Вопрос:
Бухгалтерия выплатила сотруднику ошибочно зарплату в двух кратном размере. Пришла налоговая проверка и доначислила налоги страховые и НДФЛ. Сотрудник подтверждает, что эти суммы он получил как беспроцентный займ и готов вернуть организации. Что делать?
Ответ:
Возможность переквалификации суммы излишне выплаченной заработной платы в сумму выданного займа работнику представляется, как операция не соответствующая требованиям законодательству и все равно приводящая к начислению суммы выданного займа НДФЛ.
Статья 410. Прекращение обязательства зачетом, указала, что обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. В случаях, предусмотренных законом, допускается зачет встречного однородного требования, срок которого не наступил. Для зачета достаточно заявления одной стороны.
При этом нужно иметь в виду, что Гражданский кодекс регулирует гражданско-правовые отношения, а выплата заработной платы осуществляется в рамках трудовых отношений, которые регулируются Трудовым кодексом.
Поэтому правомерность погашения задолженности по заработной плате путем предоставления займа может быть не признано однородными требованиями, которые можно зачесть. Обязанность по выплате заработной платы вытекает из норм трудового законодательства, из трудовых отношений сторон (ст. ст. 21, 22, 129 Трудового кодекса и др.). При этом трудовые отношения регламентируются исключительно нормами трудового законодательства, в которое не входят нормы гражданского законодательства, в том числе нормы ГК РФ (ст. 5 ТК РФ).
В любом случае, вам необходимо письменный договор займа, в котором будет прописан в обязательном порядке срок возврата выданного займа сотруднику. Сумму задолженности сотрудника по излишне выплаченной зарплате, вам необходимо отразить в акте о зачете взаимных требований, в котором ваше требование при наличии согласия работника, вернуть излишне выплаченную заработную плату, будет закрыто оформленным договором займа. При, этом обращаем ваше внимание, то что выдача беспроцентного займа работнику приводит к появлению доход в в виде материальной выгоды у него, которая также налогообложению НДФЛ.
В данном случае при получении займа у работника возникает облагаемый НДФЛ доход в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование полученными от организации заемными средствами (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 1 ст. 212 Налогового кодекса РФ).
Налоговая база при этом определяется как превышение суммы процентов за пользование заемными средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из 2/3 действующей ставки рефинансирования, установленной Банком России на дату фактического получения налогоплательщиком дохода, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора (пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ).
Дата фактического получения дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных средств, определяется как последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные средства (пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Налоговая ставка в отношении дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах установлена в размере 35% (п. 2 ст. 224 НК РФ).
Организация в качестве налогового агента обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ с указанного дохода (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 212 НК РФ).
При получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплачиваемого дохода в денежной форме (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ). Поскольку в данном случае налогоплательщик является работником организации, соответствующие суммы НДФЛ могут быть удержаны организацией из его заработной платы.
Если, излишне выплаченная заработная плата, будет переоформлена в займ, то сотрудник обязан будет вернуть его в кассу организации, без возможности его зачета в счет заработной платы. ст. 137 ТК РФ содержит закрытый перечень оснований для удержания денежных средств из заработной платы работника. Такого основания, как удержание из заработной платы по причине зачета требований или на основании заявления работника в счет погашения задолженности по договору займа ст. 137 ТК РФ не содержит. При этом стоит отметить, что сам Роструд в своих Письмах не может дать однозначную позицию относительно возможности (правомерности) удержания из заработной платы работника денежных сумм на основании его заявления по погашению займа (Письма Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1, от 18.07.2012 N ПГ/5089-6-1).