На вопрос отвечает Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Вопрос
Если общество состоит из филиалов, расположенных в разных регионах, как правильно сформировать сводную номенклатуру дел организации?
Ответ
При централизованном подходе к ведению делопроизводства в организации должна быть только одна сводная номенклатура дел, а каждый филиал должен иметь собственный раздел номенклатуры. Порядок работы над сводной номенклатурой не отличается от ведения номенклатуры дел любого структурного подразделения. То есть филиалы подают информацию о составе своих дел и их количестве в канцелярию организации, а работники канцелярии сводят информацию в единую номенклатуру дел организации, которую затем утверждает генеральный директор.
Подход может быть и децентрализованным. При этом центральный офис дает полномочия филиалам вести свое делопроизводство самим, но под контролем «главной» канцелярии. В таком случае филиалы получают право разрабатывать и утверждать собственные локальные нормативные акты по делопроизводству, в том числе и номенклатуру дел. То есть сводная номенклатура дел будет в каждом филиале. При этом задача «главной» канцелярии – собрать проекты номенклатур и согласовать их, а задача руководителей филиалов – утвердить номенклатуры дел.