777 подписчиков

Подбор персонала в 1С:ЗУП КОРП и оценка кандидатов

8 минут

5 прочтений

1 июля

Подбор персонала и оценка кандидатов – трудоемкие процессы для HR-служб, требующие взаимодействия сотрудников разных подразделений компании. В статье мы рассмотрим, как можно упростить и оптимизировать работу HR-специалистов с помощью автоматизации в HRM-системе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП".

Схема подбора персонала

Каким образом происходит подбор персонала?

В первую очередь мы, естественно, отталкиваемся от потребности в сотруднике на вакантное место.
Согласуем заявку на поиск кандидата.
Осуществляем поиск, выбираем из кандидатов наиболее подходящего.
После того, как кандидат найден, мы принимаем его на работу, проводим адаптацию и обучение, а новый сотрудник приступает к выполнению своих рабочих обязанностей.

Это многоступенчатый процесс, в нем задействовано много людей:

Начальник отдела
Старший менеджер по персоналу
Менеджер по персоналу
Офис-менеджер
Кадровик
Новый сотрудник

Опционально мы можем подключать к подбору персонала специалистов по адаптации, преподавателей, инструкторов – в зависимости от того, как организован процесс внутри компании, и должности, на которую принимают нового сотрудника.

Важно понимать, что процесс подбора сотрудников в компаниях является непрерывным. В крупную компанию с большим отделом продаж постоянно требуются менеджеры по продажам: кто-то уволился, кто-то ушел в декрет, кого-то повысили и его место освободилось, или же бизнес растет и необходимо увеличение штата, потому что текущий состав не справляется с нагрузкой.

Сотрудники нужны постоянно, что, в свою очередь, требует регулярного анализа потребностей в персонале, необходимых компетенций соискателей и других аспектов, о которых мы поговорим дальше.

Автоматизация подбора и оценки персонала с помощью 1С:ЗУП КОРП позволит ускорить взаимодействие между участниками процесса и снизит вероятность ошибок на всех его этапах.

Первый шаг: определение потребности в персонале

Определить потребность в персонале в 1С:ЗУП КОРП мы можем двумя способами:

Через анализ вакантных мест – его обычно выполняет старший менеджер по персоналу, формируя отчет о вакансиях по штатному расписанию.
Или через заявку на подбор, которая поступает от начальника отдела.

Посмотрим, как это реализовано в системе. Старший менеджер по персоналу заходит в раздел "Кадровые отчеты" и находит отчет "Заполненность штатного расписания". Выбирает необходимое подразделение, в нашем примере – Департамент продаж, и видит, что из пяти запланированных ставок четыре свободны. Следовательно, необходимо нанять сотрудников на эти позиции.

Для того, чтобы начальник отдела мог подать заявку на поиск сотрудника, ему необходимо зайти в 1С:ЗУП КОРП, открыть раздел "Заявки на подбор персонала" и создать новую. Здесь же он может посмотреть уже созданные заявки по вакансиям.

Нажав на кнопку "Создать", открывается форма заявки на подбор персонала, которая может быть как массовой, так и единичной. В данном случае мы выбрали единичную заявку. У этой должности уже заполнен профиль, что позволяет сэкономить много времени на заполнении.

В заявке указываются компетенции и характеристики, необходимые для данной должности, а также причина её открытия, например, увольнение предыдущего сотрудника. Также планируется дата закрытия заявки.

Созданная заявка будет выделена жирным в общем списке, поскольку она ещё не согласована.

Второй шаг: формирование требований к должности

1С:ЗУП КОРП позволяет сформировать и зафиксировать требования к должности в её профиле. Здесь указываются функции, которые должен выполнять сотрудник, необходимые характеристики и навыки. Также указывается вес этих характеристик и навыков, чтобы в дальнейшем можно было сравнить кандидатов между собой. Здесь же отмечается, нужно ли проверять данный навык или, возможно, обучать ему.

Старший менеджер может непосредственно в системе обсудить заявку с руководителем отдела – для этого предусмотрены чат, видео- и аудиозвонки. К обсуждению можно подключить и внешних пользователей. 1С:ЗУП КОРП сохраняет всю историю переписки по вакансии, к ней всегда можно будет вернуться.

Третий шаг: работа с заявкой на подбор персонала в 1С:ЗУП КОРП

Работа старшего менеджера по персоналу с заявкой в 1С:ЗУП КОРП состоит из следующих этапов:

Согласование заявки
Определение сложности вакансии
Назначение ответственного менеджера по персоналу
Добавление/исправление информации для публикации вакансии
Обсуждение с руководителем деталей подбора персонала (приоритет, сроки и т.д.)

Менеджер по персоналу видит в системе всю необходимую информацию: количество вакансий, стадии прохождения кандидатов на каждой вакансии и другие важные детали процесса.

