График отпусков в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция
Создание графика отпусков и управление им в 1С 8.3 ЗУП является важным аспектом учета кадров. Это позволяет эффективно планировать отпуска сотрудников компании, обеспечивать непрерывность работы компании, а также контролировать соблюдение законодательства и иметь возможность своевременно предоставлять все необходимые отчеты контролирующим органам. В данной статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию, как сформировать график отпусков в 1С.
Шаг 1. Подготовка к созданию графика отпусков.
Убедитесь, что у вас есть свежая информация о действующих сотрудниках, в том числе их персональные данные и сведения об уже использованных отпусках.
Шаг 2. Настройка видов отпусков.
Существует несколько видов отпусков: ежегодный оплачиваемый, дополнительный оплачиваемый и отпуск без сохранения заработной платы. Вы можете настроить их в соответствии с политикой вашей компании и условиями трудовых договоров сотрудников.
Шаг 3. Создаем график отпусков.
Определим, где в 1С посмотреть график отпусков. Для этого нам нужно перейти в область «Кадры», затем нажать «Графики и переносы отпусков»
Далее выберите «Создать». Далее нажмите «График отпусков».
Шаг 4. Добавление списка сотрудников.
После нажатия на «Подбор» или «Добавить» программа подтянет список сотрудников или вы внесете сотрудника самостоятельно.
Шаг 5. Внесение даты начала отпуска и его продолжительности.
Здесь вы сможете поставить дату начала и общую сумму дней отпуска, который полагается каждому сотруднику. Программа сама вычислит дату окончания и внесет необходимые изменения в кадровый учет.
Если у работника имеется несколько видов отпусков, то следует указать каждый из них обособленно.
Кого нужно включать в график отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Шаг 6. Нажмите кнопку «Заполнить», чтобы учетная система автоматически сформировала отпуска.
Шаг 7. Провести документ. Сохранение документа позволит вам сформировать отчет по сотрудникам и получить доступ к функции «Оформить отпуск». Распечатайте график отпусков, нажав на кнопку «Печать графика отпусков».
Шаг 8. Оформление отпуска.
После того как вы составите график отпусков или перенесете отпуск сотрудника, нужно оформить соответствующий приказ.
Нажмите на раздел «Кадры», далее - «Отпуска», затем - «Оформить отпуск». Здесь вы сможете заполнить все нужные поля и распечатать приказ.
Шаг 9. Отчеты по отпускам.
В программе 1С 8.2 ЗУП график отпусков можно анализировать с помощью отчетов. Есть отчеты, которые помогают анализировать, как сотрудники используют отпуска, находить возможные проблемы и устранять их.
Например, нажав на «Кадры», далее - «Кадровые отчеты», вы сможете выгрузить остатки отпусков по сотрудникам нужной вам компании. Данные в отчете можно собирать, фильтруя по нужным вам критериям: группе сотрудников, отделам и т. д.
Выполняя эти шаги, вы сможете эффективно управлять графиком отпусков в 1С 8.3 ЗУП, обеспечивая соблюдение трудового законодательства и интересов вашей компании.
Порядок составления графика отпусков
Составление графика отпусков – важный этап в процессе управления кадрами, который помогает обеспечить бесперебойную работу организации и соблюдение прав сотрудников.
Процесс и правила предоставления отпусков, которые компания обязана оплачивать своим работникам, регулируется ст. 123 ТК РФ. В статье закреплен срок, в который должен быть подготовлен график на будущий год. Срок предоставления - не позднее чем две недели до наступления года. График является обязательным и для работодателя, и для сотрудников.
Чтобы обе стороны трудовых отношений могли прозрачно и предсказуемо спланировать деятельность, работодатель должен уведомить сотрудника о предстоящем отпуске по графику не менее чем за две недели до его начала.
Таким образом, ст. 123 ТК РФ направлена на обеспечение справедливого и эффективного распределения отпусков среди работников, а также на защиту их прав и интересов.
Рассмотрим основные принципы ведения графика отпусков в компании:
- Период действия графика определен. График отпусков делают на год, и вступает он в силу с 1 января. Это позволяет заранее планировать отпуска сотрудников и обеспечивать равномерное распределение рабочей нагрузки.
- Все сотрудники должны быть учтены. В график отпусков включаются все сотрудники организации, включая тех, кто работает по срочному трудовому договору. Это гарантирует соблюдение прав всех работников на отдых.
- Соблюдение очередности отпусков. Отпуска предоставляются сотрудникам в соответствии с очередностью, установленной в графике. Это позволяет избежать конфликтов и недовольства среди персонала.
- Желание сотрудника должно быть учтено. Несмотря на то что законодательство не требует от работодателя принимать во внимание желания работников при планировании отпусков, такой подход может укрепить лояльность и повысить уровень удовлетворенности сотрудников.
