Задачи
При увольнении сотрудник должен подписать обходной лист, что является стандартной практикой во многих компаниях, включая «Виталюр». Этот документ позволяет руководителям структурных подразделений зафиксировать отсутствие материальных претензий к уходящему работнику. Однако в компании «Виталюр» возникали сложности: ежемесячно наниматель увольнял около 200 сотрудников, и каждый из них должен был подписать такое же количество обходных листов, что занимало много времени и для руководителей, и для самих увольняющихся. Также бывали случаи потери обходных листов, и их приходилось оформлять заново. Сотруднику, который увольнялся, приходилось обращаться во все структурные подразделения, иногда запрашивая информацию в отделе кадров или бухгалтерии.
Предложенное решение
Для оптимизации и автоматизации процесса согласования обходных листов было предложено разработать и внедрить электронный обходной лист путём интеграции системы Битрикс24 с системой 1С:Бухгалтерия. Основная цель разработки модуля для бизнес-процесса «Утверждение обходного листа при увольнении работника» заключалась в упрощении процедуры выдачи и оформления данного документа. Предполагалось, что этот бизнес-процесс будет запускаться автоматически для каждого сотрудника из списка на основе сформированного приказа и выгрузки списка в формате XML-файла из 1С:Бухгалтерии после его создания сотрудником отдела кадров.
Что реализовали
Когда сотрудник увольняется, отдел кадров составляет приказ и список, в котором указаны ФИО, должность, структурное подразделение и дата увольнения. Затем 1С:Бухгалтерия сохраняет эти данные и выгружает файл со списком в Битрикс24.
Через 60 минут после формирования файла система Bitrix запускает бизнес-процесс, который проходит следующие этапы:
- Система определяет тип обходного листа в зависимости от должности сотрудника, покидающего компанию.
- Платформа Bitrix24 создаёт список сотрудников, которые должны подписать обходной лист, и добавляет их данные в бизнес-процесс.
- Бизнес-процессу присваивается имя, соответствующее фамилии увольняющегося сотрудника.
- Система отправляет уведомления сотрудникам из списка, которые должны согласовать обходной лист.
- Каждый сотрудник из списка проверяет наличие задолженностей у увольняющегося коллеги. Если таковые имеются, сотрудник указывает это в комментарии бизнес-процесса и ожидает погашения задолженности. Если задолженностей нет, сотрудник просто согласовывает обходной лист.
- Система проверяет, все ли сотрудники из списка согласовали обходной лист. Если все сотрудники завершили согласование, Bitrix отмечает бизнес-процесс как успешно завершённый. Если не все сотрудники согласовали обходной лист, система ожидает завершения согласования всеми участниками процесса, после чего отмечает его как успешно завершённый.
Итог
В результате внедрения этого решения удалось:
- Сократить время на оформление обходных листов и исключить случаи увольнения с неподписанным или неполностью подписанным обходным листом, предотвращая присвоение имущества компании.
- Освободить сотрудника, покидающего компанию, от необходимости уточнять в бухгалтерии список материальных ценностей, подлежащих сдаче, и посещать отделы, не участвующие в подписании документа.
- Улучшить контроль над процессом подписания обходного листа.