На вопрос отвечает В.Ф. Янковая, доцент РГГУ, к.и.н.
Вопрос
Письмо организации нужно отправить нескольким адресатам. Какое уважительное обращение можно использовать в этом случае? Можно ли выбрать фразу «Уважаемые господа»? Есть ли другие варианты?
Ответ
Этикетные фразы входят в состав реквизита 18 «Текст документа». Использование этикетных фраз (вступительного обращения и заключительной этикетной фразы) в деловых (служебных) письмах предусмотрено п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Среди них:
- вступительные обращения (к ним относятся: словосочетание «Уважаемый/ая господин/жа» + должность (с прописной буквы), словосочетание «Уважаемый/ая господин/жа» + фамилия, слово «Уважаемый/ая» + имя и отчество, слово «Уважаемые» + слово «господа»);
- заключительная этикетная фраза (словосочетание «С уважением»).
Вступительное обращение «Уважаемые господа» используют при обращении к группе лиц в информационных и имиджевых письмах. Например, это обращение используют при рассылке документа группе организаций одного типа (руководителям организаций) или в структурные подразделения (филиалы, отделы) одной организации. В этом случае реквизит 15 «Адресат» должен быть указан обобщенно (Пример 1).
При этом если письмо отправляют не всем организациям или структурным подразделениям, под реквизитом «адресат» в скобках указывают: «(по списку)». Список рассылки письма приведем в Примере 2.
Рассмотрим два случая, при которых вступительное обращение «Уважаемые господа» не используют.
Случай 1. Использовать этикетную фразу «Уважаемые господа» в тексте письма нельзя, если вам нужно направить письмо с одинаковым содержанием нескольким абсолютно разным адресатам (например, письмо-требование). В этом случае вам придется составить отдельное письмо каждому адресату и присвоить каждому письму собственный регистрационный номер.
Случай 2. Не нужно использовать словосочетание «Уважаемые господа» и в письмах, направляемых нескольким адресатам (при этом адресатов не должно быть более четырех), в которых есть:
- основной адресат (его всегда указывают первым);
- адресаты, которым письмо направляется для сведения (это второй, третий и четвертый адресаты).
Если ситуация именно такая (Пример 3), то обращаться мы должны именно к первому, то есть основному адресату, потому что именно от него мы будем ждать решения вопроса и, соответственно, ответа. Также отметим, что слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается[1].
_____________________________
[1] См. п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016.