Отправить сотрудника в заграничную командировку сегодня не так просто. Нужно не только выбрать удобные рейсы и забронировать хороший отель, но и разобраться, как все это оплатить рублями и правильно учесть документы.
Мы собрали три способа покупки билетов и отелей, к которым часто прибегают компании разного уровня. Обсудим их плюсы и минусы, а в конце расскажем, как оформить командировку за рубеж еще проще и вовсе без головной боли.
Способ №1. Сотрудник все оплачивает сам через агрегаторы, а работодатель компенсирует расходы
При таком сценарии работнику позволяют самостоятельно выбрать отель и билеты в привычных для него сервисах. Сначала он сам оплачивает их с личной карты, а затем приносит чеки в бухгалтерию и получает возмещение.
Плюсы
➕ Удобно для сотрудника. Он может просто открыть любимый агрегатор и выбрать транспорт и жилье на свой вкус — например, купить билет с вылетом из ближайшего к дому аэропорта и забронировать отель в центре города. Да и оплатить можно с любой карты: хоть с зарплатной, хоть с кредитки.
➕ Высокая скорость оформления. В агрегаторах сотни предложений от гостиниц и авиакомпаний. Не нужно искать варианты по разным сайтам и сравнивать цены — все в одном месте. Удобно, если командировка срочная и забронировать отель и билеты нужно было еще вчера.
Минусы
➖ Нужно сохранять все документы. А это целая кипа бумаг: чеки, электронный билет, посадочный талон, счет на оплату отеля. Если сотрудник что-то потеряет или перепутает, могут возникнуть проблемы с возмещением.
➖ Компания не контролирует расходы. Если не прописать строгие правила, можно неожиданно получить от сотрудника счет за пятизвездочный люкс и перелет бизнес-класса, хотя по статусу ему положен номер попроще и место в экономе.
Способ №2. Работодатель платит отелям и транспортным компаниям напрямую
Ответственный сотрудник, например HR-менеджер или руководитель отдела, может сам выбрать подходящее жилье и транспорт, а затем оплатить их через официальные сайты прямо с корпоративного счета. Командированный работник в таком случае получает готовые билеты и ваучеры на проживание.
Плюсы
➕ Не нужно возмещать расходы сотруднику. Оплату сразу же берет на себя работодатель, так что все чеки и отчетные документы он получит напрямую. А значит, будет проще жить как самому работнику, так и бухгалтерии.
➕ Проще контролировать расходы. Ответственный сотрудник подбирает отель и билеты в рамках определенного бюджета и правил компании. Лишние траты исключены, если только у него нет какой-то личной заинтересованности.
Минусы
➖ Большинство зарубежных компаний не принимают российские карты. По сути, вариант с прямой оплатой подходит лишь для небольшого числа стран — например, Белоруссии и Казахстана. Чаще всего работодателю будет не обойтись без муторных и зачастую просто невыгодных валютных переводов.
Способ №3. Компания обращается к агентству и платит за посредничество
На рынке есть тревел-агентства, которые берут на себя всю рутину. Когда приходит время для новой деловой поездки, достаточно передать им точные даты, нужную локацию и количество сотрудников. Они подберут удобные отели и билеты. А сама оплата происходит через выставление счета компании.
Плюсы
➕ Не нужно ничего бронировать самостоятельно. Менеджер агентства сам мониторит все цены, ищет выгодные предложения, оформляет билеты и бронь. HR-специалисту или руководителю достаточно согласовать итоговый вариант.
➕ Агентство может забронировать отели и билеты почти где угодно. У них есть особые способы оплаты — например, через зарубежные фирмы-партнеры. Даже если прямое бронирование на сайте невозможно, с посредником, скорее всего, получится добраться и поселиться в нужном месте.
Минусы
➖ Нужно платить комиссию агентству. За свою работу они берут фикс или процент от стоимости бронирования. Обычно это 5–10%. Так что итоговая сумма будет выше, чем при самостоятельном бронировании.
➖ Не всегда работают быстро. Заявку менеджер обрабатывает не мгновенно, особенно если нужно уточнить детали или согласовать цену. В итоге подтверждение бронирования можно ждать несколько часов или даже дней. Это неудобно, если командировка назначена уже на завтра.
➖ Выбор отелей и авиакомпаний ограничен партнерами агентства. Посредники заключают договоры лишь с определенными фирмами. Российских в их базе обычно много, а вот зарубежных может быть намного меньше. Иногда придется соглашаться попросту на любые доступные предложения.
Способ №4. Компания оформляет командировку с помощью Яндекс Go для бизнеса
Платформа объединяет множество сервисов экосистемы Яндекса и помогает быстро организовать любые деловые поездки, в том числе за границу. Вот почему бронировать отели и авиабилеты удобнее именно так:
🌍 Большой выбор. В сервисе тысячи билетов и гостиниц по всему миру, ведь это фактически обычный каталог Яндекс Путешествий. Вам не придется вручную сравнивать предложения на разных сайтах. А цены для компаний такие же, как для физлиц — без комиссий.
💳 Оплата с корпоративного счета. Все расходы на поездку списываются через личный кабинет Яндекс Go для бизнеса в рублях. Нужно только пополнить бизнес-кошелек с расчетного счета фирмы. Это удобно и для сотрудников: им не придется тратить личные деньги и потом ждать компенсации.
🔍 Удобные фильтры. В сервисе можно легко отсортировать предложения по цене, количеству пересадок на самолете, местоположению отеля, питанию и другим параметрам. Подобрать оптимальные варианты можно за пару минут.
⏰ Отложенный платеж. Бронируйте отели и билеты сразу, а оплачивайте позже. Услуга выручит, если у компании постоянный поток командировок и неудобно оплачивать проживание и перелеты каждому сотруднику отдельно. Либо если банально нет свободных денег прямо сейчас, но скоро появятся.
💸 Лимиты на траты. Яндекс Go для бизнеса позволяет установить ограничения по расходам для каждого сотрудника. Например, можно настроить стоимость номера за ночь или класс перелета в зависимости от должностей. Так никто точно не сможет потратить ни одного лишнего рубля.
📑 Автоматические отчеты. После каждой поездки платформа формирует пакет закрывающих документов: акты, отчеты, счета-фактуры для вычета НДС в электронном виде. Бухгалтеру остается только принять файлы в работу.
Для заграничных поездок в сервисе актуальны пока лишь отели и авиабилеты. Но на территории РФ можно оплачивать с единого счета Такси, Доставку, Заправки, Драйв, Еду, Лавку и даже Маркет. Например, будет легко заказать такси сотруднику в аэропорт и учесть это как командировочные расходы.
Если вы часто отправляете сотрудников в зарубежные поездки, подключите компанию к сервису Яндекс Go для бизнеса. Так вы сможете легко бронировать отели и билеты за границей, контролировать траты сотрудников и формировать отчеты в пару кликов.