Если работникам надо решить личные дела, они могут попросить отпуск без сохранения зарплаты. По-другому он называется неоплачиваемым, административным, за свой счёт или без содержания. Расскажем, в каких случаях работнику нельзя отказать, как оформить такой отпуск, есть ли ограничения по сроку, как влияет на расчёт отпускных и другие важные моменты.
Кто может уйти в отпуск за свой счёт
По статье 128 ТК РФ отпуск без сохранения зарплаты можно предоставить любому сотруднику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Для этого ему нужно обратиться к работодателю, согласовать с ним возможность уйти в неоплачиваемый отпуск и его продолжительность. Работодатель решает, может ли отпустить работника: уважительная ли причина, нет ли завалов на работе.
Вы можете не отпускать сотрудника, если считаете, что его уход плохо повлияет на рабочий процесс. Например, вам нужно срочно сдавать проект, работника некому заменить, а повод для его отсутствия недостаточно серьёзный.Предоставление отпуска без сохранения зарплаты — право, а не обязанность работодателя.
Но есть случаи, когда отказывать нельзя. Например, у работающих пенсионеров, инвалидов, вдов военнослужащих есть право на конкретное количество дней отпуска за свой счёт. Работодатель в любом случае обязан его предоставить. Подробнее в следующем разделе
На какой срок можно взять отпуск за свой счёт
У отпуска за свой счёт нет минимального и максимального срока. Работники могут брать его на несколько часов, дней, месяцев или даже на год — как договоритесь.
Есть работники, для которых в Трудовом кодексе и в других законах прописано гарантированное количество дней отпуска без сохранения зарплаты. Отказать в таком отпуске или урезать его нельзя. Работники могут брать его по письменному заявлению в течение года частями или за один раз.
Если работник запросил больше дней, чем положено по закону, решайте сами, предоставлять их или нет.
Максимальное количество дней отпуска без сохранения зарплаты прописано для рабочего года, а не календарного. Его отсчитывают не с 1 января, а со дня трудоустройствак конкретному работодателю.
Например, Игоря Сорокина приняли на должность менеджера по закупкам 3 июля 2023 года. Его первый рабочий год начнётся с первого дня работы, а закончится 2 июля 2024 года.
По каждому из событий положен отдельный отпуск без сохранения зарплаты. Если у Игоря в августе состоялась свадьба, а через пару месяцев умер дедушка, в обоих случаях он может взять по 5 календарных дней отпуска за свой счёт.
Неизрасходованные дни не накапливаются и не переносятся на следующий рабочий год.
Можно ли отправить в отпуск по инициативе работодателя
Уйти в отпуск без сохранения зарплаты работник может только по своему желанию. Просить его об этом или заставлять нельзя — это нарушение, за которое трудовая инспекция оштрафует по статье 5.27 КоАП РФ:
- организацию — от 30 000 до 50 000 рублей;
- должностное лицо, например директора — от 1000 до 5000 рублей либо ограничится предупреждением;
- ИП — от 1000 до 5000 рублей.
Как оформить отпуск без сохранения зарплаты
Получите от работника заявление в свободной форме. Его можно написать от руки или набрать на компьютере, но подпись должна быть собственноручной. В заявлении работник указывает даты отпуска без сохранения зарплаты и по какому поводу он нужен.
Если такой отпуск положен по закону, работник пишет основание, например, что он работающий пенсионер. В общем случае можно написать просто «по семейным обстоятельствам», без конкретики.
Проверьте, положен ли работнику по закону отпуск за свой счёт. Если да, посмотрите, сколько календарных дней он может взять. Если сотрудник не относится к такой категории, решайте, отпускать его или нет. Своё решение нужно донести до работника. Например, написать на заявлении «Согласовано», поставить дату и подпись с расшифровкой.
Оформите приказ об отпуске без сохранения зарплаты. Можно взять унифицированную форму № Т-6 или разработать свою и закрепить в учётной политике.
Ознакомьте работника с приказом. Попросите его поставить на приказе подпись и дату ознакомления. В форме № Т-6 для этого есть отдельная строка.
Обозначьте дни отпуска в табеле учёта рабочего времени. Это нужно, чтобы правильно рассчитать зарплату. Заполнение зависит от бланка табеля, которым вы пользуетесь: собственным или унифицированным. Для форм № Т-12 и № Т-13 есть специальные коды.
Как посчитать дни отпуска без сохранения зарплаты
Выходные и праздники засчитываются в период отпуска без сохранения зарплаты как обычные календарные дни. Они продлевают только ежегодный оплачиваемый отпуск — статья 120 ТК РФ.
Отпуск без сохранения зарплаты не продлевается, если работник во время него заболел. Более того, за этот период ему не положено пособие по временной нетрудоспособности — пункт 1 статьи 9 закона № 255-ФЗ.
Открыть больничный лист можно только после окончания отпуска без содержания, если работник продолжает болеть — пункт 29 из приказа Минздрава № 1089н.
Как отпуск за свой счёт влияет на отпускные
Ежегодный оплачиваемый отпуск положен сотруднику за каждый рабочий год. Если в этом периоде сотрудник брал отпуск за свой счёт в сумме более 14 календарных дней, меняется дата окончания его рабочего года. Её нужно перенести вперёд на дни, превышающие 14.