О компании и задачах
В любой компании, включая ОДО «Виталюр», существует определённый набор нормативных и регламентирующих документов, актуальных для этой организации и отрасли. Эти документы создаются, утверждаются, согласовываются, а затем доводятся до сведения сотрудников, при необходимости корректируются и дополняются. Сотрудникам необходимо ознакомиться с содержанием документов, чтобы учитывать их ключевые положения в своей работе. Руководители отделов, в свою очередь, следят за тем, чтобы все подчинённые изучили необходимые документы.
Количество документов, обязательных для ознакомления, может варьироваться в зависимости от названия отдела. Например, для сотрудников юридического отдела важны одни документы, для специалистов отдела продаж — другие. Если в компанию приходит новый сотрудник, ему необходимо ознакомиться со всеми документами, относящимися к его отделу.
Для оптимизации процесса работы с документами и обеспечения максимальной оперативности целесообразно внедрить систему электронного документооборота. Она предполагает хранение всех необходимых документов в цифровом формате, предоставление доступа к файлам сотрудникам (всем или определённой группе) и контроль над процессом ознакомления.
Задачи, которые требовалось выполнить для интеграции модуля в компании
- Оцифровка внутренних документов ОДО «Виталюр» и обеспечение их безопасного хранения.
- Внедрение процесса работы с электронными документами (создание, согласование и ознакомление) в системе Битрикс24.
В «Виталюре» много документов, и для каждого из них установлены свои правила и требования для всех отделов. Поэтому необходимо было предоставить доступ определённым специалистам к каждому документу, распределить файлы по категориям и отделам. У каждого документа есть свой срок действия, поэтому важно настроить уведомления для авторов (начальников юридического, производственного отделов, бухгалтеров и других) о том, что срок действия истекает.
Как была организована работа по итогу
На практике работа с электронными документами в ОДО «Виталюр» осуществляется следующим образом:
- Автор создаёт документ в Битрикс24, указывая дату создания, отделы, к которым относится документ, и данные сотрудников, имеющих доступ к файлу. Также указывается срок действия документа.
- После запуска процесса согласования документ отправляется руководителям отделов. Если требуется внести правки, согласующий сотрудник отклоняет согласование и указывает необходимые изменения. После корректировки файл снова проходит согласование. Когда все сотрудники поставят свои резолюции, их фамилии и даты согласования появятся автоматически, и документ считается согласованным.
- Документ передаётся в отдел документооборота (канцелярию), где проверяется соответствие нормам делопроизводства и наличие ошибок. После исправления документ распечатывается и подписывается руководством. Затем документ считается принятым.
- Документ сканируется и загружается в формате PDF в систему Битрикс24. С этого момента все сотрудники, имеющие доступ к файлу, могут читать и использовать документ в работе.
- Сотрудники, которые должны ознакомиться с документом, выполняют задачу. Например, при принятии нового документа, касающегося отдела продаж, соответствующая задача появляется у всех специалистов этого отдела. После изучения файла каждый сотрудник ставит отметку в Битрикс24. Таким образом, если в компанию приходит новый сотрудник, он должен ознакомиться со всеми документами, касающимися его отдела, что также фиксируется в формате задачи.
Руководители отделов могут просматривать отчёты о том, какие сотрудники ознакомились и не ознакомились с документом. Эти отчёты генерируются системой и отправляются на электронную почту руководителей.
При внесении изменений формируется цепочка файлов, включающая предыдущую версию, действующий вариант и связанные документы (например, приложения).
Итог
Создание модуля электронного документооборота в Битрикс24 для компании «Виталюр» привело к следующим результатам:
- Оптимизация процессов создания, согласования, утверждения и ознакомления с нормативными документами компании.
- Повышение прозрачности документооборота и усиление контроля со стороны руководства над этим направлением деятельности.
- Автоматизация работы с нормативными документами, позволяющая сэкономить ресурсы сотрудников.