С 1 января 2024 года МРОТ был проиндексирован, что необходимо учитывать при расчете отпускных выплат. Также с 2024 года изменился порядок уплаты НДФЛ, в том числе и с выплат за отпуск. В этой статье мы расскажем о порядке и нюансах расчета отпускных в 2024 году.
Шаг 1. Определение расчетного периода
Расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник отправляется в отпуск.
Шаг 2. Подсчет выплат за расчетный период
Необходимо рассчитать выплаты, полученные сотрудником за расчетный период. Обычно это заработная плата за данный период.
Шаг 3. Вычисление среднего дневного заработка для оплаты отпуска
Формула расчета среднего дневного заработка зависит от того, полностью ли сотрудник отработал расчетный период. В любом случае используется показатель 29,3, который является среднемесячным числом календарных дней в году.
Расчетный период считается отработанным неполностью, если сотрудник был в командировке, болел, находился в ежегодном отпуске или отсутствовал по другим причинам.
Если сотрудник отработал весь расчетный период без исключаемых дней, используется следующая формула:
Среднедневной заработок за полностью отработанный расчетный период=Заработок за расчетный период / (12 месяцев×29,3)
Если были исключаемые периоды, например, болезни или командировки, такие дни и оплата за них не учитываются при расчете. Формула будет следующая:
Среднедневной заработок за неполностью отработанный расчетный период=Заработок за расчетный период/ (количество полностью отработанных месяцев*29,3+ Количество дней в неполностью отработанных месяцах)
Количество дней в неполностью отработанном месяце рассчитывается так:
Количество дней в неполностью отработанном месяце= (29,3/ количество календарных дней месяца) * Количество отработанных в месяце календарных дней.
Шаг 4. Сравнение среднего дневного заработка с минимальным
Полученный средний дневной заработок необходимо сравнить с минимальным. Для дальнейших расчетов берется большее значение. Минимальный среднедневной заработок рассчитывается следующим образом:
Минимальный среднедневной заработок= Федеральный МРОТ/29,3
Шаг 5. Расчет суммы отпускных
Сумма отпускных рассчитывается по формуле:
Отпускные=Среднедневной заработок×Количество дней отпуска
Шаг 6. Начисление отпускных и страховых взносов
Отпускные начисляются на основании приказа на отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала. Страховые взносы начисляются одновременно с отпускными или в конце месяца, когда они были начислены.
Шаг 7. Выплата отпускных и удержание НДФЛ
Выплата отпускных производится не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Например, если сотрудник уходит в отпуск в понедельник, отпускные должны быть перечислены в четверг предыдущей недели или раньше.
1С:ЗУП
Для оформления отпуска в программе 1С:ЗУП требуется несколько ключевых документов. Вот их список с назначением:
- Заявление на отпуск
Основной документ, инициирующий процесс оформления отпуска.
2. Приказ о предоставлении отпуска
Оформляется руководством и содержит все необходимые данные о периоде отпуска.
3. Табель учета рабочего времени
В нем отмечаются дни, когда сотрудник будет находиться в отпуске.
4. Расчетный листок
В нем указывается сумма отпускных, которую сотрудник получит перед началом отпуска.
5. Личная карточка сотрудника
Вносятся изменения, связанные с предоставлением отпуска.
Если сотрудник идет в отпуск согласно графику отпусков, работодатель должен уведомить его за две недели до начала отпуска.
Дополнительно следует учитывать нормы трудового законодательства, которые могут предусматривать дополнительные условия для оформления отпуска в программе 1С: ЗУП, в зависимости от особенностей работы или отрасли.
Настройка параметров учета отпусков в 1С ЗУП
Для автоматизации процесса учета отпусков сотрудников в 1С:ЗУП и его соответствия законодательству, необходимо выполнить следующие действия.
Актуализация справочников
Перед началом настройки убедитесь, что все справочники в программе актуальны.
Типы отпусков
В 1С предусмотрено создание различных типов отпусков: ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и другие. Для каждого типа отпуска необходимо задать соответствующие условия.
Учет времени вне работы
Программа позволяет учитывать время, которое сотрудники проводят вне работы, в разделах «Отпуск» и «Регистрация отпусков персонала». Это значительно упрощает процесс регистрации и учета отпусков.
Документ «Отпуск»
Для выполнения расчетных операций используется документ «Отпуск», который заполняется отдельно для каждого сотрудника. Если нужно урегулировать периоды отдыха для нескольких сотрудников одновременно, целесообразно применять документ «Отпуска сотрудников». Он также позволяет создать приказ по образцу Т-6а. Однако для точного расчета и фиксации отпускных средств требуется заполнение отдельного документа «Отпуск» для каждого сотрудника.
Пошаговая инструкция оформления отпуска
- Сформировать справку об остатке дней отпуска.
- Рассчитать средний заработок для начисления отпускных.
- Провести расчет отпускных.
- Зарегистрировать план отпусков в системе.
- Начислить компенсацию за неиспользованный отпуск.
Дополнительные отпуска
В случае предоставления работникам дополнительных выходных или отгулов наряду с основным периодом отдыха, следует вносить эти сведения в раздел «Дополнительные отпуска». Там же предусмотрена возможность составления распоряжения об отпуске с использованием утвержденной формы Т-6.
Корректировка отпускных дней
Когда требуется скорректировать продолжительность отпускных дней или изменить условия их предоставления для отдельного сотрудника, следует обратиться к документу «Остатки отпусков». Этот документ позволяет вносить корректировки в уже определенные нормы отпускных прав. Если отпуск был посчитан неправильно или сотрудник внес изменения в период уже рассчитанных отпускных, необходимо использовать документ-исправление.
Отчет «Плановые и фактические отпуска», доступный в разделе Кадры — Кадровые отчеты — Плановые и фактические отпуска, предоставляет возможность анализа запланированных и использованных отпусков сотрудников за определенный период. В отчете отображаются периоды отдыха согласно графику и фактически взятые дни отпуска.
В параметрах отчета можно настроить отображение только предстоящих или уже прошедших отпусков, а также применить фильтры по должностям, конкретным сотрудникам, отделам и категориям отпусков.
Если отпуск был прерван из-за больничного, в отчете будет показан весь запланированный период отдыха с учетом уменьшенного количества отпускных дней.
Если дни отпуска приходятся на нерабочие праздничные дни, система учитывает это и продлевает отпуск.