В малом и среднем бизнесе существенную долю расходов составляет аренда недвижимости (офисов, складов, торговых, производственных помещений). Расскажем о некоторых способах минимизировать расходы бизнеса на аренду. Они помогут вам снизить величину затрат в целом и улучшить финансовый результат деятельности компании.
Самые распространенные способы уменьшения затрат компании на арендную плату:
1. Аренда более дешевой площади.
2. Аренда оптимального по площади помещения для хранения товаров. Для того чтобы определить, не снимает ли организация помещение большее, чем нужно для хранения продукции, нужен несложный расчет.
3. Отказ от аренды складских помещений за счет использования метода поставок «точно в срок».
4. Своевременное выявление и реализация товаров по сниженной стоимости, продолжение хранения которых на складе экономически нецелесообразно.
5. Размещение значительной части персонала в open space.
Рассмотрим каждый из этих способов экономии подробнее.
Способ 1. Аренда более дешевой площади
Прежде чем принимать решение об аренде более дешевой площади, тщательно просчитайте все затраты — переезд потребует дополнительных расходов, при этом компания может даже потерять часть выручки.
Пример 1
Организация решила переместить свое производство из центра города, где высокие ставки арендной платы, на его окраину, где стоимость аренды 1 кв. м площади невысока. Предполагается, что на арендной плате организация за год сэкономит около 4 млн руб.
Но значительной части персонала будет неудобно ездить на новое место работы, некоторые работники могут уволиться. Чтобы число уволившихся сотрудников было минимальным, руководство организации решило приобрести несколько автобусов и нанять водителей, которые будут привозить сотрудников на работу и увозить их после окончания каждой смены.
Но, как показали результаты предварительного письменного опроса среди сотрудников, который проводили для того, чтобы выяснить, какой процент работников согласится трудиться на новых условиях, 50 % персонала организации все же уволится и не будет работать на новом месте работы.
Это приведет:
• к затратам в размере 500 000 руб. на поиск нового персонала;
• к простоям производства продолжительностью до двух месяцев (это время уйдет на поиск нового персонала). Неполученная выручка за это время составит 13,5 млн руб. (в эту сумму не включен НДС).
Кроме того, необходимо будет:
• оплатить двухмесячный простой рабочим, которые согласятся работать на предприятии после переезда;
• выплатить двухнедельное выходное пособие работникам, которые откажутся от работы в новых условиях;
• приобрести автобусы;
• ежемесячно выплачивать заработную плату водителям этих автобусов и платить с их зарплаты страховые взносы в бюджет.
В данном случае очевидно, что перемещение производства на окраину города приведет к убыткам (во всяком случае, в первое время), ведь сумма экономии от переезда меньше, чем сумма дополнительных затрат на него.
Возможна ситуация, когда расходы в связи с перемещением предприятия на окраину города, наоборот, для компании будут меньше — например, если удастся избежать простоя или затраты, понесенные единовременно (на покупку автобуса, поиск нового персонала, оплату простоя), быстро окупятся во второй год работы на новом месте, так как сумма экономии на арендной плате будет более существенной.
Пример 2
Склад крупнооптовой организации находится в центре города. Цена за аренду 1 кв. м складского помещения — 500 руб. в месяц.
Продукцию со склада покупатели — владельцы розничных магазинов забирают самостоятельно. За городом складские помещения можно снимать в 5 раз дешевле. Однако в таком случае части покупателей будет неудобно забирать товар со склада продавца самостоятельно и продавцу придется взять на себя обязательства по доставке товара для них без дополнительной оплаты этой услуги клиентами.
На покупку автотранспорта уйдет 500 000 руб. Бензин, зарплата водителя, который будет самостоятельно доставлять товар розничным продавцам, и страховые взносы с нее составят 1,5 млн руб. за год.
Предположим, что обе компании-арендодатели (и та, которая сдает в аренду помещение, которое находится в городе, и та, которая сдает в аренду помещение, которое находится за городом) применяют УСН.
Площадь склада, необходимая организации для хранения ее товаров, — 1000 кв. м.
Если компания будет арендовать склад в городе, то за год арендная плата за склад составит:
1000 кв. м × 500 руб. × 12 мес. = 6 млн руб.
Если склад будет размещен за городом, арендная плата составит:
1000 кв. м × 100 руб. × 12 мес. = 1,2 млн руб.
Экономия продавца от перемещения склада за город составит:
6 000 000 руб. – 1 200 000 руб. – (1 500 000 руб. + 500 000 руб.) = 2 800 000 руб. за первый год.
Способ 2. Аренда оптимального по площади помещения для хранения товаров
Иногда организация арендует лишние площади для хранения товаров и, соответственно, больше платит за аренду помещения. Как рассчитать оптимальную площадь склада?
Площадь складского помещения делится:
• на полезную, где хранится товар;
• вспомогательную (лестницы, проходы, бытовые помещения и пр.).
Чтобы рассчитать оптимальную полезную площадь, сначала необходимо выяснить, какое количество запасов и в течение какого времени компания планирует хранить на складе, затем определить, к какой категории относятся хранимые товары (тяжелые или легкие, но объемные).
Если организация продает, например, настольные лампы, которые хранятся в коробках, эта категория товаров будет считаться легкой, но объемной; если оптовая компания продает крупу, то ящики с крупой будут относится к тяжелым товарам.
Полезная площадь хранения тяжелых товаров рассчитывается по формуле
Пп = Рт / Нд,
где Пп — полезная площадь склада;
Рт — максимальный размер товаров;
Нд — допустимая нагрузка на 1 кв. м полезной площади склада.
Для расчета полезной площади хранения легких, но объемных товаров нужно найти оптимальное число ячеек, необходимых для хранения товаров, а затем — оптимальное число стеллажей.
