Продолжаем рассматривать, что же может сделать предпринимателю, чтобы уменьшить вероятность провалов при реализации новых идей бизнеса.
Совет 5. Проведите экспертизу бизнес-проекта
Экспертиза, пожалуй, слишком громкий термин, но однозначно сформированный бизнес-проект целесообразно пропустить через призму мнений специалистов.
В сформированном бизнес-плане, формально верном, могут быть допущены ошибки, например, неверно оценили качество идеи, объем спроса, перспективы развития. В конце концов в имеющемся бизнес-плане банально могли что-то не учесть, у составителей могло не быть всей необходимой информации.
Как перечисленные, так и многие другие параметры субъективны и могут по-разному оцениваться разными специалистами. Отрицательный отзыв одного эксперта вовсе не означает безусловную провальность проекта. Но однозначно будет полезно узнать мнение со стороны. В ходе такого обсуждения и даже критики могут обнаружиться те узкие места, которые не заметили создатели проекта.
Пример
Компания «Вездеход» решила открыть в районном городе крупный торговый центр. Сформировали бизнес-проект, провели оценку необходимых средств, сделали необходимые расчеты. У компании достаточно собственных средств для реализации проекта.
Собственник, прежде чем покупать участок земли под строительство центра, решил посоветоваться с опытными специалистами, узнать их мнение.
Идея была признана отличной, вот только собственник компании «Вездеход» узнал, что совсем недавно крупная федеральная торговая сеть тоже решила открыть в их городе торговый центр. Понимая, что конкурировать с федеральной торговой сетью он не сможет, инициатор идеи решил вложить средства в другой проект.
Совет 6. Придерживайтесь утвержденного плана
Составив план, просчитав расходы, многие предприниматели на этом успокаиваются и работают дальше без привязки к положениям плана. Это неправильно. Утвердите план и придерживайтесь его.
Конечно, небольшие отклонения не «убьют» проект, но отклонения имеют свойство накапливаться. В конечном итоге безосновательные отступления от плана приведут к тому, что составленный бизнес-проект окажется нежизнеспособным. Отказ от утвержденного бизнес-плана, если для этого нет внешних или внутренних объективных обстоятельств, — негативный для проекта шаг. Получается, что большая работа по подготовке плана проделана зря, по факту контроля не будет, так как нечего будет контролировать.
А ведь придерживаться плана важно не только для того, чтобы избежать лишних трат, но и для того, чтобы не поддаться предательскому желанию сэкономить. Именно предательскому, так как необоснованная экономия может привести к краху проекта.
Пример 6
Предприниматель решил открыть сеть пекарен. При этом он планировал приобрести новое производительное энергоэффективное оборудование. Проработали возможности приобрести такое оборудование, оговорили сроки, рассчитали стоимость. Полученные данные включили во все экономические расчеты. Выделили деньги на реализацию этих планов, получили все необходимые одобрения для внешнего финансирования.
Однако уже в ходе реализации проекта собственник изменил свою позицию, решил сэкономить и приобрести бывшее в эксплуатации оборудование.
Переубедить его не удалось.
В противовес разработанным планам было приобретено оборудование, бывшее в эксплуатации. Это дало возможность сэкономить значительные суммы, однако, старое оборудование в ходе эксплуатации постоянно выходило из строя. Специалистов для его починки и детали для ремонта найти было трудно, что делало ремонты дороже и увеличивало срок простоя оборудования.
Через некоторое время сам собственник предложил заменить хотя бы часть оборудования на новое.
Совет 7. Сразу настраивайтесь на автоматизацию процессов
Автоматизация производственных и учетных процессов стала обыденностью даже для небольших предприятий. Попытка работать старыми методами в большинстве случаев оборачивается повышенными трудозатратами и расходами, функционированием негибких и неоперативных механизмов управления, слабостью системы управления.
Пример
При открытии розничного магазина одежды руководство организации предприняло все меры, чтобы автоматизировать процессы, снизить количество персонала и уровень расходов на оплату труда. Для этого:
• договорились с поставщиком, что он будет предоставлять документы в электронном виде, в формате, позволяющем загружать данные в учетную базу магазина. Это помогло сэкономить на учетном работнике, так как на то, чтобы внести множество товарных позиций вручную, нужно было бы много времени;
• установили программу, которая позволяет делать автоматизированную массовую отправку смс-сообщений заинтересованным покупателям. Данные этой базы обновляются из компьютеризированной учетной системы, в которую, в свою очередь, данные о новых покупателях вносятся продавцами. Это позволило значительно сэкономить время управляющего магазином;
• при инвентаризациях стали использовать специальный терминал для сбора данных, который позволяет собирать данные о товаре, сразу загружая их в учетную систему. Это значительно ускорило и облегчило проведение инвентаризаций, снизило время простоев магазина по причине проведения учетных работ.
