Работа с китайскими поставщиками — задача со звездочкой. Разница менталитетов, языковой барьер, «кривые» машинные переводы. В таких условиях тяжело объяснить продавцу, какой именно товар и на каких условиях должен прийти. Малейшая ошибка в иероглифе — и вот уже вместо одного заказа едет другой. Или вместо 7 юаней за единицу платите 7 долларов.
Чтобы облегчить жизнь предпринимателям, мы собрали 9 шаблонов основных документов, которые могут понадобиться при работе с китайскими поставщиками. Сохраняйте себе копию и используйте в работе при необходимости.
Зачем нужно подписывать документы
Договоренности, зафиксированные документально, пригодятся в случаях, если что-то пойдет не так. Например, вы заказываете блузки из 100% хлопка, и указываете ткань в спецификации. А пришли блузки, состоящие из 50% синтетики и 50% хлопка. У вас есть подписанная спецификация → сможете доказать, что продавец прислал не то, потребовать замены товара или возврата средств.
Еще одна причина: с документами легче избежать недопониманий. При устном разговоре или переписке можно что-то не учесть или не проговорить те вещи, которые и так кажутся само собой разумеющимися.
Например, вы заказываете электропилы. В комплекте к ним всегда идет пластиковый кейс для хранения и переноски. Для вас это очевидно, а поставщик предоставляет их только по запросу и не включает в базовую стоимость. Комплектация товара, прописанная в документе, поможет избежать таких недопониманий.
Запрос габаритов у китайского поставщика
Наглядная таблица, в которой поставщик заполняет данные о товаре, по которым можно рассчитать стоимость перевозки. Отправьте её поставщику при оформлении заказа.
Что указывается в таблице:
- ссылка на товар,
- фотография,
- количество,
- цена за единицу,
- стоимость доставки по Китаю до склада посредника (в нашем случае до г. Иу),
- комментарии,
- число единиц товара в одной коробке,
- размер короба,
- вес короба,
- срок доставки по Китаю.
Запрос габаритов, образец документа →
Контракт с китайским поставщиком
Договор с продавцом из Китая можно заключить как на разовую поставку, так и при длительном сотрудничестве. Во втором случае контракт подписывается один раз, а условия по каждой поставке прописываются в приложениях.
Договор защитит покупателя в случаях, когда что-то идет не так: поставщик срывает сроки, присылает брак. Что можно указать в контракте:
- систему оценки качества товара,
- сроки поставки,
- требования к упаковке и маркировке,
- гарантии,
- штрафы,
- как и где будут решаться споры и разногласия.
Контракт с китайским поставщиком, образец документа →
Совет. По договору оплата должна проходить на корпоративный счет компании (对公账户) или личный счет ее владельца (法人账户). Иначе договор не будет иметь юридической силы.
NNN: соглашение о неразглашении
NNN — соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. Гарантирует, что фабрика не будет использовать полученные в ходе производства данные в своих целях. Например, не начнет производить разработанный вами товар для других компаний.
Совет! Обязательно заключите NNN, если у вас ODM производство. Ведь на выходе при ODM производстве получается уникальный продукт с оригинальным дизайном, аналогу которому нет на рынке.
NNN: соглашение о неразглашении, образец документа →
Спецификация
Спецификацию можно подписать как приложение к договору, так и отдельно от него. Это отличный вариант для китайских поставщиков, которые не любят заключать договора и подписывать «лишние» документы. В спецификации указывается:
- информация о товаре: название, модель, цена, код ТН ВЭД;
- срок отгрузки;
- условия и срок оплаты;
- комплект документов, идущих с товаром.
Спецификация, образец документа →
Техническая спецификация
Техническая спецификация — документ, в котором указаны технические характеристики и требования к товару. Техническая спецификация понадобится при заказе техники, электроники, стройматериалов.
Техническая спецификация, образец документа →
Информационное письмо-согласие
Информационное письмо подтверждает, что импортер в России может продавать товар под брендом китайского поставщика. В этом случае не придется регистрировать товарный знак, а если поступит жалоба, на руках всегда будет документ, подтверждающий право на реализацию под чужой торговой маркой.
Совет. Подпишите информационное письмо, даже если несколько лет продаете товар под брендом поставщика, и все идет хорошо.
У нас был случай. Клиент два года закупал мази и продавал их на маркетплейсе под брендом производителя. В один день продавцу поступило уведомление о нарушение прав и просьба снять товар с продажи. Оказалось, конкурент выкупил у фабрики исключительные права на бренд и отправил жалобу на нашего клиента. Пришлось оперативно регистрировать торговую марку и перепродавать товар уже под своим брендом.
Образец информационного письма →
Письмо-согласие на регистрацию товарного знака
Письмо-согласие или письмо-поручение — еще один способ безопасно продавать брендированный товар из Китая, не меняя его торговую марку. В документе указывается, что производитель из Китая не против того, что продавец в России зарегистрирует такой же товарный знак. Письмо прикладывается вместе с заявлением и другими документами при подаче заявки на регистрацию товарного знака.
Образец письма-поручения на регистрацию товарного знака →
Упаковочный лист
Упаковочный лист — опись перевозимых товаров: количество, вес, упаковка. Нужен для прохождения таможни. Это один из основных документов от поставщика, без которого невозможна белая доставка.
Упаковочный лист, образцы документов →
Маркировка ЕАС
ЕАС — знак соответствия товара требованиям техническим регламентам Евразийского Экономического Союза (ЕАЭС). В союз входят Россия, Беларусь, Армения, Казахстан и Киргизия. Маркируются товары, которые ввозятся или производятся в этих странах.
Маркировка ЕАС нужна не всегда. Посмотреть список товаров, подлежащих маркировке, можно в Едином перечне продукции, подлежащих декларированию и в Технических регламентах ЕАЭС.
Примеры групп, для которых нужна маркировка:
- техника, работающая от сети;
- мебель;
- кабели;
- одежда, ткани, текстиль;
- косметика;
- парфюмерия;
- детские товары.
Совет. В список периодически добавляют новые категории. Поэтому перед тем, как ввозить товар, проверьте, распространяются ли на него требования по маркировке.
Для проверки качества товара и нанесения маркировки потребуется сертификат или декларация соответствия. В документах или на самой упаковке помимо знака ЕАС указывают производителя и импортера.
Маркировка ЕАС, образец документа →
Резюме
Если работаете с поставщиками самостоятельно, то чаще всего вам пригодятся контракт (договор) и спецификация. Их обязательно сохраните себе. Если оплачиваете поставщику на карту (незащищенная сделка), то подписывайте договор обязательно. Это единственный вариант себя защитить. Запрос на подписание отпугнет мошенников, а сам документ пригодится в суде в случае форс-мажора.
Но если продавец отказывается от договора, то это не всегда означает, что он — мошенник. Возможно, сумма сделки — не та, ради которой китаец готов вникать в договор, подписать его, да еще и отсканировать.