По закону 54-ФЗ ИП должен применять онлайн-кассу, в которую встроен фискальный накопитель.
Расскажем, когда необходима замена фискального накопителя в кассе и приведем подробную инструкцию замены ФН.
Чек-лист замены фискального накопителя
Замена фискального накопителя подразумевает следующий порядок действий:
Шаг 1. Уточнить срок действия ФН
Чтобы понять, менять ли накопитель, нужно узнать, когда заканчивается срок его действия. Сделать это можно в личном кабинете ОФД или кассы.
Например, в личном кабинете онлайн-кассы от Бизнес.Ру можно увидеть дату окончания действия фискального накопителя:
Шаг 2. Выбрать новый накопитель
Взять ФН, который подходит под тип бизнеса и системы налогообложения: на 15 или 36 месяцев.
Важно уточнить, что накопитель должен находится в Реестре ФН, утвержденный ФНС. Использование оборудования невключенного в Реестры налоговой запрещено.
Шаг 3. Закрыть текущую смену на ККТ
Касса должна сформировать отчет о закрытии смены и направить данные в ОФД.
Шаг 4. Закрыть архив ФН
В настройках ККТ необходимо найти пункт о закрытии или замене накопителя. Далее касса формирует отчет о закрытии. Документ следует сохранить, т.к. он понадобится при перерегистрации кассового аппарата.
Шаг 5. Заменить и установить новый ФН
После формирования всех отчетов и передачи всех фискальных документов в ОФД, из корпуса кассы следует аккуратно извлечь старый накопитель.
Если при извлечении устройства произошло его повреждение — необходимо обратиться к его производителю.
Шаг 6. Провести перерегистрацию кассы
Процедура перерегистрации проводится онлайн на сайте ФНС.
Важно! Если вовремя не заменить ФН, налоговая может оштрафовать предпринимателя по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ – за неприменение онлайн-кассы. Штраф составит не менее 10 000 ₽ для ИП и минимум 30 000 ₽ для юрлиц.
Шаг 7. Активировать новый накопитель
Сделать активацию необходимо в течение 1 рабочего дня после перерегистрации. Нужно зайти в настройки ККТ и ввести данные нового ФН. Теперь можно приступать к работе и формировать бумажные и онлайн-чеки.
Как узнать, когда нужно заменить ФН
Уточнить, когда требуется замена ФН в кассе в связи с истечением его срока, можно различными способами:
- На сайте налоговой. Необходимо найти карточку регистрации оператора фискальных данных. В ее нижней части будет написано время ее формирования, от которого нужно отсчитать 36 или 15 месяцев.
- В личном кабинете ОФД. Следует открыть «Отчет о регистрации». В нем будет информация о дате формирования документа, она и является датой начала работы ФН. Когда до конца срока действия останется меньше 30 дней, пользователю кассового аппарата придет автоматическое уведомление.
- В личном кабинете ККТ. Информацию об окончании ФН можно увидеть в разделе «кассы».
- В отчете кассы. Кассовый аппарат в отчете о закрытии смены может содержать информацию о заполнении памяти устройства и содержать строки «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена».
- Через уведомление. Специалисты, обслуживающие облачную кассу в дата-центре, как правило заранее сообщают клиентам об истечении срока действия накопителя.
Как выбрать ФН
Фискальные накопители различаются по сроку действия: на 15 и 36 месяцев.
Чтобы верно выбрать накопитель, нужно знать систему налогообложения и вид деятельности.
ФН на 36 месяцев подойдет организациям и ИП, которые применяют упрощенную систему налогообложения (УСН), патент (ПСН) или единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН).
ФН на 15 месяцев нужен предпринимателям и юрлицам, если они осуществляют продажу подакцизных товаров, являются платежными агентами, или занимаются сезонным бизнесом.
Сформировать отчет о закрытии ФН
Правильный порядок замены фискального накопителя невозможен без формирования отчета о закрытии старого ФН. Он понадобится при проведении перерегистрации ККТ.
Для формирования отчета следует:
- Закрыть текущую смену на кассе и сформировать об этом отчет. Необходимо проверить, все ли данные о расчетах были переданы в налоговую.
- Зайти в настройки ККТ и сформировать отчет о закрытии ФН. Для этого понадобится доступ в Интернет. Сформированный документ нужно сохранить для дальнейшей перерегистрации кассы в связи с заменой ФН.
Замена ФН на облачной кассе
Облачная касса — цифровой аналог стационарной ККТ, который находится в дата-центре под круглосуточным присмотром технических специалистов.
ИП, арендующему облачную кассу, не нужно беспокоиться о сроках окончания действия накопителя: специалисты своевременно уведомят о необходимости его замены и сами осуществят установку в корпус ККТ нового накопителя.
Например, эксперты Бизнес.Ру самостоятельно производят замену фискального накопителя, без участия ИП, а также удаленно проводят перерегистрацию кассы в налоговой.
Сформировать отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)»
Данный отчет формируется на ККТ. Информация из него необходима при дальнейшей перерегистрации кассы в ФНС.
Инструкция и процедура формирования отчета может отличаться у разных производителей кассовой техники.
Как перерегистрировать кассу
Перерегистрация ККТ в связи с заменой ФН начинается с подачи заявления в налоговую.
Подать его можно различными способами:
- удаленно, через личный кабинет ИП на сайте ФНС;
- через оператора фискальных данных;
- путем подачи документа лично в любом территориальном налоговом органе.
В ФНС подается заявление о перерегистрации ККТ, в качестве причины которой указывается замена фискального накопителя.
Вместе с заявлением о перерегистрации необходимо также представить отчет о закрытии фискального накопителя и отчет об изменении параметров регистрации ККТ.
Что делать со старым ФН
Хранить, т.к. фискальный накопитель после выработки ресурса нельзя утилизировать следующие 5 лет для налоговой отчетности и при возможных проверках в будущем.
Согласно п. 5 ч. 2 ст. 5 закона 54-ФЗ пользователи обязаны обеспечивать сохранность фискальных накопителей в течение пяти лет с даты окончания их использования в составе контрольно-кассовой техники.
Важно! Хранить накопитель следует в защищенном месте, к которому посторонние лица не имеют доступа.
Вывод
Своевременная замена ФН и перерегистрация ККТ — важная процедура, несоблюдение которой может привести к блокировке кассы и получению административных штрафов.
Чтобы этого избежать, необходимо отслеживать срок действия накопителя и четко выполнить весь алгоритм действий при его замене на новый.
