Контроль кассового разрыва

В статье я расскажу как управлять кассовым разрывом и какие инструменты и действия для этого нужны.

Пример модели для контроля кассового разрыва

Кассовый разрыв - это временная нехватка денег на обязательные расходы.

Чаще всего данная ситуация сопровождается суетой, нервозностью и множеством одноразовых задач и все это приводит к отвелечению от основной операционной деятельности, падению авторитета компании в глазах работников, партнеров и контрагентов.

Кассовый разрыв может возникать и в прибыльных компаниях, так как он в большей степени зависит не от уровня прибыльности компании, а от наличия управления этой областью.

Кассовый разрыв возникает в следующих ситуациях:

- расходы возникают раньше, чем доходы (налоги, аренда, кредит, ЗП)

- неожиданно сделали закупку, а в итоге денег не хватило

- продавцы согласовали оплату для клиента позже графика

В общем, кассовый разрыв возникает в результате несогласованности действий между ответственными за доход и ответсвенными за расход. Порой даже если один человек занимается этими функциями далеко не всегда он сопоставляет периодичность получения дохода с периодичностью расходов.

Есть три составляющие процесса контроля за кассовыми разрывами:

1. Ответственный

2. Инструменты контроля

3. Деятельность в области управления этим процессом

Ответственный за контроль кассового разрыва

Чтобы какая то область начала функционировать нужно назначить ответственного и прописать это в его должностной инструкции и внести в его рабочий календарь регулярную задачу. В качестве ответственного может быть финансовый директор, начальник отдела планирования или казначейства или просто помощник ответственный за финансы.

Инструменты контроля кассового разрыва

Основным инструментом для контроля кассового разрыва является отчетность в гугл таблицах или excel

• график поступления платежей от клиентов. Если клиентов много то нужно сделать анализ по дням неделям или числам, чтобы определить в какие дни приходят суммы выше среднего, а в какие ниже среднего. Если же платежей мало, то нужно вписать конкретные суммы платежей в прогнозируемом периоде.

График поступлений от клиентов может быть выглядеть как на этой картинке

• платежный календарь, в котором должны быть отражены по дням крупные суммы платежей (такие как налоги, ЗП, оплата сырья) и более мелкие.

Картинка

Платежный календарь составляется по основным крупным платежам

При составлении данных отчетов я всегда руководствуюсь принципом, чтобы уровень точности данных не был во вред их оперативности, так как в данном случае погрешность в 5-10% не так важна, по сравнению с тем что порой нужно принять решение о крупном платеже или отсрочке платежа от клиента практически в считанные минуты.

• обязательным также является прогноз остатка денежных средств на счетах - как результирующий отчет, позволяющий увидеть нужно ли что то предпринимать, чтобы кассового разрыва не возникло. Данный отчет лучше всего сопровождать графиком.

Вариант 1 когда прогноз остатка Денежных средств ниже нуля, т.е. нужно предпринимать действия.

Вариант 2 когда прогноз остатка денежных средств не опускается ниже нуля и значит кассовый разрыв не предвидится.

Прогноз остатка денежных средств на счетах копании рассчитывается по дням по формуле:

Прогнозный остаток на конец дня = Остаток на конец предыдущего дня + Прогнозный доход за день - Прогнозный расход за день

Управление кассовым разрывом

Переходим к процессу управления кассовым разрывом.

После сбора данных и составления необходимых таблиц, нужно чтобы ответственное лицо проанализировал результаты и определил по графику есть ли в обозримом будущем в горизонте планирования кассовый разрыв.

Если его нет, то продолжил вести таблицы, обновлять график платежей от клиентов и платежный календарь. И на еженедельной основе проверять нет ли риска с учетом обновления данных.

Если же по графику видно что кассовый расход планируется, то можно предпринять следующие меры:

• выявить какой именно крупный платеж привел к возникновению кассового разрыва и постараться его отсрочить или разбить на несколько частей, путем переговоров с контрагентом.
• переговорить с клиентами и скорректировать график платежей постоянных клиентов или попросить предоплату. Иногда можно инициировать в отделе продаж игру за максимальную сумму продаж к определенной дате (это уже целое искусство), но главное объяснить ответственным за продажи, что получение дохода именно это этой даты крайне важно.

Также возникают ситуации когда когда крупный клиент просит дать отсрочку платежа и нужно быстро определить, какую отсрочку мы можем дать, в таком случае ответственный за контроль кассового разрыва должен подставить новый план по доходу в модель контроля кассового разрыва и посмотреть на какую сумму и на какой срок компания может дать отсрочку платежа, чтобы не возникло кассового разрыва.

Горизонт планирования

Горизонт планирования выбирается индивидуально. В какой то компании это может быть неделя, а в какой то 6 месяцев. Я бы рекомендовал делать прогноз на месяц вперед, так как цикл всех платежей как правило повторяется из месяца в месяц с одинаковыми датами. Это упрощает планирование. А также, за месяц можно успеть сделать множество мероприятий от проведения переговоров с контрагентами до получения кредита или инвестиций.

Заключение

Применяя данные методы можно избежать возникновения кассового разрыва и ваша деятельность будет стабильной, а компания устойчивой.

Шаблон файла по контролю кассового разрыва можете посмотреть здесь.