Электронная подпись важна для каждого сотрудника и может изменить подход к работе с документами. В статье рассматриваем преимущества использования электронной подписи, а также некоторые мифы и заблуждения, связанные с ней.
Зачем работникам нужна электронная подпись?
Потому что это просто, удобно, выгодно и надежно. Электронная подпись (ЭП) в компании часто выпускается в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО) – чтобы удаленно обмениваться документами внутри организации, у каждого сотрудника должна быть личная ЭП. Компания может вести документооборот в интерфейсе сервиса, или же внедрить КЭДО в свою корпоративную систему, если она есть. ЭП используется и при работе с клиентами – это дает бизнесу возможность расширить географию, охватывать новые сферы и сократить расходы на логистику и архивное хранение бумажных документов, повышая при этом доверие к своей компании.
Обычно компании работают с усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) – ее можно быстро выпустить для внутреннего и внешнего электронного документооборота компании (ЭДО), при этом она защищена криптографическим шифрованием и гарантирует неизменность документов после подписания. ЭП обеспечивает безопасность и удобство в работе, позволяя коллегам:
- Подписывать договоры и закрывающие документы удаленно, экономя время и ресурсы для других рабочих задач.
- Не переживать за сохранность документов, ведь электронные, в отличие от бумажных, не потеряются и не испортятся.
- Быть уверенными в конфиденциальности информации, так как усиленные виды электронной подписи защищены криптографическим шифрованием.
- Гарантировать защиту документов от односторонних несогласованных правок.
Какие документы и в каких случаях может подписывать сотрудник?
Сотрудник может подписывать:
- трудовой договор;
- ученический договор;
- ознакомление с приказом;
- согласие на перевод;
- заявления;
- сметы;
- акты;
- и многое другое.
Сотрудники используют ЭП в разных сферах: логисты могут удаленно подписывать документы с водителями, инженеры – техническую документацию, рабочие – акты приема-передачи оборудования. Электронная подпись актуальна и для внешнего документооборота: риелторы оформляют договоры оказания услуг с клиентами, а также позволяют клиентам заключать договоры аренды между собой, автосервисы – акты приема-передачи автомобиля на ремонт и техобслуживание, производства и мастерские – заказ-наряды и гарантийные талоны. И все они, когда потребуется, подпишут в электронном формате согласие на обработку персональных данных, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, расчетные листы и другие документы.
Важный момент: если сотрудник использует УНЭП для подписания кадровых документов, то работодатель со своей стороны использует для подписания усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Это наиболее строго регламентированный и дорогостоящий вид подписи, который подходит для передачи документов в госреестры.
Сотрудник будет подписывать и личные документы за счет компании?
Бизнес может выпустить своим сотрудникам лицензии на подписание документов или приобрести определенный тариф, в котором будет обозначено количество документов, доступных для подписания. Компания сама выпускает сотрудникам ЭП, а они могут ей распоряжаться в рамках кадрового документооборота или для подписания документов со своими клиентами и контрагентами. Вид документов, доступных к подписанию, определяет работодатель.
Где можно выпустить электронную подпись для сотрудника?
В сервисах электронного документооборота, например, в компании Sign.Me. Личную электронную подпись сотрудникам можно выпустить в сервисе Сайн.Смарт, где используется усиленная неквалифицированная электронная подпись с криптографической защитой данных. Чтобы начать подписывать документы удаленно, сотруднику нужно пройти идентификацию личности – очно при встрече с представителем удостоверяющего центра, с представителем работодателя, которого УЦ наделил таким правом, или онлайн через ЕСИА. Документооборот ведется в мобильном приложении, сертифицированном ФСБ – удобно, что оставить электронную подпись на документе можно в любой момент, ведь смартфон всегда находится под рукой. Также сервис бесшовно интегрируется в IT-систему компании с помощью API или SDK.
Личная электронная подпись сотрудника позволяет быстро и надежно подписывать внутренние и внешние документы компании в смартфоне, на планшете или компьютере. Сотрудники могут перераспределить свое рабочее время более эффективно, доверив рутинные бизнес-процессы цифровым сервисам.