До 99% документов, закрытых в электронном формате, ускорение подписания с нескольких недель до минуты, быстрые выплаты сотрудникам, освободившееся для работы время у логистов, отсутствие проблем с хранением бумажного архива – таких результатов добилась транспортно-логистическая компания Cargis в сотрудничестве с IT-разработчиком сервисов электронного подписания документов Sign.Me. Подробнее – в интервью.
Cargis – это онлайн-сервис для организации безопасной доставки грузов. С 2008 года он является инструментом сотрудничества между отправителем груза и перевозчиком.
Sign.Me – российская IT-компания, разрабатывающая сервисы для электронного подписания документов с 2011 года.
Интервью с координатором проектов компании Cargis Светланой Пелецкой
Как сотрудники компании вели документооборот до внедрения электронных сервисов?
Работа велась на износ. Основная проблема была с документами перевозчиков: наши логисты готовили бумаги, выезжали на стоянки большегрузов и подписывали документы с водителями. Это занимало большое количество времени, сил, ресурсов, не всегда была возможность добраться до назначенного пункта. Представляете, сколько перевозчиков нужно обойти, чтобы подписать несколько бумаг?
У нас было порядка десяти логистов, и каждый работал со своими водителями, которые находились в разных районах города, за городом, в отдаленных населенных пунктах. Встретиться с перевозчиком можно было в том числе на месте разгрузки – например, в порту «Азов», до которого еще нужно доехать. На это уходило огромное количество времени, и важно было успевать выполнять рабочие задачи, искать новых водителей, составлять маршруты и многое другое.
В какой момент вы решили перейти на электронный формат документооборота?
Когда поняли, что масштабы компании растут, логисты с этим не справляются, и нужны дополнительные ресурсы, чтобы собирать документы, формировать отчетность для бухгалтерии. Поэтому решили перевести документооборот в цифровой формат, доверить некоторые рабочие процессы сервисам, чтобы оптимизировать процессы.
На что обращали внимание при выборе поставщика решения?
Главным было удобство пользователей. В Cargis в основном работают перевозчики в статусе ИП – они не оформлены в штат, им не нужно появляться в офисе. Чтобы обмен электронными документами состоялся, водителям должно быть удобно даже в поле подписывать накладные и получать за это расчет. Когда анализировали поставщиков готовых решений в сфере электронной подписи (ЭП), в качестве критериев учитывали легкость внедрения и удобство использования нового сервиса. В этом плане Sign.Me выгодно отличался гибкостью и индивидуальным подходом – в отделе разработки выслушали запрос и помогли с адаптацией под наши нужды.
Какой вид электронной подписи выбрала компания, и почему именно он подошел для ваших задач?
Когда мы только начинали пользоваться электронной подписью в 2019 году, для водителей выпускалась усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Тогда же случилась пандемия, офисы не работали, но грузоперевозки продолжались, и было очень удобно – водитель мог подписать документы в рейсе или дома. Важное преимущество: подпись не хранится на флешке-токене, не нужно иметь специальное программное обеспечение на компьютере, вообще сам компьютер не нужен – документы можно подписать прямо в мобильном приложении. Это очень удобный и понятный процесс, который не вызывает затруднений у перевозчиков, что самое главное, потому что, если бы с ЭП было сложно работать, никто бы на это не согласился. Единственным недостатком была необходимость в очной идентификации – для нее водитель должен лично встречаться с представителем удостоверяющего центра (УЦ). Если перевозчик живет в отдаленном населенном пункте, иногда это сложно организовать.
Сейчас мы пользуемся усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), у которой есть все те же преимущества, а еще ее можно выпустить намного проще и быстрее. Относительно недавно на законодательном уровне для выпуска УНЭП появилась возможность проводить идентификацию личности удаленно с помощью Госуслуг. Sign.Me успешно внедрил такую возможность в один из своих сервисов, и теперь мы подключаем себе данное решение. Для Cargis такой вариант оказался более удобным, потому что представители удостоверяющего центра не всегда могут добраться в отдаленные районы и провести идентификацию пользователей.
Сколько длился процесс интеграции?
Он продолжается до сих пор. «Пиковый» период пришелся на 2019-2020 года, тогда мы ежедневно выпускали электронные подписи нашим водителям, они приезжали в офис, наши сотрудники выезжали на специальные пункты для проведения процедуры идентификации.
Сначала мы пользовались продуктом в мобильном приложении Sign.Me. Затем IT-специалисты разработчика помогли интегрировать сервис для подписания документов в приложение Cargis – теперь водитель даже не видит, что пользуется двумя экосистемами, все происходит в одном интерфейсе. Перевозчик заходит в личный кабинет в приложении Cargis, и когда ему нужно подписать документ, он автоматически попадает в свой личный кабинет Sign.Me, но не замечает этого.
