Что такое объяснительная записка? В каких случаях её нужно писать? Как правильно её оформлять? Для чего нужен этот документ?
Кому подаётся объяснительная записка? Какие вопросы могут возникнуть в определённых ситуациях?
Об объяснительной записке
Объяснительная записка (образец) представляет собой документ справочного либо информационного характера. В соответствии с положениями ТК перед вынесением решения о привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности работодателю надлежит взять с него объяснение в письменнОбъяснительная записка — это документ, который помогает объяснить причины какого-либо действия или события. В соответствии с Трудовым кодексом, перед тем как применить к сотруднику дисциплинарное взыскание, работодатель должен запросить у него письменное объяснение.
Объяснительная записка может быть двух видов: пояснительной и оправдательной. Первый вид используется, когда сотрудник безоговорочно признаёт свою вину, а второй — когда нужно объяснить обстоятельства проступка.
Объяснительная может потребоваться в различных ситуациях на рабочем месте. Её можно составить по распоряжению руководителя или по инициативе сотрудника, чтобы предоставить объективную информацию о допущенном нарушении.
В объяснительной записке необходимо указать:
* описание инцидента с указанием всех обстоятельств нарушения;
* причину, по которой был допущен проступок;
* оценку ситуации сотрудником, допустившим нарушение (например, опоздание, прогул, неисполнение должностных обязанностей).
Записка составляется на бумажном носителе на имя лица, которое её запросило. Законодатель не устанавливает обязательной формы для объяснительной записки, но в некоторых компаниях разработаны типовые формы этого документа.
Важно отметить, что сотрудник имеет право отказаться от написания объяснительной записки, предоставив письменный отказ работодателю. Однако это не влечёт за собой правовых последствий для сотрудника.ой форме.
Условно документ может носить пояснительный и оправдательный характер, в каждом конкретном случае используется тот или иной его вид. Объяснительная оправдательного характера оформляется в случае, когда сотрудник безоговорочно согласен с совершением им негативного действия. Записка пояснительного характера составляется тогда, когда необходимо пояснение условий совершенного проступка.
Объяснительная записка может потребоваться при различных обстоятельствах, возникающих на рабочем месте для дальнейшего представления ее вышестоящему должностному лицу. Составляется документ по распоряжению последнего, либо по инициативе сотрудника в целях получения объективной информации о допущенном проступке.
Объяснительная записка содержит в себе указание на:
описание инцидента, в котором содержатся все обстоятельства нарушения;
причину, по которой проступок был допущен и так далее;
оценку ситуации сотрудником, допустившим какое-либо нарушение (опоздание, прогул, неисполнение должностных обязанностей и тому подобное).
Составляется объяснительная записка на бумажном носителе на имя лица, затребовавшего ее. Обязательной ее формы законодателем не предусматривается, но в ряде компаний разработаны типовые формы такого документа.
ВАЖНО
Сотрудник вправе отказаться от написания объяснительной, предоставив при этом отказ работодателю в письменном виде, что не несет за собой для него правовых последствий.
Акт об отказе писать объяснительную записку
Если сотрудник отказывается написать объяснительную записку, работодатель составляет соответствующий акт. В нём нужно указать:
* наименование акта (например, «Акт об отказе писать объяснительную»);
* данные о сотруднике, который отказывается писать объяснительную (его инициалы, должность, название организации);
* данные о людях (не менее двух), которые присутствовали при составлении акта (их ФИО и должности);
* описание ситуации, которая стала основанием для требования объяснений от работника-нарушителя, со ссылкой на статьи Трудового кодекса РФ;
* другие сведения, например, если сотрудник объяснил свой отказ от написания записки, этот факт также нужно отразить в акте;
* дату составления документа;
* подпись лица, составившего акт.
Сотруднику даётся два рабочих дня на написание объяснительной. Если он не напишет её в этот срок, работодатель составит акт об отказе. На основании этого акта к сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного воздействия.
Как написать объяснительную записку
Не все знают, как правильно написать объяснительную записку, если были допущены нарушения трудового распорядка, не выполнены рабочие задания или распоряжения руководства. Хотя для неё нет строгих стандартов, существуют определённые правила, которыми стоит руководствоваться.
Объяснительная записка должна быть написана от первого лица. В ней следует использовать деловой стиль изложения, быть кратким, логичным, достоверным и последовательным.
Документ заверяется личной подписью сотрудника, который допустил проступок, и датой написания. На основании этой информации руководитель должен принять решение о дисциплинарном взыскании или об отказе от него.
Если вам сложно написать объяснительную записку самостоятельно, вы можете найти пример или скачать образец на специализированных сайтах. Это поможет вам сориентироваться и избежать наложения дисциплинарного взыскания.
Объяснение различных ситуаций
- Объяснительная записка об опоздании на работу, образец
Объяснительная записка об опоздании на работу выглядит так:
В правом верхнем углу указываются инициалы того, кому адресована записка. Ниже — данные сотрудника, который её пишет (фамилия, имя и отчество, должность).
По центру пишется слово «Объяснительная записка».
После этого излагается ситуация, которая требует объяснения, и указывается причина опоздания.
В конце ставится дата написания и подпись сотрудника.
Затем объяснительная записка передаётся руководителю или другому уполномоченному лицу, которое должно поставить свою резолюцию и решить, какие меры принять в отношении опоздавшего сотрудника.
Иногда возникает необходимость объяснить, почему сотрудник не смог в полной мере выполнить свои должностные обязанности.
- Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей составляется по такому же принципу. В пункте 4 (как указано выше) необходимо описать обстоятельства, которые стали причиной невыполнения обязанностей. Если эти обстоятельства будут признаны объективными, то есть вероятность избежать наказания или смягчить его. Также будет полезно признать свои ошибки и заверить, что в будущем вы не допустите подобного.
Теперь вы знаете, как правильно составить объяснительную записку.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!