Время – деньги. В этой известной фразе и заключается суть, к которой сводится десяток преимуществ автоматизированных систем учёта рабочих часов. Но давайте в деталях и по порядку.
Никто не решается открывать бизнес просто так, от скуки. Цель любого бизнеса – прибыль. Но финансовое благополучие компании зависит не только от, например, продаж. Разумное использование ресурсов в этом разрезе занимает важное место. И под ресурсами понимаются и сотрудники, и их рабочее время.
Автоматизация = экономия
Главное преимущество автоматизированных систем учёта рабочего времени – экономия времени на организацию самого учёта. По данным рекрутингового портала, до сих пор 69% управленцев уверены, что при их личном присутствии подчинённые работают лучше.
Только тратить часы на то, чтобы вручную отследить активность персонала, само по себе противоречит концепции эффективного использования времени. А главная задача руководителей – заниматься стратегическим развитием бизнеса, а не стоять над душой сотрудников. Автоматизированные системы делают всё самостоятельно и выдают точный и непредвзятый результат.
А теперь в деталях на примере нашей системы учёта рабочего времени CrocoTime.
Контроль дисциплины
Чем больше штат, тем больше вероятность упустить из вида кого-то из персонала. По данным опроса рекрутингового портала, 25% сотрудников хотя бы единожды прогуливали работу. Опоздания – для некоторых работников вообще визитная карточка.
Система CrocoTime умеет поддерживать дисциплину. Программа начинает работу вместе с сотрудником, как только тот включит свой ПК. Или за счёт интеграции с системами контроля и управления доступом система ставит отметку, когда работник входит в офис. Факт остаётся фактом: реальное начало и окончание рабочего дня точно отражаются в статистике.
Точный учёт
Быть на работе – не равно работать. Как показывает практика, сотрудники всегда находят повод не работать. Даже лето становится причиной низкой эффективности – в этом признаётся почти половина сотрудников участников опроса. Треть готовы и вовсе прогулять работу из-за жары.
Очевидно, что это может грозить срывами договорённостей и затягиванием сроков исполнения задач/проектов.
CrocoTime мониторит весь рабочий день персонала в деталях. Отмечает активное время работы и простои, фиксирует отвлечения и перерывы. При этом справедливо вписывает в статистику совещания, планёрки, встречи с клиентами и телефонные переговоры.
Таким образом получается точная фотография рабочего дня сотрудника, которая показывает, кто и чем занимался в рабочие часы.
Повышение эффективности
Во-первых, само наличие автоматизированной системы учёта рабочего времени уже заставляет персонал внимательнее относиться к тому, как они расходуют рабочие часы. Тут срабатывает «хоторнский эффект».
Во-вторых, CrocoTime не просто собирает данные в отчёты, а даёт сравнительный анализ, который позволяет легко выделить лучших сотрудников.
Более того, самим специалистам можно открыть доступ к собственной статистике, чтобы те могли посмотреть, как они на самом деле проводят время в офисе: когда действительно работают, когда и на что тратят время впустую. При должной адекватности, сотрудник, глядя на отчёт о своей работе, сделает выводы и подтянется.
Автоматизированная система CrocoTime также помогает и бухгалтерии. Табели формируются автоматически, сокращается количество ручного труда, расчёт заработной платы проходит быстрее.
Развитие бизнеса
CrocoTime создаёт аналитическую отчётность в самых различных разрезах. С помощью статистики легко увидеть загруженность персонала, а значит, можно планировать расширение – например, брать больше проектов, активно привлекать новых клиентов, зная, что ресурсов на исполнение обязательств точно хватит.
Кроме того, автоматический мониторинг персонала помогает оптимизации процессов. Например, система фиксирует, кто и какими ресурсами пользуется для выполнения задач. Если набор инструментов показывает свою эффективность, можно распространять полезные практики на весь штат.
Автоматизированная система учёта рабочего времени CrocoTime – инструмент, который помогает бизнесу держать руку на пульсе и постоянно развиваться, подкреплять управленческие решения фактами из отчётов, находить лучшие идеи для совершенствования бизнес-процессов.