Что надо учитывать при подписании акта выполненных работ с самозанятым
Оформление и подписание акта выполненных работ считается одним из основных документов при сотрудничестве организаций, ИП и самозанятых. Но в отличие от остальных вариантов, при подписании акта с самозанятым существует несколько нюансов, которые следует учитывать.
Обязателен ли акт выполненных работ при сотрудничестве с самозанятым
Подписанный акт подтверждает, что работа, возложенная на исполнителя, выполнена в полном объеме, соответствующие сроки и согласно заключенному договору. Для подтверждения, стороны подписывают документ, тем самым фиксируя приемку.
Но при сотрудничестве с самозанятым, согласно закону No422-ФЗ от 27 ноября 2018 года, каждый расчет должен быть подтвержден чеком. В соответствии с ранее указанным законом в обязанности самозанятого не входит положение об обязательном оформлении акта.
Если обратиться к Письму ФНС No СД-4-3/2899@, чек считается обязательным, а акт считается дополнительным документом, который необходим для учета расходов. Это может потребоваться при выплате аванса и относится к дате, указанной в акте, а не относится к чеку, согласно которому была проведена предоплата.
В качестве пояснения представим следующую ситуацию. Заказчик перевел авансовый платеж за выполнение работ в феврале и ему в качестве подтверждения был выдан чек на соответствующую сумму. Завершение работ состоялось в апреле и стороны подписали акт выполненных работ. В соответствии с подписанным документом заказчик проводит расходы по дате, которая указана в акте.
Когда может потребоваться акт
В большей степени он может потребоваться заказчику. Наличие документа подтверждает следующее:
- Между сторонами отсутствуют трудовые отношения. В подписанном акте присутствует полная информация о составе работ, сроках исполнения, цене и другие дополнительные сведения;
- На основе документа заказчик вправе провести переоценку активов, если в ходе выполнения работ самозанятым, стоимость изменилась;
- Предоставляет возможность бухгалтерии отнести расходы в требуемую статью затрат. В чеке отсутствует полная информация о работах, а в акте они могут быть обозначены;
- Возможность зафиксировать и выставить претензии и при наличии обоснованных причин, отказаться оплачивать работу. Акт может стать доказательством при урегулировании разногласий в суде.
В отношении самозанятого акт также имеет немалое значение. Подписанный документ означает, что у заказчика отсутствуют претензии и соответственно он обязан оплатить выполненные работы. Если заказчик отказывается оплатить или «кормит обещаниями», то документ может быть использован как доказательство, что обязательства были выполнены. Это может потребоваться при обращении в суд. Но, для предоставления акта в суде, надо понимать, чтобы документ был признан доказательством, он должен быть правильно оформлен.
Какая информация должна присутствовать в акте
Стоит отметить, что в законодательстве не указана точная и обязательная форма документа. По этой причине акт может быть составлен в произвольной форме. Но вместе с этим должны быть обозначены обязательные данные:
- Наименование;
- Порядковый номер документа и дата подписания;
- Название и реквизиты сторон;
- Реквизиты договора, в соответствии с которым стороны договорились о сотрудничестве;
- Перечень выполненных работ и их стоимость;
- Сроки исполнения;
- Информация о претензиях, если они присутствуют. Если претензий нет, то это также указывается;
- Подписи сторон.
Иногда возникают ситуации, когда ни одна из сторон не знают правила оформления акта и не стремятся подробно изучить этот вопрос.
На что обратить внимание при составлении и подписании акта
Если документы представляется исполнителем (самозанятым), то заказчик должен проверить акт на присутствие ошибок. Даже небольшие ошибки или опечатки в реквизитах, перечне или стоимости могут стать основополагающим фактором для отказа принять акт в суде в качестве доказательства.
Если исполнитель испытывает трудности в составлении акта, то заказчик вправе взять на себя обязательства по его составлению. В этом случае, если все оформлено правильно и нет претензий, ему остается только подписать его. Но в этом случае стоит учитывать, что оформление документа заказчиком может стать дополнительной нагрузкой для бухгалтерии, в особенности, если это не единичное сотрудничество, а таких внештатных исполнителей у организации большое количество.
Если ни исполнитель, ни заказчик не занимались оформлением, то можно воспользоваться специальными электронными площадками, где присутствуют различные формы и можно выбрать нужный вариант.