Бухгалтер часто идет по минному полю, подобно саперу, но его ошибки не так фатальны и в большинстве случаев поправимы. Тем не менее, легкомысленное отношение к ним недопустимо.
Почему новички ошибаются?
Нет времени. Вспоминайте поговорку: «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня». Работая в спешке и в последний момент, бухгалтер рискует допустить ошибки из-за недостатка времени на проверку и обдумывание.
Невнимательность. Часто это следствие спешки. Когда нет времени подумать и проверить расчеты, ошибки становятся неизбежными. Лишь бы успеть, а там как получится.
Недостаток знаний и опыта. Это, пожалуй, самый важный фактор. Опыт приходит со временем, а вот знание законодательства необходимо сразу. Не стоит стремиться стать главным бухгалтером мгновенно. Набирать опыт на различных участках, учиться и анализировать чужие ошибки – вот что поможет избежать многих проблем.
Некоторые ситуации, с которыми сталкивались бухгалтеры, и советы, как их избежать или исправить.
Частые ошибки бухгалтеров
Невнимательность и спешка.
Эти ошибки совершают не только новички. Пример из практики: в крупной организации бухгалтерия занимается банковскими операциями. Один сотрудник готовит платежи, другой получает выписки и разносит их. В итоге на счетах остаются незакрытые суммы по налогам. Ошибка была замечена при сверке с налоговой – обнаружились переплаты. Причина оказалась в том, что бухгалтер, работая в последний момент, копировал старые платежки, не проверяя суммы и реквизиты. Это привело к переплатам и риску штрафов.
Совет начинающему бухгалтеру: всегда проверять содержание платежных поручений, особенно реквизиты и суммы. Это поможет избежать ошибок и штрафов.
Неверный выбор корреспонденции счетов.
Пример из практики: бухгалтеру нужно определить правильную проводку по амортизации. В плане счетов указано, что счет 05 корреспондируется со счетами по дебету 04 и 79. Это означает, что проводки будут: Д 05 К 04 и Д 05 К 79. Неправильная проводка приведет к искажению данных учета.
Совет начинающему бухгалтеру: всегда искать подсказки в нормативных документах.
Ошибки при составлении первичных документов.
Ошибки в первичных документах приводят к искажению бухгалтерского учета. Например, неправильное заполнение путевых листов может вызвать доначисление налогов и штрафы. Ошибки делятся на две группы: неверные реквизиты и некорректные данные (маршрут, расход топлива и т.д.).
Совет начинающему бухгалтеру: тщательно проверять составленные первичные документы и информацию, которую в них вносят. Если используются формы первичных документов, утвержденные самой организацией, проверить, все ли обязательные реквизиты отражены в этой форме. По сути, это нужно сделать всего один раз, в тот момент, когда впервые сталкиваются с формой документа или впервые проводят данный документ в бухгалтерском учете.
Поддаваться давлению руководства.
Руководители могут требовать от бухгалтера проведения несуществующих операций для снижения налогов. Это чревато серьезными последствиями при проверке. Пример из практики: бухгалтер по требованию директора составил фальсифицированный документ, чтобы уменьшить налог на прибыль. Это могло привести к штрафам и пеням при проверке налоговой.
Совет начинающему бухгалтеру: отстаивать свою позицию и не соглашаться на незаконные операции. Искать законные способы минимизации налогов. Если не удается, просить приказ на проведение таких документов и ни в коем случае не соглашаться делать их самостоятельно.
Как исправлять ошибки в бухгалтерском учете
Несущественные ошибки.
Если ошибка найдена до закрытия периода, ее можно исправить, заменив неверный документ правильным. Важно, чтобы изменения были внесены в информационную базу. Это особенно актуально для крупных компаний со сложной системой обмена данными.
Если ошибка была допущена в документе, связанном с внешними расчетами, например, в отгрузочной накладной, ситуация осложняется тем, что изменения должны быть внесены и в учет контрагента. Иначе при проверке у налоговых органов возникнут вопросы.
Совет начинающему бухгалтеру: при обнаружении ошибки составить бухгалтерскую справку, сделать расчеты и определить, существенная или несущественная ошибка. Действовать согласно требованиям ПБУ 22/2010. Любое исправление – это хозяйственная операция, которая должна быть документально подтверждена.
Существенные ошибки.
Существенная ошибка – это ошибка, которая может повлиять на экономические решения пользователей бухгалтерской отчетности. Обычно существенность определяется в учетной политике организации и составляет около 5%.
Если существенная ошибка выявлена до сдачи отчетности, ее исправляют декабрем отчетного года или в период обнаружения. Если отчетность уже сдана, необходимо переподписать отчетность и повторно предоставить ее заинтересованным пользователям.
Если ошибка выявлена после сдачи отчетности, исправления делаются с учетом требований ПБУ 22/2010: либо записями на дату выявления ошибки, либо записями на 1 января текущего года.
Совет начинающему бухгалтеру: при исправлении ошибок делать бухгалтерскую справку, проверять расчеты и действовать согласно требованиям ПБУ 22/2010. Вся хозяйственная операция должна быть документально подтверждена.
Ответственность за ошибки
Бухгалтер несет административную ответственность за грубые ошибки в учете. Например, за занижение сумм налогов, искажение данных бухгалтерской отчетности, ведение счетов учета вне регистров бухучета и т.д. Штрафы за первое нарушение составляют от 5 000 до 10 000 рублей, за повторное – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет.
Совет начинающему бухгалтеру: чтобы избежать ответственности, регистрировать дату поступления опоздавших документов и брать с сотрудника объяснительную о причине несвоевременной сдачи документа.
Эти советы помогут начинающим бухгалтерам избежать распространенных ошибок и работать уверенно и без штрафов. Внимательное и ответственное отношение к работе – залог успеха. Если вы понимайте, что часто совершайте шибки, то стоит обновить знания на курсах. Для этого вы можете сами найти подходящее обучение или же поговорить с руководством о повышении своих навыках в бухучете или в использовании программ.