Наши логисты посмотрели, как работает электронная подпись у перевозчиков, и просят оцифровать документооборот уже для них, чтобы сдавать отчетность в бухгалтерию и подписывать другие документы. Пока это находится на этапе планирования. Фирма растет, масштабируется, становится больше перевозок, и в дальнейшем будет больше подключений. С введением системы идентификации личности через Госуслуги планируется охватить больший масштаб перевозчиков для удобства клиентов.
Как изменились процессы внутри компании после перехода с бумажного документооборота на электронный?
Если кратко: в лучшую сторону! Сейчас в среднем мы ведем до 90% документооборота с перевозчиками в электронном формате. Водители привыкли, что их работа оплачивается сразу после ее завершения, в этом огромное преимущество электронной подписи перед рукописной: перевозчик заходит в приложение, подписывает документы, выгружается платеж, деньги поступают на счет. Никаких сложностей и бумаги, подписать документы и получить оплату можно сидя дома на диване или не выходя из кабины авто. В итоге в электронный документооборот удалось перевести все транспортно-экспедиционные документы и некоторые внутренние документы компании.
Еще одно важное преимущество – личный кабинет с архивом документов, которые подписывает пользователь. С личным кабинетом перестали теряться бумаги, потому что в сфере грузоперевозок у водителя должны быть на руках как минимум 3-4 документа, их нужно возить с собой в рейс, а потом возвращать логисту. Сейчас все эти документы можно в любой момент открыть в мобильном приложении. Бывает, что перевозчик звонит в компанию и спрашивает, почему ему не начислили зарплату. Логист заходит в приложение, проверяет и видит неподписанный файл – проблема решена, не нужно поднимать всю документацию в поисках причины.
Насколько в плане скорости изменился процесс подписания документа?
Раньше документы в бумажном виде могли попасть в компанию через две недели после их подписания, в зависимости от того, когда у логиста появится время и возможность выехать в разгрузочный пункт или встретиться с водителем в пути, либо когда перевозчик сам приедет в офис. Получается, что с момента заключения договора с водителем до того, как мы получим закрывающие документы после рейса, проходили недели. В случае с электронным документооборотом скорость сложно определить, но счет точно идет на минуты и секунды. Договор отправляется автоматически, перевозчик получает уведомление в СМС, быстро подписывает нужные файлы. В итоге можно сказать, что скорость подписания документов сократилась с нескольких недель до 1 минуты.
Насколько сложно водители и экспедиторы восприняли отказ от бумажных документов и переход на электронные ресурсы?
Непросто, было и такое, что кто-то совсем отказывался работать в новом для себя формате. Самым сложным был процесс очной идентификации личности, который использовали в начале цифровизации документооборота. Каждому водителю нужно было приехать в УЦ для очной идентификации, его там фотографировали, проверяли паспорт и так далее. Сейчас такой проблемы нет, идентификацию можно проходить онлайн, не выходя из дома.
В 2019 году электронная подпись не была так популярна, как в 2024, поэтому многие воспринимали нововведение негативно – просто не понимали, как работает сервис, возникали вопросы. Приходилось объяснять, что это очень удобно. Позже, когда первые водители опробовали систему, перевозчикам стало понятно, что с электронным документооборотом работать намного проще, чем с бумажным.
Нам, конечно, тоже стало удобнее работать и вести отчетность, ведь бумажные документы нужно хранить, приводить в порядок, чтобы в случае проверки быстро предоставить договоры. С Sign.Me думать об этом не приходится, любой документ можно найти в электронном архиве в личном кабинете. В какой-то момент мы даже добились того, что у нас было 99% закрытых электронных документов.
Какие риски закрыл электронный документооборот? Утеря документов, порча бумаг, подделка подписей?
Все три. Документы терялись часто, например, в кабине большегруза, где бумаг обычно много, а нужный документ можно не заметить, случайно уронить, порвать или пролить на него кофе. Случаев с подделкой подписей у нас не было, но теоретически раньше это было возможно, а теперь с ЭП – нет.
Бухгалтерии также стало удобнее работать – ведь электронные документы автоматически направляются к ним и формируют архив, а миллион бумажных листов нужно перебрать, прочитать и прочее.
Какие советы можете дать компаниям, которые только планируют оцифровку документооборота?
Сделать это как можно скорее! Когда рутинные процессы переходят в руки профессионалов, освобождаются ресурсы для решения ключевых задач бизнеса: масштабирование, поиск новых клиентов, расширение географии. Для нашей сферы, когда оформление документов происходит в офисе, в поле, на стоянке, дома, электронный документооборот стал решением многих проблем.
Важно грамотно подойти к выбору поставщика решения. Для нас главными критериями были скорость, надежность и индивидуальный подход – необходимо было в сжатые сроки оцифровать весь документооборот с перевозчиками, при этом сервис должен быть простым в использовании и меняться под нужды компании.