Часто при работе в Эксель возникают ситуации, которые не доставляют особых проблем пользователям и поэтому многие не пытаются найти быстрое их решение, а просто следуют некоему ранее выработанному алгоритму.
Тем не менее, в Эксель есть ряд не особо бросающихся в глаза инструментов, которые позволяют значительно упростить некоторые рутинные операции и вот пять из них.
Перетаскивание столбцов
Нередко возникает необходимость поменять столбцы с данными местами. Для этого достаточно выделить столбец, щелкнув мышью по его заголовку (1, рис. ниже), нажать и удерживать клавишу Shift (2), а затем захватить выделенный диапазон левой кнопкой мыши (3) и перетащить в нужное место.
Аналогично можно менять местами и строки.
Стили
Также как и в вордовских текстовых документах в Excel можно задействовать стили. Я, как и, пожалуй, большинство пользователей, редко их применяю, но если возникает необходимость привести документы к общему виду, то стили могут здорово облегчить работу. При этом важно помнить, что созданные пользовательские стили сохраняются лишь в активной книге.
Если необходимо перенести созданные стили в другую книгу, то нужно ее также открыть, а затем объединить стили, воспользовавшись соответствующим инструментом.
После этого действия стили будут доступны в другой книге и можно будет их применять для форматирования данных.
Формат по образцу
Еще одни прием, касающийся форматирования - это перенос формата ячейки на другие ячейки листа. Обычно для этого задействуется соответствующий инструмент в виде кисти на вкладке Главная.
Как выяснилось из комментариев под одним из моих видео, не все знают, что инструмент Формат по образцу можно задействовать многократно. Я имею в виду следующее. Если нужно скопировать формат какой-то ячейки, то просто ее выделяем, а затем выбираем инструмент щелчком мыши по соответствующей иконке на вкладке Главная. Далее указываем ячейку, в которую формат нужно перенести. Но действие инструмента в этом случае будет одноразовым. Если же форматирование нужно раскопировать на множество ячеек, то нужно дважды щелкнуть мышью по инструменту Формат по образцу и далее последовательно выбирать ячейки, которым необходимо задать форматирование. Когда задача будет выполнена, отключить инструмент можно будет повторным щелчком мыши на кнопке или нажатием клавиши Esc.
Экспресс-анализ
Начиная с 2013-ой версии в Эксель появилась функция Экспресс-анализ, которая позволяет применять к выделенному диапазону значений команды, не тратя время на их поиск на Ленте.
При выделении диапазона ячеек значок Экспресс-анализа появляется в нижнем правом углу выделенной области. При щелчке мыши на нем появится диалоговое окно с подходящими инструментами, которые сгруппированы по тематическим вкладкам и их набор зависит от данных, находящихся в выбранном диапазоне.
Наведя указатель мыши на нужный инструмент, можно будет в предварительном просмотре можно будет оценить итоговый результат.
Таким образом Экспресс-анализ позволяет быстро задать правило условного форматирования, создать диаграмму или спарклайны, подвести итоги, построить на основе выбранных данных сводную таблицу или преобразовать диапазон в умную таблицу. Вызвать это окно можно также с помощью сочетания клавиш Ctrl + Q.
Проверка орфографии
При работе в Word мы привыкли, что слова с грамматическими ошибками или опечатками программа выделяет и мы можем быстро визуально найти и исправить орфографию.
Однако Эксель так не делает и при наборе текста вполне могут закрасться ошибки, которые будут не видны в массиве данных.
Чтобы обезопасить себя от ошибок готовый документ стоит проверить, воспользовавшись соответствующим инструментом со вкладки Рецензирование.
Проверка орфографии работает также, как и в Word - в случае обнаружения ошибки мастер подскажет наиболее подходящие варианты и можно будет его подставить, нажав на кнопку Заменить.
Также запустить проверку орфографии можно с помощью функциональной клавиши F7.
Больше информации по работе в Excel в моих курсах.
Чтобы скачать курс по основам Microsoft Excel нажмите на эту ссылку
Ссылки на мои ресурсы по Excel
★ YouTube-канал по Excel и Word
★ Телеграм