически проверять знания команды.
Больше про стандартизацию процессов в общепите — в этой статье.
6. Неправильное планирование заказов
Неэффективное планирование заказов на поставку продуктов может привести к излишкам или нехватке товаров. Из-за этого вы понесёте убытки, потому что придётся докупать товары или они, наоборот, испортятся. А ещё наличие большого стоп-листа из-за нехватки продуктов расстроит клиентов.
Храните данные инвентаризации и анализируйте их — вы же проводите её не просто так. Данные о предыдущих закупках и расходах помогут вам чётко спланировать заказы.
А лучше автоматизируйте этот процесс, чтобы выбирать поставщиков с выгодными ценами и не тратить слишком много времени на закупки.
7. Игнорирование сезонности
Сезонные колебания спроса могут существенно влиять на запасы продуктов. Например, окрошку и гаспаччо у вас почти никто не будет заказывать зимой, поэтому ингредиентов для этих блюд нужно закупать не так много, иначе они будут просто лежать и портиться.
Анализируйте данные о продажах за предыдущие годы и учитывайте сезонные тенденции при планировании запасов. Каждая инвентаризация поможет вам скорректировать объём закупок тех или иных товаров, чтобы не было избытка или дефицита.
Составляйте грамотную систему, налаживайте процессы, учите сотрудников и анализируйте результаты. Тогда каждая инвентаризация будет простой и максимально полезной.