- Соблюдение сроков утверждения графика. Компания должна выполнить все мероприятия, связанные с утверждением графика отпусков до конца года, а точнее за две недели до наступления нового календарного года. Это дает возможность сотрудникам заранее планировать свой отдых. То есть начать планирование можно уже в сентябре.
- Отпуск должен быть разделен по правилам. Отпуск можно разделить, если сотрудник и работодатель согласны на это, однако одна из частей должна быть не менее 14 дней. Это правило помогает соблюсти права работника на отдых.
- Учет особенностей отпусков отдельных категорий сотрудников. Определенные группы работников имеют право на дополнительные отпуска или специфические условия их получения. Этот факт нужно принимать во внимание при планировании графика отпусков.
- Внесение изменений в график. В любой момент в течение года могут сложиться обстоятельства, которые потребуют внести изменения в график отпусков. Важно делать это так, чтобы соблюсти права и учесть интересы сотрудников.
Соблюдение этих правил поможет составить график отпусков в 1С 8.3, который будет соответствовать требованиям законодательства и потребностям организации.
График отпусков новых сотрудников и уволившихся
В случае с новым сотрудником предоставление ему отпуска будет регулироваться его индивидуальным трудовым договором и внутренними правилами компании. Обычно новому сотруднику предоставляется отпуск после определенного периода работы, это не требует внесения изменений в общий график отпусков.
Чтобы добавить нового сотрудника в график отпусков в 1С 8.3, нужно выполнить следующие шаги:
Для начала формируем график отпусков. Войдите в программу 1С: ЗУП и перейдите в раздел «Кадры».
Шаг 1. Нажмите на ссылку «Графики, переносы отпусков».
Шаг 2. Укажите компанию, выберите из списка, если у вас их несколько, и нажмите «Создать».
Шаг 3. Выберите пункт «График», с помощью этого вы создадите новый график отпусков.
Шаг 4. Заполните все поля, выбрав сотрудника. Укажите вид отпуска, а затем дату и срок.
Шаг 5. Нажмите «Записать» и «Провести» для сохранения графика.
Увольнение сотрудника также не влечет за собой автоматического изменения графика отпусков. Однако если сотрудник находился в отпуске с последующим увольнением, то это может потребовать корректировки графика, поскольку дата увольнения такого сотрудника отличается от обычной.
Сотрудник может уволиться прямо во время своего отпуска, законодательство это допускает. В таком случае необходимо будет внести изменения в уже сформированный документ по отпуску.
Перенос даты отпуска
По закону работник и работодатель могут перенести ежегодный отпуск, для этого следует изучить ст. 124 ТК РФ. В ней описаны условия, при которых отпуск должен быть продлен или перенесен работодателем, но с учетом пожеланий работника. К таким случаям относятся:
- Больничный во время отпуска: если сотрудник заболел и был вынужден взять больничный во время нахождения в отпуске.
- Исполнение работником государственных обязанностей во время отпуска.
Работодатель обязан отпуск перенести, согласовав его с работником, если он не предупредил сотрудника не менее чем за две недели, что у того настало время запланированного отпуска; он несвоевременно выплатил отпускные.
Если предоставление отпуска по плану может нанести серьезный ущерб организации и работник согласен его перенести, то работодатель может это сделать. В таком случае отпуск должен быть предоставлен в течение года, после того как окончится рабочий год, по которому делался расчет отпускных дней. В таком случае нужно обязательно оформить отмену и перенос отпуска в графике отпусков в 1С.
Процедура переноса отпуска:
- Работодатель получает письменное заявление от работника.
- Работодатель рассматривает заявление и принимает решение о переносе отпуска.
- Стороны согласовывают новый срок отпуска.
Чтобы перенести отпуск сотруднику в программе через график отпусков в 1С 8.3 пошагово, необходимо выполнить следующие действия.
Шаг 1. Перейти в раздел «Кадры» и нажать «Графики, переносы отпусков».
Шаг 2. Откроется окно, в котором нужно будет заполнить все необходимые поля, которые не заполнились автоматически: текущая дата документа, название компании, вид отпуска, дата его начала. Нажмите на кнопку «Добавить» и укажите новые дату начала отпуска и продолжительность.
Шаг 3. Нажмите поле «В связи с» и поставьте галочку в поле «Перенос по инициативе сотрудника», если вам требуется указать причину.
Шаг 4. Проведите и закройте документ.
Заключение
График отпусков в 1С 8.3: Бухгалтерия автоматизирован и упрощает кадровый учет в компаниях с большим количеством сотрудников. В ней можно вести контроль остатков и своевременности предоставления отпусков, выгружать аналитические отчеты, а также можно загружать таблицы с данными для пакетного заполнения и выгружать уже готовый бланк графика по форме Т-7.