Оптимальное число ячеек рассчитывается по формуле
Чя = Рз / Оя × Ув × Кз,
где Чя — оптимальное число ячеек, нужное для хранения товаров/материалов;
Рз — максимальный размер запасов, подлежащих хранению, т;
Оя — объем ячейки стеллажа, м²;
Ув — удельный вес хранимого материала, т/м³;
Кз — коэффициент заполнения объема ячейки (отношение объема запаса к объему ячейки).
Оптимальное число стеллажей рассчитывается по формуле
Чс = Чя / Чя/с,
где Чс — число стеллажей;
Чя/с — число ячеек в одном стеллаже.
Теперь, зная оптимальное число ячеек и оптимальное число стеллажей, мы можем найти полезную площадь склада для хранения легких, но объемных товаров:
Пп = Пс × Чс,
где Пс — площадь, занимаемая одним стеллажом, м².
Если по результатам расчетов станет очевидно, что организация арендует много лишней площади, стоит задуматься о поиске склада меньшей площади для аренды.
Способ 3. Отказ от аренды складских помещений за счет использования метода поставок «точно в срок»
Метод поставок «точно в срок» подразумевает, что в тот момент, когда покупатель обращается с заявкой к розничному продавцу о продаже ему товара, тот закупает его у оптового продавца.
Пример 3
Организация продает товары для строительства и ремонта, при этом лишь незначительная их часть размещена в торговом зале. Склада у магазина нет. Если покупателю нужен товар, которого нет в точке продажи, продавец предлагает выбрать его по каталогу, сообщает покупателю, когда товар поступит, и после этого организация закупает его у оптовой компании.
Если покупателю, например, нужно 7 банок краски, а оптовая компания продает не меньше десяти, 3 из них компания-продавец оставит у себя в торговом зале.
Этот способ экономии можно использовать только в том случае, если специфика деятельности организации это позволяет и покупатели согласны ждать поставки товара в течение нескольких дней.
Способ 4. Своевременное выявление и реализация товаров по сниженной стоимости, продолжение хранения которых на складе экономически нецелесообразно
Иногда вещи продают по цене значительно ниже, чем их рыночная стоимость, чтобы освободить нерационально используемую часть площади склада.
Пример 4
Предприниматель закупил 100 пар обуви премиум-класса. Средняя рыночная цена каждой пары такой обуви — 70 000 руб.
Часть пар состоятельные клиенты, отслеживающие появление новых коллекций, раскупили сразу. На следующий год коллекция уже неактуальна. Продавец немного снизил цену на обувь, но это не помогло ему увеличить спрос — состоятельные клиенты не хотят покупать старую коллекцию, а средний класс предпочтет купить качественную обувь, но в 2–4 раза дешевле.
Если продавец значительно не снизит цену на такую обувь хотя бы на третий-четвертый год, она принесет ему не прибыль, а убытки:
• во-первых, она хранится на складе много лет, в течение которых продавец исправно платит арендную плату за то место, где она находится, надеясь, что однажды кто-то оценит эксклюзивную модель по заслугам и его затраты окупятся;
• во-вторых, то же самое место на складе могли бы занимать другие, более актуальные модели, которые продавец смог оперативно реализовать и получить прибыль.
Крупные сетевые магазины обуви не делают таких ошибок. Они своевременно снижают цены на товары, если сезон покупок уже прошел, и значительно — на старые коллекции, так как давно рассчитали, во сколько обходится хранение лишней пары обуви на складе и какую прибыль они теряют, не снижая цены на залежалый товар.
Допустим, цена аренды метра склада составляет в данном регионе 400 руб. в месяц, 4800 руб. за год. На одном метре полезной площади удается хранить 10 пар обуви (на практике, в зависимости от того, о какой обуви идет речь, эта цифра может быть как меньше, так и больше).
Кроме полезной площади владелец бизнеса оплачивает и иную площадь склада. Допустим, соотношение полезной площади к иной площади склада составляет 1/2.
Фактически цена хранения одной пары обуви за год составит:
(4800 руб. + 4800 руб. / 2 (стоимость оплаты иной площади, необходимой для обслуживания полезной площади) / 10 пар = 720 руб. за год.
Кроме того, если бы эти теряющие актуальность модели не хранились на складе, там можно было бы разместить 10 других пар обуви, которые успешно были бы проданы за год и принесли бы прибыль компании.
Способ 5. Размещение значительной части персонала в open space
Чтобы сэкономить на аренде офисной площади, можно разместить сотрудников в оpen space. Иногда оpen space называют и офис, в котором подавляющее большинство сотрудников сидят в открытом большом зале, меньшинство (топ-менеджеры, бухгалтерия, юристы) занимает отдельные кабинеты и в котором есть несколько переговорных комнат.
В этом случае при том же количестве сотрудников организации понадобится меньшая арендуемая офисная площадь, чем если всех офисных работников компании разместят в кабинетах. Но в оpen space из-за высокого шума не стоит размещать сотрудников, чья работа требует высокой сосредоточенности, работающих с секретной информацией и т. п.
Также при организации офисного пространства можно использовать стратегию Hot-desking. (система «горячих столов»), когда у одного рабочего места может быть несколько владельцев. Иногда ее называют стратегией WPI (Workplace innovation) или NTO (Non-Territorial Office).
Резюме
Есть много способов оптимизировать затраты на арендную плату. Главное — правильно использовать их, с учетом нюансов работы и стратегии поведения на рынке организации, чтобы не получить результат, противоположный желаемому.
Ю. А. Хачатурян, генеральный директор компании Nika, risk plan
Статья опубликована в журнале "Справочник экономиста" (№ 10 за 2021 г.)