Как получить электронную подпись?

Порядок и тонкости получения электронной подписи

По своей сути электронная подпись ничем не отличается от обычной, выполняя те же функции. На правовом уровне такая подпись ставит знак равенства между электронными и бумажным документооборотом.

Электронная подпись: что она обозначает и для чего нужна?

Подпись является специально сгенерированным файлом с набором цифр, прикрепленным к документу. Данный файл призван отвечать на несколько важных вопросов:

• кем подписан документ;
• когда поставлена подпись;
• имел ли человек право подписывать документ?

Наличие электронной подписи служит гарантией того, что документ был подписан исключительно ее владельцем и не был изменен после фактического подписания. Таким образом, гарантируется подлинность документа.

Для чего используется электронная подпись?

Данный формат подписи непременно пригодится тем, кто планирует применять в своей деятельности электронный документооборот. Такая подпись незаменима для сдачи отчетности и получения различных услуг онлайн, автоматизации документооборота предприятия, заключения контрактов и подписания договоров в электронном формате.

Способы использования электронной подписи предпринимателями, фирмами, организациями и компаниями:

• Работа с электронной документацией, не требующей распечатки в бумажном виде. Они признаны правительством и обладают правовой легитимностью.
• Подача декларативных форм к налоговикам в формате онлайн.
• Оформление заявок на сделки с различными видами собственности и т.д.
• Участие в торгах, подписание тендерных заявок и работа с сопутствующими документами в онлайн виде.
• Подписание банковской документации дистанционно (оформление платежей, получение других услуг банка онлайн).
• Подписание служебной электронной документации внутри предприятия.
• Оформление трудовых отношений с сотрудниками, работающими удаленно.

Каждая из перечисленных операций позволяет существенно упростить работы всем субъектам современного бизнеса. Электронная подпись обеспечивает экономию на покупке бумаги, заправке принтеров, услугах секретарей. Также благодаря электронной подписи можно отказаться от утомительного взаимодействия с различными инстанциями и государственными органами. Большинство услуг можно быстро и легко получить онлайн, будь то банк или другая финансовая организация.

Электронная подпись предоставляет массу возможностей не только для бизнесменов, но и для обычных граждан. Им доступны:

• Получение государственных услуг в режиме онлайн. К примеру, благодаря электронной подписи возможно оформление регистрации или отправка запроса в адрес муниципальных властей через Единый портал Госуслуг.
• Подача онлайн-заявок назачисление в учебное заведение, зачисление в дошкольное учреждение или школу.
• Устройство на трудовую деятельность в удаленном формате с предоставлением сведений о трудовом стаже в электронном формате.
• Обмен документацией с работодателями на удаленном режиме работы.
• Регистрация, получения патента/разрешения (к примеру, на строительство).
• Подача искового заявления, претензии, жалобы в формате онлайн. Такой порядок возможен при использовании специализированных сервисов и программ.

В большинстве случаев сертификат ЭП нужен для передачи документов в адрес государственных служб. К примеру, для подачи заявок, чтобы встать на регистрационный учет по месту жительства, направление исковых заявлений или доверенностей в судебные органы. На практике стало понятно, что цифровая подпись в полной мере заменяет рукописный аналог и может использоваться для любых целей. Приведем несколько примеров использования электронной подписи наравне с обычной:

• Подписание долговых расписок при займе денежных средств у человека из другого города.
• Подача искового заявления, претензии, жалобы.
• Заверение доверенности (включая те, которые требуют нотариуса).
• Заключение договора (сделки купли-продажи, предоставление платных услуг и т.д.).
• Подписание любой документации.

Другие сферы применения электронной подписи

Данный формат подписи применяется в различных целях:

• Получение банковских услуг удаленно. Подпись позволяет воспользоваться всеми преимуществами банковского обслуживания онлайн. Принцип получения таких услуг построен на вводе уникального цифрового кода, отправленного клиенту по СМС. Отправка кода в данном случае приравнивается к подписанию документа.
• Решение любых вопросов с налоговыми органами. ФНС автоматически оформляет электронные подписи для решения большинства налоговых вопросов. Таким образом, граждане могут подписывать документы без личного посещения органа. К примеру, удаленно можно подписать заявление на получение налогового вычета, различных льгот. Также удаленно можно подписать жалобу на действия работников инспекции.
• Защита деловой переписки. Практика показывает, что вскрыть обычный почтовый ящик куда проще, чем успешно подделать электронную подпись.