Четвертый шаг: поиск кандидатов

Использование системы может значительно упростить процесс поиска кандидатов благодаря следующим возможностям:

Загрузка/поиск резюме на рекрутинговых сайтах – 1С:ЗУП КОРП позволяет взаимодействовать с такими платформами, как HeadHunter, Avito, Superjob и др.
Регистрация кандидата вручную – полезно, когда кандидат обращается к нам напрямую, например, отправляет резюме по электронной почте.
Парсинг резюме кандидатов.
Поиск кандидатов во внутренней базе резюме – в ней хранятся данные о кандидатах, которые проходили собеседование в прошлом, но не были выбраны, или отказались от предложения.
Чат-бот с кандидатом загружает резюме и отклики.
Перенос данных из E-Staff.

1С:ЗУП КОРП может работать с резюме в форматах TXT, DOC и PDF. Система распознает содержащиеся в файле данные и автоматически заполняет соответствующие поля в карточке кандидата. Исходный файл сохраняется в системе, при необходимости менеджер по персоналу может использовать его для дальнейшей работы.

Пятый шаг: взаимодействие с кандидатами и заказчиками

По статистике, порядка 60% рабочего времени менеджера по персоналу занимают задачи по взаимодействию с кандидатами и заказчиками:

Написать кандидату письмо, позвонить
Назначить время собеседования кандидату
Согласовать это время с руководителем
Забронировать переговорную
Напомнить всем о собеседовании
Обсудить с руководителем итоги собеседования
Сообщить решение кандидату
Пригласить кандидата на оформление

Эти процессы тоже могут быть автоматизированы в 1С:ЗУП КОРП:

Отправлять электронные письма и СМС можно непосредственно из системы – в том числе с использование заготовленных шаблонов и опцией отложенной отправки.
Бронировать свободные помещения, выбирать оптимальное время для проведения собеседований в зависимости от событий в календарях пользователей.
Ставить напоминания о необходимости повторно связаться с кандидатом, о дате и времени встречи и т.п.

Всё это делает работу более эффективной и снижает вероятность ошибок на каждом этапе взаимодействия с кандидатом. Также мы можем интегрировать 1С:ЗУП КОРП с 1С:Документооборот, чтобы получить ещё больше возможностей для организации эффективного взаимодействия между всеми участниками процесса.

Шестой шаг: оценка кандидатов

В 1С:ЗУП КОРП мы можем оценивать каждого кандидата по указанным характеристикам, сопоставляя их с профилем должности. Это включает проверку компетенций, навыков и других качеств, которые были заранее определены как важные для данной должности. Благодаря этому подходу оценка кандидатов становится структурированной и прозрачной, что позволяет минимизировать субъективность и повысить качество подбора персонала.

Одним из вариантов оценки кандидатов, который предлагает 1С:ЗУП КОРП, является электронное интервью, вопросы для которого готовятся заранее. Электронное интервью проводится непосредственно в программе. Для этого нужно перейти в карточку кандидата, выбрать "Собеседование с менеджером по персоналу" и нажать кнопку "Пройти".

В процессе электронного интервью менеджер заполняет форму, где указывает, насколько компетенции кандидата соответствуют требованиям должности. Эти данные автоматически сохраняются в программе, что упрощает дальнейшую работу с результатами интервью.

После проведения интервью в поле "Оценки" мы увидим общую оценку кандидата по анкете. Эта оценка представлена в процентах от всех компетенций, прописанных в профиле должности. Например, в данном случае у кандидата 29 из 100.

Нажав на расшифровку, можно посмотреть, в каких компетенциях кандидат силён, а в каких – нет. Возможно, ему стоит подтянуться в определённых областях самостоятельно, или мы можем помочь ему в этом.

Так как интервьюирование происходит по одинаковой процедуре, мы можем сравнивать компетенции соискателей. Для этого в системе существует специальный отчёт с возможностью анализа мотивации кандидатов.

Седьмой шаг: решение и приём на работу

После того, как решение о приёме на работу принято, менеджер по персоналу одобряет кандидата в системе и создает "Решение о приёме".

После принятия решения о приёме на работу, мы видим перед собой заполненную должность и рабочее место нового сотрудника. Также формируются задачи адаптации по данному сотруднику. Эти задачи могут быть назначены как конкретным лицам, так и определённым ролям. Например, задача регистрации учётной записи может быть назначена роли "Системный администратор", и в данном случае нам не важно, кто именно будет ее настраивать.

После утверждения кандидата и формирования "Приёма на работу" кадровику не нужно созваниваться с представителем отдела или менеджером для уточнения данных о новом сотруднике. Он видит решение в система и одним кликом оформляет кадровый приказ.

Заключение

1С:ЗУП КОРП позволяет реализовать полноценный процесс найма – от формирования потребностей в персонале до приёма на работу конкретного сотрудника с задачами адаптации и обучения: