Бывает ли у вас такое, что весь бизнес-процесс останавливается из-за одного не согласованного документа, который пропал в виртуальном море электронных писем и облачных хранилищ?
Для нашего клиента это стало обыденной реальностью, которая требовала срочного решения.
К нам обратилась международная консалтинговая компания с офисами в России, Европе и Азии с запросом на ускорение процесса согласования и обеспечения безопасности хранения документов в корпоративном портале Битрикс24
Их проблема была ясна: процесс согласования документов был просто хаосом!
При заключении сделок и оказании услуг им приходилось создавать кучу документов: договоры, счета, служебные записки, и так далее.
Только вот загвоздка: каждый из них должен был пройти через несколько этапов согласования и утверждения. Но вместо того, чтобы следовать простому пути, они частенько пропадали, путешествуя между отделами, мессенджерами и почтой.
Часто создатель документа не мог отследить, где сейчас он находится, ответственные за согласование забывали вовремя его обработать, много времени уходило на поиск ранее согласованных документов.
Мы предложили решение, которое позволило полностью преобразовать процесс согласования документов, сделав его быстрым, прозрачным и эффективным.
Задачи внедрения:
- Настройка цифрового рабочего места для согласования, хранения и поиска документов в корпоративном портале Битрикс24.
- Визуальное представление движения документов и отображения их статусов для улучшения контроля.
- Настройка автоматического контроля своевременного выполнения сотрудниками заданий на согласование, утверждение, выполнение поручений.
- Блокировка изменений документа в ходе подписания для обеспечения безопасности.
- Организация электронного обмена документами между сотрудниками.
Процесс внедрения и особенности проекта:
Этапы внедрения:
- Создали базовую версию продукта, которую начали использовать сотрудники компании.
- Вносили изменения в следующей версии, после обсуждения с сотрудниками компании-заказчика и их предложений и требований к продукту.
Оптимизация процесса согласования:
- Настроили процесс согласования и утверждения документов между отделами, что существенно упростило взаимодействие.
- Теперь сотрудники могут оформлять документы на согласование и обсуждать их через чат, привязанный к документу.
- Директор и собственник компании могут легко отслеживать процесс согласования и просматривать историю изменений.
Когда стандартных возможностей Битрикс24 не хватает:
- Во время работы выявились дополнительные требования, которые не реализовывались стандартным функционалом. В случае делегирования задачи, необходимо было добавить нового исполнителя, что не предусмотрено стандартно.
- Для решения этой задачи мы провели доработку корпоративного портала Битрикс24
- Потребовалось запретить изменение документа во время согласования, но оставить возможность добавления комментариев.
Обучение и поддержка сотрудников компании-заказчика:
- Разработали инструкцию по работе с документами для сотрудников и провели обучение
- После завершения внедрения мы осуществляли онлайн-поддержку и помогали решать возникающие вопросы
Проблемы, с которыми мы столкнулись:
Персонал компании-заказчика был новичком в использовании Битрикс24. Наши специалисты провели обучение и подробно объяснили, как пользоваться платформой. Для быстрой адаптации сотрудников разработали инструкцию по функционалу. Помимо инструкции и обучения, на этапе опытной эксплуатации наши сотрудники были на связи с компанией-заказчиком и сопровождали документооборот.
Функционал, используемый для автоматизации согласования и утверждения документов:
- Цифровое рабочее место реализовано в виде смарт-процесса, где роль документа выполняет карточка смарт-процесса.
- Для отображения движения документов использована канбан-доска смарт-процесса, а статусы документа соответствуют стадиям канбан-доски.
- Автоматическое перемещение карточки после выполнения определенных действий сотрудника реализовано через функционал триггеров.
- Автоматическая постановка заданий с описанием требуемых действий реализована функционалом роботов.
- Для напоминания сотрудникам об истечении сроков заданий настроены автоматические уведомления.
Достигнутые результаты:
- Создано единое цифровое рабочее место для работы с документами и их согласования.
- Теперь можно видеть статус документа в реальном времени, и его инициатор может быстро влиять на его движение
- Сотрудники получают уведомления с напоминаниями о заданиях, и контроль за выполнением заданий происходит автоматически.
- Обеспечена безопасность при хранении документов и защита от изменений.
- Поиск документов теперь занимает не более 1 минуты.
- Среднее время согласования документа сократилось с недели до 1 дня.
Развитие проекта:
После первого этапа внедрения проект получил дальнейшее развитие. В настоящий момент рассматривается доработка цифрового рабочего места до полноценной системы электронного документооборота с использованием электронных подписей и созданием кнопок для запуска сценариев утверждения документов, относящихся к разным процессам компании.
Согласование документов занимает слишком много времени?
Оставьте заявку на сайте IT-компании “Цитрус”, и наши специалисты по внедрению Битрикс24 свяжутся с вами, чтобы обсудить все детали и начать работу. https://citrus-soft.ru/direction/bitrix24/
Сделаем Ваш бизнес успешнее вместе!