Компания только начинает свою деятельность или предыдущий кадровик оставил после себя неразбериху и вы не знаете что делать? Не паниковать, ведь сейчас я структурированно объясню с чего начать!)
Шаг 1. Разбираемся что входит в кадровый учет.
Кадровое делопроизводство включает два основных направления.
Первое — это кадровый учет, то есть процесс документирования всех этапов трудовых отношений с работником.
Он решает следующие задачи:
- фиксирует все этапы трудовых отношений, чтобы избежать нарушений трудового законодательства;
- позволяет проводить справедливую оплату труда работников;
- помогает планировать потребность в персонале;
- обеспечивает работодателя сведениями о человеческих ресурсах;
- позволяет планировать обучение и другие мероприятия по развитию персонала;
- дает материальные доказательства трудовой инспекции и другим надзорным органам, что в компании выполняются требования трудового законодательства.
Второе — разработка локальных нормативных актов в сфере трудовых отношений (должностные инструкции, трудовые договора, графики обучения, приказы по личному составу и др.)
Разработка локальных актов, содержащих «правила игры» в сфере трудовых отношений, нужна для правильного ведения кадрового учета. В них кадровик указывает, какие именно документы будут заполняться, кем из работников, в какие сроки и по какой форме. На сайте трудовой инспекции вы можете найти шаблоны этих документов и подстроить под свою организацию.
Шаг 2. Какие документы нужны в кадровом учете
Окончательного списка документов для кадрового учета не существует. У каждой организации, в зависимости от специфики ее деятельности, будет свой перечень. Обязательных к применению унифицированных форм кадровых документов в большинстве случаев тоже нет - есть только рекомендации от ведомств(Минтруда, например).
Что же может понадобиться в первую очередь? Список может быть, примерно, таким:
- Трудовой договор
Это главный документ, который фиксирует трудовые отношения с работником - права и обязанности сторон. Его заключают в обязательной письменной форме еще до того, как сотрудник приступит к работе.
Обязательные требования к содержанию трудового договора смотрите в ст. 57 ТК РФ. Вам также могут понадобиться формы ученического договора (ст. 198 ТК РФ), договора ГПХ с физическим лицом. Но не у всех работодателей есть причины для их заключения.
- Штатное расписание
Этот документ характеризует кадровый состав компании: структуру, профессии и должности, численность работников. Его составляют до приема на работу 1 сотрудника, поскольку в трудовом договоре обязательно указывают «работу по должности в соответствии со штатным расписанием» (ст. 57 ТК РФ).
Вы можете использовать унифицированную форму Т-3, но вам нужно будет закрепить ее применение приказом.
- Приказы по личному составу
Это документы, которые устанавливают кадровые процедуры в отношении работников: прием, увольнение, перевод, командировка и др. К унифицированным формам приказов по личному составу, например, относятся:
Т-1 о приеме на работу — с 22 ноября 2021 года его издавать не обязательно, но при издании содержание приказа должно соответствовать трудовому договору;
Т-5 и Т-5а о переводе;
Т-6 о предоставлении отпуска;
Т-8 об увольнении;
Т-9 о командировке.
Унифицированные формы введены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Вы можете на их основе разработать свои бланки.
- Трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности
В эти документы вы будете вносить сведения о трудовой деятельности работника. Никаких бланков разрабатывать не нужно — используйте утвержденные формы. С 1 января 2020 года работники получили право перейти с бумажных трудовых книжек на электронные, но пользуются им далеко не все сотрудники. Поэтому вам, скорее всего, придется иметь дело с обоими видами документов или переводить всех на электронные книжки.
- График отпусков
Это обязательный организационно-распорядительный документ, который должен быть у каждого работодателя (ст. 123 ТК РФ). График отпусков на очередной календарный год утверждается не позднее чем за две недели до его начала.
При составлении этого документа вы можете использовать унифицированный бланк Т-7 или разработать собственную форму.
- Табель учета рабочего времени
Он нужен для того, чтобы правильно начислять зарплату работнику. Вы можете использовать унифицированные формы Т-12 или Т-13 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1) или адаптировать их под свое предприятие.
Шаг 3. Какие локальные нормативные акты нужно разработать
Примерный список обязательных и условно обязательных документов. Микропредприятия и НКО могут не разрабатывать локальные нормативные акты, связанные с работой, а включить все условия в трудовые договоры работников
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Это локальный нормативный акт, в котором устанавливаются:
- режим рабочего времени и времени отдыха;
- сроки выплаты заработной платы;
- права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
- порядок приема и увольнения;
- меры поощрения и взыскания.
2. Инструкции по охране труда
3. Программа вводного инструктажа по охране труда
Этот документ должен быть разработан у любого работодателя, включая микропредприятия и НКО (п. 11 Правил обучения охране труда, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464). Без вводного инструктажа по охране труда вы не можете поручить сотруднику выполнение какой-либо работы.
4. Должностные инструкции
Работодателям удобнее иметь должностные инструкции как дополнение к трудовому договору. Во-первых, в них можно подробно расписать трудовые функции работника и установить квалификационные требования к его должности. Так будет проще привлекать сотрудника за невыполнение обязанностей или обосновать его увольнение при сокращении либо в качестве дисциплинарного взыскания.Во-вторых, в должностную инструкцию можно включить список нормативных документов и локальных актов, требования которых должен выполнять работник. Если в перечне произойдут изменения, то локальный нормативный акт переподписать проще, чем вносить изменения в трудовой договор.
Шаг 4. Проверяем, правильно ли организован кадровый учет
После того, как вы подготовите новые документы кадрового учета или исправите ошибки в старых, проверьте свою работу. Самостоятельный аудит помогает подготовиться к визитам трудовой инспекции заранее. Вы можете использовать чек-листы Роструда (Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20) или специальный онлайн-сервис Роструда "Электронный инспектор"