Принцип устройства и формирования ЭП

С технической точки зрения данная подпись представлена в виде файла с уникальным набором цифр в определенной последовательности. Данный числовой шифр прикреплен к документу. В процессе создания подписи применяются открытые ключи и с ограниченным доступом:

• Закрытый ключ. Доступ к нему имеется строго у автора электронной подписи. Проще говоря, это «перо», которое владелец может хранить любым удобным для него способом: на личном ноутбуке, планшете, внешнем диске, защищенной флешке. Также подпись можно загрузить на диск, сим- или смарт-карту.
• Открытый ключ. Он, в отличие от закрытого, находится в свободном доступе и открыт каждому. Данный файл содержит информацию о владельце электронной подписи и зачастую необходим для проверки ее подлинности.

Как создается электронная подпись?

Процесс ее формирования требует использования специализированной программы криптографической защиты данных. Представим, что вы планируете отправить контракт через систему электрообмена важными документами. Если коротко, процедура будет следующей:

• Для начала нужно подписать контракт через программу. Она выполняет просмотр документа с последующим формированием хэш-суммы (укороченной строчки).
• Далее происходит шифрование хэш-суммы закрытым ключом, в результате чего формируется файл с таким форматом подписи. Данный факт закрепляется к документу, сохраняется и отправляется совместно.
• Получатель договора может открыть документ, его программа криптозащиты создает укороченную строчку, после чего происходит расшифровка подписи открытым ключом. Затем полученные результаты сравниваются и, в случае совпадения хэш-сумм, договор признается подлинным. В обратном случае можно предположить редактуру документа после его фактического подписания. Такой документ не имеет /юридической силы.

Разновидности электронной подписи

Законодательством установлено несколько типов электронной подписи, включая простую, квалифицированную и неквалифицированную. Каждый из видов ЭП обладает уникальными особенностями и преимуществами. Рассмотрим их более подробно:

Простая подпись является наиболее доступной. Она представлена в виде пары логин/пароль, подтверждающей авторизацию пользователя. Также к простым подписям относят одноразовые коды в смс, email и push-уведомлениях. Данный вид подписи большинству знаком по онлайн-шоппингу. К примеру, простая подпись используется каждый раз, когда вы хотите зайти в мобильный банк, используя логин и надежный парол или стандартное подтверждение оплаты с помощью SMS. На этом возможности простой электронной подписи не заканчиваются. С ее помощью можно регистрировать заявки в государственные органы.

И все же главным недостатком такой подписи служит низкий уровень защиты. Она достаточно уязвима, что не позволяет пользоваться ей в работе с коммерческой и государственной тайной. Эксперты также не рекомендуют ее для деятельности с важными денежными и документами о праве собственности. На практике, как показывает многолетний опыт, она не может гарантировать подлинность документа: не исключено, что он проходил редактуру и был подписан третьими лицами. При возникновении спорных ситуаций относительно подлинности подписи нужно обращаться в судебные органы.

Неквалифицированная подпись создается при использовании более современных и защищенных программ шифрования. Подделка такой подписи практически невозможна или крайне проблематична. Наличие такой подписи сигнализирует о том, что документ был кем-то подписан в определенное время и не редактировался с тех пор. Данный вид подписи применяется в электронном документообороте предприятий для обмена письмами, распоряжениями, приказами и различными инструкциями. Неквалифицированной подписью заверяют контракты, договоры, отчетные документы. Для ее использования требуется заключение отдельного соглашения между сторонами, которое подтверждает о их доверии к такой подписи.

Неквалифицированные ЭП могут формироваться внутри предприятия или сервиса при использовании бесплатных программ. Государство не имеет инструментов для контроля за данным видом подписи: выдача и владение ею не защищены средствами государственной власти. В связи с этим судебные органы такие подписи не легитимны.

Электронная подпись с квалификацией — наиболее защищенный инструмент заверения электронных документов. Она проходит особую сертификацию о соответствии требованиям и стандартам ФСБ. Работа с данной подписью ведется также через программы, сертифицированные службой безопасности.

Выдачей таких подписей гражданам, доверенным лицам предприятий и предпринимателям занимаются удостоверяющие центры. Данные организации проходят тщательную проверку и действуют строго при наличии аккредитации. Руководителям предприятий и предпринимателям получить такую подпись можно только в налоговом органе.

Особенности квалифицированной ЭП

Первый этап – подготовка рабочего места и покупка сертификата ЭП. Получение сертификата не занимает много времени: обычно ее выдают за 1 час.

В качестве рабочего места требуется компьютер для подписания электронных документов. Важно, чтобы на нем было предустановлено подходящее программное обеспечение (ОС Windows или Mac OS с доступом в интернет). Работать с подписью можно и на Linux, однако данная ОС требует предварительной настройки. Получить квалифицированную помощь в настройке компьютера можно в удостоверяющих центрах.

