Представьте: мероприятие идет идеально, аудитория вовлечена... И тут ― бац! ― микрофон устроил забастовку, перестал работать кликер у спикера или внезапно отключили электричество.
Даже самый опытный специалист ивент-индустрии не способен усилием мысли остановить дождь, производить электроэнергию и управлять жизнью подрядчиков. Форс-мажоры будут в любом случае, но их можно минимизировать.
В статье рассказали, какие действия помогут сохранить спокойствие во время форс-мажоров, сохранить лояльность аудитории и хорошие отношения с клиентом.
1. Заключайте договор
Если в подготовке к мероприятию задействовано несколько сторон, между ними должны быть договорные отношения. Неважно, выступаете вы как организатор, артист или подрядчик.
Договор помогает распределить зоны ответственности: кто и как отвечает за безопасность, кто готовит площадку, встречает гостей и как ведет себя, если случаются форс-мажоры.
2. Проводите разведку
Неважно, вы организатор, артист или подрядчик на мероприятии, мероприятие всегда воспринимают в целом.
Не будет такого: «Мероприятие было отвратительное, но вот фотограф был классный» или «Спикер, наверное, говорил крутые вещи, но его было совсем не слышно».
Даже если подкачает часть, за которую отвечали не вы, скажется на вашей репутации. Поэтому, если у вас есть возможность почитать отзывы о площадке, кейтеринге, изучить обстановку заранее, сделайте это.
3. Составьте резервный список
Это касается всего: спикеров, оборудования, подрядчиков. И совсем не зависит от того, какую роль на ивенте вы выполняете.
Уточните заранее, будет ли на площадке дежурный технический персонал, который поможет решить экстренную ситуацию.
Если вы организатор, подготовьте резервные списки спикеров, арендуйте генератор или договоритесь с местом, где его можно найти быстро, обсудите с подрядчиками, все ли у них есть, требуется ли какое-то дополнительное оборудование.
Ведущим стоит подстраховать клиентов, если какую-то часть должны были выполнить они. Это может касаться небольших подарков за конкурс, типа черного ящика, или каравая, который ресторан почему-то забыл подготовить. Пусть у вас всегда будет резервный список, как поступить в подобных ситуациях.
4. Тренируйте себя и команду
Мало просто прикинуть в голове план Б. Скорее всего, в экстренной ситуации мысли разбегутся в разные стороны, а пока вы будете их собирать, потеряете драгоценное время и репутацию.
Если вы работаете в команде, проведите установочную встречу перед мероприятием. Распределите обязанности на случай непредвиденных ситуаций. Самое страшное, что может случиться во время форс-мажора, — это паника и суматоха.
Эти рекомендации помогут вам сохранять спокойствие во время непредвиденных ситуаций, потому что вы-то их как раз предвидели и успели среагировать.
Поэтому важно, в каком эмоциональном состоянии вы находитесь. Если вы забываете заботиться о себе, не сможете позаботиться об успехе мероприятия
Как не допустить выгорания на любимой работе, читайте в нашей статье «Как артисту не выгореть: конкретные рекомендации, которые помогли другим».