Совет 8. Организуйте учетный процесс с первых операций
Чтобы не запустить учет, налаживать учетный процесс необходимо с первых хозяйственных операций или даже ранее — если нужна подготовка соответствующей методологической базы.
Очень часто есть соблазн сэкономить время и отложить проблемы учета на потом, ведь в первое время и операций вроде как совсем немного. Но пойдя на поводу подобного заблуждения, очень многие запускают ситуацию: не оформляют своевременно документы или не забирают их от поставщика, забирают, но не сдают на обработку бухгалтеру, складируют до лучших времен, а затем благополучно теряют. Неудивительно, что при таком подходе в итоге собственники не знают, сколько потратили средств, какие расходы являются текущими, а какие — капитализируемыми, путаются в расчетах с партнерами и с подотчетниками.
Стоит ли говорить, что при таком подходе очень сложно, а иногда и нереально вывести объективные финансовые результаты по проекту, понять реальную рентабельность и сроки окупаемости, избежать искусственных споров с партнерами?
Ведение учета с первых дней реализации проекта позволит оперативно получать нужную аналитику, понимать, насколько отклонились от плана, без опозданий выявлять допущенные ошибки и своевременно их исправлять.
Совет 9. Разбейте глобальную цель на вспомогательные этапы
Выполнить большую цель с ходу и в короткие сроки практически нереально. Сама постановка задачи подобным образом приведет лишь к ненужной спешке, а в итоге к необоснованным финансовым потерям. Значительно проще выполнять последовательно более мелкие задачи, тем самым добиваясь в целом достижения цели.
Пример
Индивидуальный предприниматель решил заняться пчеловодством. Конечная цель:
✍️ получить функционирующую пчеловодческую ферму;
✍️ получение большой медосбор;
✍️ достигнуть окупаемости расходов за два года функционирования пасеки.
При оценке запланированных итогов в целом возникает много сложностей и вопросов. Совсем иначе видится ситуация, если глобальные цели разложить на более мелкие:
✍️ приобрести подходящий участок;
✍️ приобрести или изготовить улья;
✍️ приобрести семена медоносных растений и высеять на участке;
✍️ договориться о перевозке ульев для повышения объемов медосбора;
✍️ пройти сертификацию меда и продуктов пчеловодства;
✍️ арендовать помещение, в котором может храниться готовая продукция;
✍️ найти рынок сбыта меда.
При такой детализации задач картина становится более ясной и понятной. Уже можно выделить конкретные сроки реализации каждого этапа. Если выделенные этапы все равно окажутся слишком укрупненными, то можно провести еще более мелкую детализацию подзадач.
Совет 10. Назначьте ответственных лиц
Отсутствие в команде ответственного лица может привести к серьезным финансовым потерям компании. Ведь получается, что в этом случае проект реализуется сам по себе, некому скоординировать и направить действия, с некого спросить.
Должно быть конкретное лицо или лица, которые отвечают за выполнение утвержденного плана, за выполнение всех намеченных этапов в установленные сроки и с надлежащим качеством.
Резюме
Избежать всех ошибок в ходе реализации проекта нереально, но можно существенно снизить риски их возникновения, устранить наиболее глобальные и опасные.
Для того чтобы избежать неудач с реализацией проекта, необходимо:
• четко понимать цели, которые необходимо достигнуть;
• иметь развернутый и полный план действий, включая экономические расчеты;
• иметь достаточное количество денежных, трудовых и управленческих ресурсов;
• получить стороннюю оценку проекта;
• придерживаться утвержденного плана;
• максимально автоматизировать процесс;
• вести строгий учет с первых операций;
• разбивать глобальную цель на вспомогательные этапы;
• иметь ответственных лиц по проекту.
Д. В. Крымов, канд. экон. наук
Статья опубликована в журнале "Справочник экономиста" (№ 11 за 2021 г.)