Также для работы с квалифицированной ЭП требуется установка криптозащитной программы. К наиболее популярными в России относят Лисси CSP, Криптопро, Сигнал-Ком, Випнет. Помочь с выбором подходящей программы криптозащиты всегда готовы специалисты удостоверяющего центра, налоговых органов и МФЦ.

Покупка подписи для предприятия и ИП

Руководители компаний и предприниматели могут обзавестись квалифицированной ЭП через налоговый орган. Удаленно это сделать невозможно: требуется личное обращение.

Налоговый орган выдает сертификат ЭП совершенно бесплатно. Для его получения необходимо соблюсти следующий порядок действий:

• Подача заявления на получение подписи. Заявления подаются через стандартную форму на портале ФНС, а также через личный кабинет ИП/компании на сайте налоговой.
• Подготовка носителя ЭП. Для безопасного хранения подписи требуется защищенный флеш-накопитель (токен), прошедший сертификацию службы безопасности (или ФСТЭК).
• Подготовка документации. Помимо сертифицированной флешки и сертификата соответствия потребуются СНИЛС и паспорт. Другую информацию о заявителя налоговый орган находит самостоятельно.
• Личное посещение налогового органа для прохождения процедуры идентификации. После идентификации на защищенную флешку записывается сертификат ЭП. Заявителю выдается лицензия на ПО «КриптоПро».

На заметку: Подпись, получаемая в налоговом органе, предоставляется в одном экземпляре. Пользоваться ей могут только директор фирмы, организации или ИП. Сотрудники предприятия должны иметь свои ЭП, получить которые также возможно в спеццентрах, где производят их утверждение.

Получение ЭП доверенными лицами компании и ИП

Доверенные лица организации, предприятия и ИП могут обращаться за подписью только в центры их подтверждения. Найти близлежащий центр можно на портале Минцифры. Для получения подписи потребуются:

• Паспорт.
• Заявка (форма доступна на сайте или в отделении центра удостоверения).
• Страховой номер.
• ИНН.
• Справка из реестра.
• Документ, подтверждающий факт назначения руководителя.

Стоимость сертификата определяется регионом, в котором расположен центр удостоверения. После покупки подпись сразу записывается на защищенную флэшку (токен). Приобрести ее также можно в удостоверяющем центре за 2 - 2,5 тысячи рублей. С данного момента начинается фактическое действие сертификата ЭП.

Для использования сертификата и заверения с его помощью онлайн-документов одной лишь подписи недостаточно. Также потребуется сделать для нее машиночитаемую доверенность. Последняя представлена в виде электронного документа, распознаваемого системой документооборота в электронном виде.

Как купить ЭП обычным гражданам и самозанятым?

Обычным гражданам для покупки также доступны все виды ЭП - от простой до квалифицированной. В большинстве случаев для авторизации на государственных порталах услуг используется простая подпись. Неквалифицированная ЭП актуальна для обмена документацией между гражданами и компаниями. Квалифицированная ЭП позволяет пользоваться любыми услугами, связанными с финансовыми и имущественными операциями. С ее помощью возможно подписание договора купли-продажи, подача данного договора на госрегистрацию и т.д.

Далеко не всегда поблизости имеется центр удостоверения, что делает получение сертификата проблематичным. Самый удобный способ обзавестись подписью - подать заявку в местный МФЦ. Достаточно просто записаться на прием через сайт или по телефону. При себе нужно иметь:

• Паспорт.
• Заявка на выдачу сертификата ЭП (образец доступен в МФЦ).
• Страховой номер.
• ИНН.

Кстати, получить подпись можно совершенно бесплатно, воспользовавшись специальным сервисом «Гос Ключ». Нужно иметь подтвержденный аккаунт на Госуслугах, действующий заграничный паспорт биометрического образца (выданный на 10 лет), а также смартфон со встроенным модулем NFC.

Как ставить ЭП на документах?

Поставить подпись можно через программу, вызываемую через контекстное меню операционной системы. Подпись любого документа ставится одним нажатием правой кнопки мыши. Ознакомиться с пошаговой инструкцией постановки подписи можно портале разработчика СКЗИ.

Как быть в случае кражи ЭП?

Кража сертификата – достаточно распространенное явление, что объясняется развитой киберпреступностью. Если сертификат ЭП был похищен мошенниками, необходимо без промедлений обращаться в центр удостоверения или МФЦ, выдавший сертификат. После обращения сертификат на подпись будет отозван, чтобы злоумышленники не могли им воспользоваться. Также важно проинформировать контрагентов о факте кражи или потери подписи.

Можно ли восстановить украденную или потерянную подпись?

Восстановление сертификата или ключа к нему не представляется возможным. Единственное решение проблемы на сегодня – получение нового сертификата ЭП с повторным прохождением всех процедур.