В обществе закупщиков часто возникают дискуссии о правильном использовании этих терминов и рисках, связанных с их неправильным применением. Эти риски варьируются от простого проявления некомпетентности до реальной юридической ответственности за неправильное определение своих намерений.
RFI — это запрос информации. Этот запрос должен чётко указывать, что контракт не будет заключён сразу.
RFI обычно следует перед RFP или RFQ, которые, как ожидается, приведут к заключению контракта.
Подробнее о терминах RFx в нашей статье на istock.link
Репутационные риски RFI/RFQ/RFP
Плохо проведённый RFx в первую очередь представляет репутационный риск. Если RFP или RFQ не приводят к заключению контракта, вы можете потерять доверие на рынке.
Подготовка ответа на RFI/RFQ/RFP требует значительных усилий со стороны респондента. Даже простой RFI означает, что респондент должен потратить время и силы на подготовку ответа.
Держите всех респондентов в курсе, относитесь ко всем одинаково и прозрачно. Уважайте своих респондентов, иначе вскоре никто не захочет отвечать вам.
Правовые риски RFI/RFQ/RFP
Правовые риски RFI/RFQ/RFP могут варьироваться в зависимости от того проходит закупка по 223-ФЗ и 44-ФЗ или это коммерческая закупка. В тоже время даже в рамках коммерческой закупки могут возникнуть проблемы с поставщиками из-за некорректного проведения процедуры.
Как обычно, юридическая ситуация в конечном итоге зависит от конкретной ситуации. Лучше всего быть в курсе, что проведение RFx может иметь юридические последствия, следить за правилами, касающимися вашего конкретного бизнеса, и уделять внимание деталям при составлении документов RFx.
Если ставки высоки, проигравший поставщик может рассмотреть возможность судебных разбирательств против инициатора. Чаще всего они могут оспорить присуждение контракта, если инициатор не следовал процессу или условиям своего собственного RFQ/RFP.
Как избежать общих рисков RFQ и RFP
Готовьтесь, готовьтесь и еще раз готовьтесь. Вы должны потратить как минимум 50% времени на подготовку. Конечно, все спешат и стремятся как можно быстрее разобраться с бизнес- и техническими требованиями. Но принципы и процессы закупок не менее важны для обеспечения открытой, честной и прозрачной конкуренции, получения наилучших результатов и избегания последующих судебных переговоров.
Убедитесь, что процесс и документы хорошо структурированы, детализированы и организованы. Таким образом, процесс закупок будет понятным и справедливым для всех респондентов. Это ваша возможность установить условия и положения всего процесса, а также основные условия и положения будущего контракта.
Установить чёткие правила и процессы для RFP сложнее, потому что респонденты должны иметь возможность предлагать наилучшие решения.
Продумайте и чётко укажите, какие части RFP или RFQ будут обязательными. Если это не указано в запросе, респондент также может заявить, что он не согласен на включение своего ответа в контракт в полном объёме.
Использование неправильного термина или формы запроса может повлечь за собой ответственность, поэтому следует внимательно относиться к своим словам и способу проведения RFx.