На вопрос отвечает Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией
Вопрос
В нашем учреждении (бюджетном) в связи с предотвращением распространения коронавирусной инфекции часть работников переведена на дистанционную форму работы, поэтому рассылка приказов и распоряжений происходит с официального адреса электронной почты учреждения на служебные адреса сотрудников. Возможно ли ограничится ознакомлением с документами (приказами/распоряжениями) посредством официальной рассылки через служебную электронную почту с обязательным направлением уведомлений о прочтении сообщений от сотрудников? Можно ли составлять только лист рассылки с указанием официальных адресов электронных почт без подписи сотрудников в журнале регистрации или на листе ознакомления?
Ответ
Пандемия серьезно ускорила решение ряда вопросов, связанных с организацией удаленной работы и использования электронных документов в трудовых отношениях. Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» вступил в силу 01.01.2021.
В частности, изменилась статья 312.3 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Теперь в ней установлены особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя. При подписании договоров и дополнительных соглашений к ним требуется использовать усиленную электронную подпись (квалифицированную или неквалифицированную). Во всех остальных случаях организация сама может определить, как она будет взаимодействовать с дистанционными работниками и зафиксировать этот порядок в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Взаимодействие по электронной почте, с моей точки зрения – самый удобный вариант, поскольку она позволяет, пусть и не со 100 %-й надежностью, «обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде». Однако использование для этих целей электронной почты (равно как и иных инструментов, таких, как системы мгновенных сообщений, социальные сети, системы поддержки коллективной работы) требует ответственного управления электронной перепиской как полноценными деловыми документами. Нужно учитывать, что в случае спора суды и/или противные стороны обычно распечатанными копиями писем не ограничиваются и, чтобы убедиться в подлинности переписки, требуют ее осмотра непосредственно в действующей почтовой системе.
Лист рассылки с указанием электронных адресов в таком случае будет внутренним справочным документом, никакой самостоятельной правовой силы не имеющим. В случае спора факт ознакомления придется подтверждать подлинными сообщениями и квитанциями электронной почты (а также свидетельствами, предоставляемыми поставщиками электронных почтовых услуг). Если подтверждения ознакомления – как это чаще всего бывает – не будут подписаны усиленными квалифицированными электронными подписями, в случае спора могут возникнуть осложнения с доказыванием факта ознакомления, особенно если внутренняя нормативная база организации по этому вопросу окажется с «прорехами».