Согласно правилам НК РФ, минимальный срок хранения первички составляет 5 лет. Отсчитывать его нужно с момента окончания отчетного (налогового) периода, когда документ последний раз использовался для налоговой отчетности или расчета налогов.
Но есть нюансы!
- Амортизируемое имущество: первичные документы, на основании которых формировалась первоначальная стоимость такого имущества, хранятся до полного завершения его амортизации в налоговом учете.
- Перенесенные убытки: документы, подтверждающие убытки, которые вы планируете учесть в будущем для уменьшения налоговой базы, нужно хранить в течение всего срока, пока они влияют на расчет налога на прибыль.
Важно!
- Наличие или отсутствие проверок со стороны налоговых органов не влияет на сроки хранения первички.
- Рекомендации Минфина по данному вопросу можно найти в письмах:
- № 03-03-06/1/87507 от 13.09.2023
- № 03-03-06/2/26403 от 25.03.2024
- № 03-03-06/3/5632 от 28.01.2022
Хотелось бы более подробно остановиться на современных сервисах хранения документации:
- Электронный документооборот (ЭДО): позволяет вести обмен первичными документами с контрагентами в электронном виде, что экономит время и бумагу. При этом электронные документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
- Системы электронного архивирования: позволяют хранить первичную документацию в электронном виде в специальном защищенном хранилище. Это обеспечивает быстрый доступ к документам, их сохранность и конфиденциальность.
- Облачные сервисы: предлагают услуги по хранению первичной документации в облаке. Это удобно тем, что доступ к документам можно получить из любой точки мира, где есть интернет.
Использование современных сервисов упрощают работу бизнесу. Больше не требуется обращаться в архив и переживать не утеряны ли твои документы.
Помимо использования современных сервисов, важно также соблюдать следующие правила хранения первичной документации:
- Систематизировать документы: хранить документы в папках по датам, видам или контрагентам.
- Своевременно уничтожать документы: документы, срок хранения которых истек, необходимо уничтожить в соответствии с установленным порядком.
Соблюдение этих простых правил поможет вам сохранить первичную документацию в целостности и сохранности, а также избежать проблем с налоговыми органами.
А вы храните первичку?