За 1 год мы полностью изменили систему адаптации.
Сегодня расскажу про 1 день нового сотрудника
Как это было?
После принятия оффера, HR направлял письмо с перечислением документов, которые необходимо принести в первый день и упоминал про наш дресс-код.
Первый день:
- Дарим сотруднику велком бокс, знакомим с коллегами, показываем рабочее место, показываем что и где он может найти на пк и даем большую папку с бумажными ЛНА.
Пока сотрудник знакомится с ЛНА под роспись и начинает ковыряться в рабочих документах/папках, HR сканирует его документы и трудоустраивает (внесение инфы в 1С, excel-структуру, памятку с др и тд.).Это отнимало часа 2.
После дает на подпись договор и соглашения. - HR начинает заполнять велком (страничка с информацией о новеньком - кто, от куда, образование, хобби, достижения и тп, созданная в Power Point).
Обычно мы рассчитывали на то, что сотрудник сам заполнит эту страничку по шаблону, но это отнимало кучу времени и часть инфы сотрудники не заполняли + всегда была проблема с фото (его либо не было, либо не подходящее, либо сейчас фоткаться не хочу...).
И HR всегда "допытывал" новенького с этим велкомом и по итогу большую часть заполнял сам с его слов. - HR делал рассылку велкома на всех через почту. А иногда там оказывались ошибки, ведь человеческий фактор никто не отменял и некоторые "душненькие" сотрудники всегда об этом писали ))
4. И вот уже прошла половина дня....
5. HR в переговорке рассказывает сотруднику очень подробно про внутренности компании, показывает презентацию и мини фильм.
Встреча занимает около часа.
6. Наконец-то HR передает сотрудника в руки наставнику и до конца дня (пару часов) они работают вместе, точнее наставник рассказывает, где найти инфу для самообучения (у нас была не самая приятная платформа и выглядела как википедия).
А при все этом HRа постоянно дергают в течение дня по другим вопросам, да и у него самого куча задач.
По итогу выход сотрудника отнимал целый день.
Что сейчас?
- В оффере прописаны все условия и документы, которые необходимы в первый день.
- За пару дней до выхода HR по мессенджеру направляет новенькому файл (картинку) с напоминанием о выходе (время, адрес, дресс-код, наличие кухни, раздевалок, необходимых документов и то, что в первый день необходима его фотография и инфа о хобби, достижениях).
- Первый день:
- HR проводит знакомство в офисе и показывает рабочее место и дарит велком бокс.
- В почте сотрудника ждет первое автоматическое приветственное письмо с корпоративного портала с просьбой зарегистрироваться в нем.
- Новичку автоматически назначается Курс по адаптации, где подробно расписано, что он должен сделать в первый день и он не может перейти на следующий уровень, пока не закончит предыдущий: - подписать соглашения (он их находит на портале) - ознакомиться с ЛНА (теперь они в эл виде) - заполнить профиль на портале (вот для чего нужна фотка, хобби и достижения) - изучить презентацию о компании - посмотреть фильм - пройти опрос по курсу.
И это все на портале!
Сотрудник в среднем тратит один час на курс.
В это время HR занимается трудоустройством, которое тоже отнимает примерно один час) ведь теперь у нас есть КЭДО.
Больше всего времени отнимает занесение инфы в 1С, пока упростить и ускорить этот процесс не удалось.
После HR публикует новость на портале о выходе нового сотрудника с ссылкой на его профиль (5 минут) и все!
С сотрудником начинает работать наставник и у него уже есть назначенные курсы для прохождения обучения на том же портале!
Теперь вместо 5 часов HR тратит 1,5 часа на адаптацию в первый день!
В течение года мы постоянно совершенствовали систему адаптации и нам удалось добиться того, что у новичка не возникает никаких вопросов в процессе и он остается максимально вовлечен и доволен (статистика опросов).
В любом случае полностью освободить HR от траты времени на адаптацию не получится, да и не нужно это.
Ведь живое общение ничего не заменит :)
#автоматизация #адаптация #сотрудники #HR