Переход на электронный документооборот существенно упростил бизнес-процессы многих компаний. Сегодня необязательно распечатывать бумажные договоры, подписывать их вручную, доставлять экземпляры контрагентам и ждать их возврата. Все это можно сделать за несколько секунд в электронном виде – например, используя облачную электронную подпись (ЭП).
Так что такое облачная неквалифицированная электронная подпись? Это ЭП, закрытый ключ которой хранится на защищенном облачном сервере. Доступ к нему владелец может получить с любого устройства, подключенного к интернету. Как в сервисе Сайн.Клик от Sign.Me, в котором отправить и подписать документы можно со смартфона, планшета или компьютера, главное – зайти в свой личный кабинет. Чтобы стало понятнее, расскажем, где еще может храниться закрытый ключ. Помимо облачного, есть еще несколько видов хранилищ:
– Токен, представляющий собой устройство (USB, Bluetooth, NFC) или смарт-карту с чипом. Такой формат еще используется, но он не совсем удобный: чтобы подписать документ при помощи токена, нужно иметь доступ к компьютеру и установить специальное программное обеспечение. Кроме того, подобные носители легко потерять, и к ним могут получить доступ третьи лица.
– Мобильное приложение, например, как сервис Сайн.Квал или Сайн.Смарт от компании Sign.Me. Так ЭП всегда будет под рукой, и подписать важный документ получится из дома, в отпуске, в поездке.
– Реестр Windows, но это достаточно небезопасный и не очень удобный способ хранения.
В чем преимущества облачной НЭП?
- Закон разрешает использовать этот инструмент. 63-ФЗ «Об электронной подписи» позволяет выпускать НЭП с хранением на облачном сервере.
- Удобство использования. С облачной ЭП вы можете подписывать документы, находясь где угодно. Доступ к облачному хранилищу можно получить с компьютера, ноутбука, планшета или мобильного телефона. Находиться в офисе или носить с собой токен не нужно, весь процесс подписания осуществляется в браузере.
- Никаких потерь и поломок. Физического носителя нет, а значит риски забыть, потерять или сломать токен сведены к нулю.
- Высокая степень защиты. Уровень надежности облачной ЭП ничем не отличается от обычной усиленной электронной подписи на внешнем носителе. НЭП создается с применением средств криптографической защиты информации, которые невозможно взломать. Важно соблюдать технику безопасности и не передавать свои логины и пароли третьим лицам. Физический носитель электронной подписи можно потерять, а с облачным хранилищем это сделать невозможно.
- Стоимость выпуска ниже, чем для НЭП с физическим носителем. Оформление облачной ЭП обходится дешевле, так как нет необходимости в приобретении физического токена. А еще не нужно настраивать рабочее место, приобретать и устанавливать специальное ПО.
- Скорость оформления ЭП. Выпуск облачной НЭП происходит быстрее, чем выпуск неквалифицированной электронной подписи с физическим носителем.
Как создать новую облачную неквалифицированную электронную подпись
Максимально просто: для этого вам необходимо обратиться в сервис электронного документооборота, предоставляющий такую возможность. Для выпуска облачной НЭП в каждом сервисе могут быть свои условия, но обычно ее можно выпустить онлайн, не вставая с рабочего кресла – достаточно предоставить данные документов и оплатить нужный тариф.
Для чего можно применять НЭП?
НЭП удобно использовать компаниям для документооборота с физлицами – клиентами, сотрудниками, контрагентами. Она подходит для подписания:
- договоров оказания услуг, бронирования, аренды или аванса;
- кадровых документов;
- актов приема-передачи;
- технических и многих других документов компании.
Чтобы придать документам с НЭП юридическую силу, участникам документооборота необходимо заключить соглашение о признании неквалифицированной электронной подписи равнозначной собственноручной. В некоторых сервисах подписывать дополнительные соглашения не нужно – пункт о признании НЭП содержится в пользовательском соглашении.
Подведем итог
Облачной НЭП можно пользоваться с любого устройства – главное, иметь доступ в интернет. При этом подпись создается при помощи средств криптографической защиты информации, ее невозможно взломать или подделать.