Рано или поздно, но всем нам приходилось писать официальное деловое письмо на английском языке. И как мы были удивлены, когда узнавали об огромном количестве правил написания одного письма! Признаемся, мы в Family English тоже немного в шоке. Но на то мы и школа английского языка, чтобы объяснять и рассказывать.
В статье расскажем вам о структуре классического делового письма и о том, что писать в каждой части.
Структура делового письма может выглядеть следующим образом:
- Адрес отправителя
- Дата
- Адрес получателя
- Приветствие
- Основная часть
- Заключение
- Подпись
Разберем каждую часть подробнее.
Адрес отправителя
В британском варианте написания адрес пишется в верхнем правом углу, а в американском - в левом верхнем. Не переводите на английский название вашей улицы, даже если она хорошо звучит. Лучше воспользоваться транслитерацией.
Данные адреса следует писать в следующем порядке:
- Имя человека
- Название организации, куда вы отправляете письмо
- Улица, номер дома и квартиры
- Город
- Почтовый индекс
- Страна
Дата
Также как и у адреса, дату можно писать в двух форматах - британском и американском. Ниже показываем на примере отличия в написании:
Британский вариант: 28 June 2024
Американский вариант: June 28, 2024
Адрес получателя
Он пишется в левом верхнем углу письма. Его можно написать на одной строке с датой или ниже нее.
Приветствие
В этой части письма важно использовать правильное приветствие. В деловых письмах старайтесь сохранять деловую форму общения и избегайте неформальных приветствий. Также выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы получателя или нет.
Вот несколько примеров, которые можно использоваться в части приветствия:
- Dear Mr Harris / Dear Ms Harris - Уважаемый господин Харрис / Уважаемая мисс Харрис
- Dear sir / Dear madam - Уважаемый господин / Уважаемая госпожа
- Dear colleagues - Уважаемые коллеги
- Dear supply manager - Уважаемый менеджер по снабжению
Основная часть
В этой части письма необходимо сообщить причину, по который вы пишите письмо. Сделать этом можно с помощью следующих фраз:
- This letter is to confirm that - Это письмо подтверждает, что…
- I am glad to inform you that - Я рад сообщить вам, что…
- I am contacting you for the following reason - Я обращаюсь к вам по следующей причине…
- I regret to inform you that - С сожалением, сообщаю что…
- I am writing to - Я пишу вам…
Заключение
В завершающей части письма можно выразить надежду на дальнейшее сотрудничество, попросить о скором ответе или о просьбе. Вот как это можно сделать:
- I am looking forward to your reply. - Я с нетерпением жду вашего ответа.
- Please let me know as soon as possible. - Пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
- Thank you for your time. - Спасибо за уделённое время.
- If you have any questions, please do not hesitate to contact me. - Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне.
- Feel free to contact me. - Не стесняйтесь обращаться ко мне.
Подпись
Несколько вариантов, как можно завершить ваше письмо:
- Yours sincerely - Искренне Ваш
- All the best - Всего наилучшего
- Best regards - С наилучшими пожеланиями
А ещё вот вам парочка видео о том, как писать деловые e-mail-письма: