Электронный документооборот (ЭДО) — это современный способ обмена документами, который существенно ускоряет процесс их отправки и получения. Оригиналы таких документов формируют и хранят в электронном виде. Их можно использовать в любых правоотношениях, за исключением случаев, когда закон предписывает составлять документ исключительно на бумаге.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот включает:
- создание электронных документов;
- возможность их отправки, обработки и получения;
- хранение документов в электронном формате;
- проверку документов на соответствие установленным форматам.
Подлинность электронного документа подтверждается электронной подписью (ЭП), после чего он становится равным бумажному документу, подписанному собственноручно (ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Подписанный документ передается по зашифрованным каналам связи, что обеспечивает конфиденциальность и защиту информации.
ЭДО можно организовать:
- Для ведения делопроизводства внутри собственной организации.
- Для передачи данных внешним получателям — поставщикам, покупателям, клиентам.
- Для отправки документов контролирующим госорганам — ФНС, СФР, Росстату и другим.
Схематично работу ЭДО между компаниями можно представить так:
- Отправитель создает оригинал документа в электронном формате, подписывает его своей ЭП и направляет контрагенту.
- Получив документ, контрагент одобряет его, подписывает своей ЭП и пересылает отправителю, либо сообщает причину, по которой документ не может быть одобрен и подписан, направляет свои замечания, рекомендации и т.п.
- К отправителю поступает подписанный документ или замечания контрагента, в ответ на которые он вносит исправления в уже созданный документ или составляет новый и отправляет его контрагенту.
ЭДО можно совмещать с привычным бумажным документооборотом, но не в отношении одного и того же документа. Так, если одна сторона подписывает электронный договор своей ЭП, то и другая сторона должна действовать так же. Другой договор можно составить на бумаге, и тогда обе стороны должны будут подписать его собственноручно.
Кому нужен ЭДО
Организации и ИП могут с помощью ЭДО обмениваться документами с контрагентами, покупателями, госорганами, а также вести свой внутренний документооборот.
Крупным компаниям, у которых количество документов достигает от сотен до нескольких тысяч в месяц, без ЭДО не обойтись — он помогает существенно экономить средства и время на их создание и отправку.
Электронный документооборот подойдет также для малого и среднего бизнеса с небольшим объемом исходящей документации, особенно при наличии у них нескольких подразделений или крупных контрагентов, которые работают исключительно через ЭДО.
Некоторые категории компаний применять ЭДО обязаны, это:
- бюджетные учреждения;
- участники системы госзакупок;
- импортеры товаров;
- участники систем ЕГАИС, «Меркурий», «Честный ЗНАК»;
- участники грузоперевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Преимущества ЭДО
У электронного документооборота есть много неоспоримых преимуществ перед бумажным:
- Ускорение процесса обмена документами. Даже если отправитель и получатель находятся в разных городах или странах, на передачу данных уходят считанные минуты. Что немаловажно — ЭДО может функционировать круглосуточно и позволяет работать с документацией без привязки к офису. Благодаря этому в разы повышается скорость согласования и подписания документов, на которые раньше уходили дни или недели.
- Данные надежно защищены. Документ передается в зашифрованном виде по защищенным каналам связи — кроме отправителя и получателя никто не имеет доступа к передаваемой информации.
- Возможность отслеживания статуса документа. Передав документ, отправитель может получать уведомления о каждой стадии, пройденной документом — о его получении, подписании и т.д. Также возможность онлайн-контроля за работой своих сотрудников с документами получает руководитель.
- Интегрирование используемых компанией учетных систем с ЭДО. Это позволяет просматривать, подписывать и отправлять договоры, счета, другие документы прямо из бухгалтерских, кадровых и т.п. программ учета.
- Быстрый поиск нужного документа. Все документы, созданные, отправленные и полученные за период использования ЭДО, хранятся в электронной базе системы. В отличие от бумажного документа, который придется долго искать в архивных папках, электронный находится за пару секунд.
- Снижение затрат на бумагу, картриджи, обслуживание оргтехники, на содержание архивов и т.п.
Как внедрить ЭДО
Чтобы начать работу с электронным документооборотом:
- Определите, какие документы нужно перевести в электронный формат.
- Выберите наиболее подходящий вам сервис ЭДО. Например, Платформа ЭДО.
- Подключитесь к выбранному оператору ЭДО, предварительно выбрав оптимальный тариф и заключив с ним договор.
- Приобретите квалифицированные электронные подписи (КЭП) для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.
- Настройте и внедрите систему электронного документооборота.