Организовать деловую поездку — задачка со звездочкой. Нужно найти билеты и отель, решить вопрос с поездками и едой и отчитаться за траты. Вот как упростить каждый шаг.
Хорошо, что есть Яндекс Командировки. Это сервис внутри платформы Яндекс Go для бизнеса: здесь можно организовать деловую поездку от и до. Рассказываем по шагам, как это сделать.
Шаг 1. Бронируем билеты и отель
Итак, вы продумали основные параметры командировки: сколько сотрудников едут и куда именно, в какие даты. Теперь нужно позаботиться об отеле и билетах.
Для начала зарегистрируйтесь в Яндекс Командировках, заполнив форму на сайте. Это займет буквально пару минут. Затем введите реквизиты в личном кабинете, добавьте сотрудников и пополните корпоративный счет. Готово! В разделе «Командировки» можно легко и быстро искать отели и авиабилеты.
В сервисе тысячи предложений по транспорту и проживанию — они повторяют каталог Яндекс Путешествий. Вам не придется вручную сравнивать варианты на разных сайтах. Не переживайте, цены такие же, как для физических лиц, без комиссий.
Оплата происходит напрямую с расчетного счета — без головной боли с авансами и компенсациями сотрудникам. Доступна даже постоплата: сначала все бронируете, а платите потом. Это может быть полезно, когда у компании постоянный поток командировок и неудобно оплачивать отели по отдельности. Или если заранее неизвестно, сколько конкретно времени сотрудник пробудет том или ином месте, так что можно забронировать отель с «запасом», а заплатить только за дни проживания.
Еще из весомых преимуществ платформы👇
📌 Фильтры. Например, по количеству пересадок и классу обслуживания, расположению гостиницы и удобствам в номере. Продумывайте удобный прямой маршрут или бронируйте отель рядом с местом конференции.
📌 Лимиты для каждого сотрудника. С их помощью сможете четко следовать тревел-политики компании: например, бронировать номера стоимостью не больше 10 000 рублей за ночь или выбирать отели разной звездности в зависимости от должностей.
Шаг 2. Организуем транспорт
Сотрудник благополучно добрался до места командировки. Здесь ему наверняка понадобится такси или каршеринг, чтобы доехать от аэропорта или вокзала до отеля, а также перемещаться между деловыми встречами, ездить на объекты.
После брони отеля и билетов в личном кабинете Яндекс Go для бизнеса появится поездка на конкретного сотрудника. Внутри можно подключать разные сервисы, в том числе Такси и Драйв. Сотрудники будут сами оплачивать поездки на такси или брать каршеринг строго в рамках лимита. А вы сможете видеть в реальном времени отчеты по их поездкам. Устанавливайте любое ограничение по сумме и при необходимости меняйте его в моменте.
Сотрудник отправляется в командировку на личном или корпоративном авто? Обязательно воспользуйтесь сервисом Заправки — работает на тысячах АЗС по всей стране: можно заправляться не выходя из машины. Вы точно будете знать, где человек заправился, каким топливом и на какую сумму, — все максимально прозрачно.
Шаг 3. Решаем вопрос с питанием
Сотрудник уже на месте, разместился в отеле и готов приступать к работе. Но есть еще одна важная вещь, без которой не обойтись в командировке, — питание.
В платформу Яндекс Go для бизнеса входят сервисы Еда и Лавка. В первом — сотни продуктовых магазинов и рестораны с разными кухнями. Во втором — огромный выбор продуктов: готовых блюд, снеков, напитков. Есть даже непродовольственные мелочи: от салфеток и раствора для линз до ручек и батареек для мыши.
Сотрудник сможет заказывать любимые блюда, продукты и товары. Вам достаточно подключить сервисы перед командировкой и выставить лимиты. Оплата будет проходить по аналогии с отелями, билетами и транспортом — автоматически с корпоративного счета, так что ему не придется тратить свои деньги и потом ждать компенсации.
Бюджет выставляйте любой — это может быть как 2000 рублей, так и 500. По тратам тоже все прозрачно: сможете в моменте отслеживать, как и на что сотрудник тратит эти деньги. Если выделенных средств не хватит, увеличиваейте лимит парой кликов. Либо пусть он при желании доплачивает сам.
Шаг 4. Формируем отчеты о командировке
Командировка позади, сотрудник вернулся в офис с новыми знаниями, впечатлениями и контрактами. Теперь нужно отчитаться перед налоговой и предоставить документы в бухгалтерию.
Если раньше это был целый квест, то с сервисом Яндекс Командировки все проходит гораздо проще и быстрее. По каждой деловой поездке сотрудников вы автоматически получите все закрывающие бумаги: акты, подтверждающие билеты и отель документы и счет-фактуру для возврата 20% НДС, если работаете по системе общего налогообложения. Все документы автоматически формируются в личном кабинете.
Документы приходят на электронную почту в начале месяца, следующего за отчетным. Еще их можно скачать из личного кабинета, а после распечатать и передать бухгалтеру. Или вообще подключить электронный документооборот — тогда отчеты будут уходить в бухгалтерию автоматически.
Теперь вы знаете, что оформить деловую поездку для сотрудников можно за четыре шага в одном месте: быстро, просто и без лишней бумажной волокиты. Переходите по ссылке, чтобы зарегистрироваться в сервисе Яндекс Командировки. Это бесплатно и займет пару минут.