Архив — это место хранения важных документов, как бумажных, так и электронных, которые могут пригодиться в будущем. Документы могут просто лежать в папках на столе, но гораздо удобнее и правильнее организовать их хранение на полках или в шкафу. Еще лучше — создать архив, где все будет структурировано и систематизировано. Это обеспечит быстрый доступ к любому документу и повысит производительность.
Трудно представить себе компанию, которая обходится без такого архива. Поэтому давайте разберем поэтапно, как его организовать и что может с этим помочь.
Почему архив так важен?
В начале пути у молодой компании может быть мало документов. Однако со временем их количество вырастет, и правильная организация с самого начала сэкономит время и деньги в будущем. Не забывайте, что документы могут содержать конфиденциальную информацию и персональные данные, поэтому важно учитывать юридические нюансы при создании архива.
Шаги по созданию архива
- Выберите место для архива: Это может быть отдельное помещение.
- Назначьте ответственного за архив: Этот человек будет следить за порядком и доступом к документам.
- Соблюдайте юридические нормы: Ознакомьтесь с Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и последним приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Типы архивов
Сегодня используются как бумажные, так и электронные архивы. Бумажные документы не требуют компьютерной техники, но они подвержены воздействию окружающей среды. Электронные документы зависят от уровня кибербезопасности в компании и требуют затрат на ИТ-технологии. Поэтому лучше иметь дубликаты в обоих форматах.
Этапы создания архива
- Стратегические этапы:
- Назначение ответственного за архивное дело.
- Разработка номенклатуры дел.
- Определение сроков хранения документов.
- Составление архивных выписок.
- Тактические этапы:
- Составление описи существующих документов.
- Сбор, классификация и регистрация документов.
- Инвентаризация и создание картотек.
- Установление правил доступа к архиву.
- Организация переплета дел.
- Учет приема и выдачи документов.
- Поиск недостающих документов.
- Организация новых карточек и порядка передачи дел в архив.
Требования к помещениям
Архивы должны находиться в отдельных кабинетах без труб водоснабжения и канализации. Обязательно наличие системы пожаротушения, автономной сигнализации и вентиляции. Рядом с архивом не должно быть помещений с мощным оборудованием.
Хранение документов
Документы обычно хранятся в папках на металлических стеллажах и в шкафах. Важно правильно оценить площадь хранения. Например, на стеллаже высотой 2,3 м с 12 полками можно разместить от 350 до 600 папок.
Самая ответственная фаза
Передача дел в архив — важный этап. Материалы оцениваются, подшиваются и нумеруются. Для документов с длительным сроком хранения (>10 лет) создаются тома объемом до 250 страниц.
Для крупных компаний отлично подойдет программа «Скан-Архив». Он позволяет организовать хранение документов и сканов так, чтобы в любой момент найти нужный документ всего за пару кликов. Это сократит время на подготовку к проверкам и аудитам до 15 минут.
Преимущества использования «Скан-Архива» в крупных компаниях
«Скан-Архив» давно зарекомендовал себя как надежный помощник для организаций, занимающихся документооборотом. С помощью всего трех простых шагов вы можете быть уверены, что все документы будут под рукой в любой момент, готовые к использованию.
Этапы работы «Скан-Архива»
- Сканирование. Бумажные документы проходят процедуру оцифровки и преобразуются в электронный формат. Для быстрого сканирования большого объема документов используется потоковый сканер.
- Анализ. Программа распознает штрихкоды на копиях. Во время анализа страница разворачивается так, чтобы текст находился в правильной ориентации. Нераспознанные копии можно проверить и обработать вручную. После распознавания документа, благодаря штрихкоду, он автоматически попадает в базу без необходимости ручного ввода данных.
- Автоматическое прикрепление документов в базе «1С». Все документы легко находятся с помощью фильтров и за 15 минут подготавливаются к проверке.
Кроме того, «Скан-Архив» подскажет, каких документов не хватает в базе и от какого контрагента их необходимо запросить.
Подходит для крупных компаний
Для крупных компаний «Скан-Архив» идеально подходит, так как позволяет быстро и эффективно организовать хранение документов и сканов. Это значительно сокращает время на подготовку к проверкам и аудитам, обеспечивая мгновенный доступ к необходимой информации.