Главная ошибка фоллоу-апа — его отсутствие. Фоллоу-ап — это сообщение, которое отправляется после встречи, знакомства или телефонного звонка. В таком сообщении закрепляются договоренности или фиксируются намерения о сотрудничестве. Рассмотрим, почему фоллоу-ап важен и как его правильно использовать, чтобы не упустить ценные деловые связи и важные контакты в целом.
Почему фоллоу-ап важен?
Фоллоу-ап помогает в следующих пунктах:
- Закрепить договоренности;
- Поддержать контакт и продемонстрировать заинтересованность;
- Напомнить о себе и своих предложениях.
Например, после конференции вы встретили потенциального партнера и договорились обсудить возможное сотрудничество. Отправив фоллоу-ап, вы закрепите достигнутые договоренности и напомните о себе, что увеличит шансы на успешное сотрудничество.
Главные правила фоллоу-апа
1. Используйте рабочие каналы связи, а не личные, если иное вам не сказал ваш новый знакомый. Отправляйте сообщения на рабочую почту или через профессиональные мессенджеры, такие как Telegram. Это покажет вашу серьезность и профессионализм. Избегайте личных страниц в социальных сетях, таких как ВКонтакте.
2. Отправляйте фоллоу-ап в течение 1-2 дней. Быстрая реакция демонстрирует вашу заинтересованность и серьезность намерений. Не затягивайте с отправкой, чтобы информация о встрече была свежа в памяти вашего собеседника.
3. Представьтесь и напомните о встрече. Начинайте сообщение с представления и напоминания о том, где и как вы познакомились. Это поможет собеседнику вспомнить вас и контекст общения.
Смоделируем начало фоллоу-апа:
Здравствуйте, Анна!
Мы встретились на конференции XYZ в прошлую среду. Меня зовут Иван Петров, и мы обсуждали возможное сотрудничество по проекту ABC.
4. Отправьте обещанные материалы. Если вы обещали отправить каталог, примеры кейсов или полезную статью, обязательно выполните это обещание. Это покажет вашу надежность и организованность, что в будущем обязательно запомнится.
5. Зафиксируйте договоренности. Если на встрече были достигнуты конкретные договоренности, зафиксируйте их в фоллоу-апе. Укажите даты, сроки, обязательства и распределение задач.
Например:
На нашей встрече мы договорились о проведении вебинара 15 августа. Я беру на себя подготовку презентации, а вы были бы готовы взяться за организацию технической стороны, как Вы упоминали ранее?
6. Предложите несколько вариантов взаимодействия: пригласите на встречу, предложите созвониться, позовите на мероприятие. Важно поддерживать контакт, даже если еще не были достигнуты какие-то конкретные договоренности.
Пример:
Буду рад обсудить детали нашего сотрудничества на следующей неделе. Могу предложить созвониться во вторник или четверг. Какой день вам удобен?
Диалог с другом
– Я написал ему неделю назад, но все еще не получил ответа. Это так расстраивает.
– Почему бы не отправить фоллоу-ап?
– Не хочу показаться назойливым…
Страх быть назойливым понятен, особенно если вы хотите получить работу, встретиться или заключить сделку. Но правда в том, что многие люди получают сотни писем в день, и ваше сообщение может просто затеряться. Отсутствие ответа не всегда означает, что вас игнорируют — возможно, у человека просто нет времени.
Советы по эффективному фоллоу-апу
1. Не расстраивайтесь, если вам не ответили сразу. Избегайте негативных формулировок, таких как «Вы не ответили» или «Вы проигнорировали мое письмо». Поддерживайте дружелюбный и понимающий тон.
2. Отправка фоллоу-апа каждый день может показаться навязчивой. Оптимально отправлять сообщение раз в неделю. Если ответа нет, постепенно увеличивайте интервал до двух недель. Однако есть вероятность, что с Вами не хотят продолжать общение и показывают это таким образом. В таком случае важно вовремя уловить этот сигнал и прекратить любые действия.
3. Если вы несколько раз отправили фоллоу-ап и не получили ответа, спросите, стоит ли вам прекратить попытки. Это покажет ваше уважение к чужому времени.
Например:
Понимаю, что вы очень заняты. Если вам неинтересно продолжение общения, просто дайте знать, чтобы я не занимал ваше время.
4. Иногда стоит добавить немного креативности в ваше сообщение. Например, если вы знаете, что собеседник любит пиццу, упомяните это в фоллоу-апе. Это сделает ваше сообщение запоминающимся. Однако в деловом фоллоу-апе всё же стоит действовать с осторожностью и тщательно анализировать контекст. Уместно ли это будет?
Я заметил, что вы упоминали в блоге любовь к пицце. Если будете в нашем районе, рекомендую попробовать пиццу в ресторане «Маргарита» — она просто потрясающая!
5. Если стандартные сообщения не работают, попробуйте изменить подход: отправляйте сообщения в разное время дня или используйте разные каналы связи.
Фоллоу-ап — это не только способ закрепить договоренности, но и возможность построить долгосрочные деловые отношения. правильно составленный фоллоу-ап покажет вашу серьезность и организованность, увеличив шансы на успешное сотрудничество. Главное — не упустить контакт и не бояться быть «приятно настойчивым».