На вопрос отвечает Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Вопрос
В начале каждого года в организации заводят новый журнал регистрации приказов в новой книге учета, которая состоит из 48 листов. В конце года оказались заполнены 40–42 страницы. Как в этом случае правильно оформить итоговую запись? Нужно ли перечеркивать пустые страницы?
Ответ
Итоговую запись о количестве зарегистрированных документов оформляют для того, чтобы зафиксировать количество учетных записей и пропущенных номеров, чтобы никто не смог внести запись в закрытый журнал «задним числом».
Итоговая запись должна отражать количество учетных записей в журнале, а не количество листов в книге. Именно поэтому под последней записью следует указать общее количество зарегистрированных приказов, включая литерные (или дробные), а также пропущенные номера. Например:
Количество листов в журнале нужно указать при его прошивке. Журнал прошивается ниткой, концы которой закрепляются бумажной наклейкой с надписью:
Незаполненные страницы можно перечеркнуть. Нужно отметить, что прошивать журнал регистрации приказов не обязательно.